Conceptos básicos de facturas: Cuentas a pagar

1. El Balance de identificador de proveedor es el importe total que debes a este proveedor por todas las facturas pendientes.
2. La barra de resumen de facturas muestra información clave sobre la factura, incluido el total de esta factura.
3. El Número de factura es el número de identificación de la factura del proveedor. Introduce siempre un número de factura para que puedas localizarla fácilmente más tarde y evitar la entrada de facturas duplicadas.
4. Puedes añadir la factura del proveedor y otros documentos digitales de respaldo a un archivo adjunto y asociarlo a la factura.
5. Intacct determina automáticamente el valor Fecha de vencimiento Sobre la base de la Fecha de facturación y el Término. Esto da visibilidad al momento de pago.
6. Cada fila de la clase Entradas muestra la cuenta, el importe y las dimensiones etiquetadas para cada elemento. Para expandir una fila, selecciónala y selecciona Mostrar detalles.

Véase la Descripciones de los campos de facturas para obtener información detallada sobre cada campo de la página Facturas.

Si vas a añadir una factura para un nuevo proveedor, puedes añadir la ficha del proveedor directamente desde el archivo Factura página. Sigue el proceso de negocio de tu empresa para añadir proveedores.

Más información sobre Adición de proveedores.

En Intacct, un archivo archivo adjunto es un grupo de uno o más archivos digitales asociados a una transacción o registro, como una factura o un proveedor.

Cada factura se puede asociar a un archivo adjunto. Puedes añadir varias facturas de proveedor u otros archivos de documentos de respaldo al archivo adjunto de una factura. También puedes compartir un archivo adjunto con más de una factura. Si lo haces, cualquier cambio que realices en el archivo adjunto se reflejará en todas las facturas asociadas.

Los archivos adjuntos se almacenan en carpetas organizadas en una estructura jerárquica. Esto significa que las carpetas se pueden almacenar en otras carpetas, llamadas subcarpetas, que a su vez se pueden almacenar en subcarpetas, y así sucesivamente. Consulta con tu administrador de Intacct para obtener información sobre cómo están organizadas las carpetas de archivos adjuntos de tu sociedad relacionadas con las facturas.

Para añadir una factura de proveedor a un archivo adjunto:

1. Si es necesario, digitaliza la factura del proveedor. Por ejemplo, escanea una factura de proveedor impresa para crear un archivo PDF electrónico.

2. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

3. Busca la factura que quieres editar.

4. Escoger Editar al final de la fila.

5. En Factura página, seleccione la flecha desplegable en el icono Archivo adjunto campo y, a continuación, seleccione Agregar.

   El Seleccionar los archivos que se van a adjuntar ventana aparece.

   

6. Introduzca un único IDENTIFICACIÓN para el archivo adjunto.

   Si tu sociedad ha configurado la numeración automática de archivos adjuntos, el identificador del archivo adjunto se rellena automáticamente.

7. Introduzca un Nombre para identificar el archivo adjunto.

   Si dejas este campo en blanco, Intacct añade automáticamente un nombre para el archivo adjunto en función del primer archivo que cargues. Puede cambiar este nombre según sea necesario.

8. Seleccione la opción Carpeta para almacenar el archivo adjunto.
9. Si lo deseas, introduce un Descripción del archivo adjunto.
10. Realice una de las siguientes acciones:
    • Arrastre y suelte uno o más archivos desde su escritorio o explorador de archivos en el Adjuntar archivos sección.
    • Escoger Hojeary, a continuación, selecciona uno o más archivos para cargar.
11. Cuando haya terminado de agregar archivos, seleccione Salvar.

1. Si es necesario, digitaliza la factura del proveedor. Por ejemplo, escanea una factura de proveedor impresa para crear un archivo PDF electrónico.

2. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

3. Escoger Editar junto a la factura deseada.
4. En Factura página, seleccione la flecha desplegable en el icono Archivo adjunto campo y, a continuación, seleccione Agregar.

   El Seleccionar los archivos que se van a adjuntar ventana aparece.

   

5. Introduzca un único IDENTIFICACIÓN para el archivo adjunto.

   Si tu sociedad ha configurado la numeración automática de archivos adjuntos, el identificador del archivo adjunto se rellena automáticamente.

6. Introduzca un Nombre para identificar el archivo adjunto.

   Si dejas este campo en blanco, Intacct añade automáticamente un nombre para el archivo adjunto en función del primer archivo que cargues. Puede cambiar este nombre según sea necesario.

7. Seleccione la opción Carpeta para almacenar el archivo adjunto.
8. Si lo deseas, introduce un Descripción del archivo adjunto.
9. Realice una de las siguientes acciones:
   • Arrastre y suelte uno o más archivos desde su escritorio o explorador de archivos en el Adjuntar archivos sección.
   • Escoger Hojeary, a continuación, selecciona uno o más archivos para cargar.
10. Cuando haya terminado de agregar archivos, seleccione Salvar.

Más información sobre Accesorios.

Ahorra tiempo al introducir una nueva factura copiando los detalles de una factura existente para el mismo proveedor.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

2. Busque la factura presentada que desea copiar.
3. Selecciona el número de factura para ver los detalles de la factura.

4. Escoger Duplicado.

   Se abre una copia de la factura en el modo de edición.

5. Edita los detalles de la factura según sea necesario.

   En la mayoría de los escenarios, querrá al menos introducir un archivo único factura número.

6. Escoger Corriente de aire, Enviaro Exponer para guardar la transacción.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

2. Escoger Editar o Vista junto a la factura que desea copiar.
3. Escoger Duplicado.

   Se abre una copia de la factura en el modo de edición.

4. Edita los detalles de la factura según sea necesario.

   En la mayoría de los escenarios, querrá al menos introducir un archivo único factura número.

5. Escoger Corriente de aire, Enviaro Exponer para guardar la transacción.

Puedes cargar muchas facturas a la vez en Intacct a través de una plantilla de importación de CSV. Puede utilizar cualquier software que pueda guardar los datos como CSV. El software más utilizado es Microsoft Excel.

Los pasos básicos para importar facturas son los siguientes:

1. Descarga la plantilla de importación de Intacct.
2. Con tu programa de software de hoja de cálculo (por ejemplo, en Excel), añade los datos de la factura a la plantilla en el formato correcto y guarda la plantilla como un archivo CSV.
3. Importa la plantilla a Intacct.

Recursos adicionales

• Para obtener información sobre la plantilla de importación de facturas, consulte Importar facturas.
• Para ver una demostración de la importación de datos y la solución de problemas de errores, consulte la Vídeo de importación de asientos de diario.
• Si tu sociedad está suscrita a la función Membresía de aprendizaje, consulte la Adición de datos mediante importaciones bajo demanda curso de formación.

Si pagas la misma factura de forma regular, como una factura de alquiler mensual, puedes ahorrar tiempo haciendo que Intacct cree la factura automáticamente por ti.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Facturas recurrentes.

2. Introduce el encabezado de la factura y la información de la partida. Como mínimo, complete los campos obligatorios (indicados con un asterisco rojo). Además, los siguientes campos pueden ayudarte a identificar la factura recurrente:
   • Número de secuencia de factura.

     Si Cuentas a pagar está configurado para requerir números de factura, debes introducir un número de secuencia de factura. Cada recurrencia de la factura recibe automáticamente un número incrementado del tipo de secuencia definido. Este número se imprime en el talón de remesa, no en el cheque en sí.

   • Número de referencia.

     Se trata de un número, como una orden de compra o un número de cuenta, que se utiliza en búsquedas o informes sobre esta factura. Este número se muestra en el informe Detalles del Libro Mayor y se imprime en los talones de cheques y proveedores.

   Ver Descripciones de campos: Página de facturación recurrente para obtener información sobre cada campo.

3. Seleccione la opción Horario e introduce la siguiente información:
   • Fecha de inicio. Esta es la fecha en la que debería comenzar la factura recurrente. En el caso de los intervalos de semanas, meses o años, la fecha de inicio determina tanto el inicio de la programación recurrente como el momento en que se repite la programación.

     Por ejemplo, si la fecha de inicio es el día 15 de un mes y Repite = Meses, la programación se repetirá el día 15 de cada mes natural. Si la programación recurrente está configurada para repetirse cada semana, la programación se repetirá cada 7 días, a partir del día 15 del mes.

   • Repite, Cada: La frecuencia con la que se debe crear la factura recurrente.
   • Termina: Cuándo detener la programación.

   

4. Escoger Salvar. Intacct crea la primera factura y establece la factura Fecha a la programación recurrente Fecha de inicio.

Pasos siguientes

• Práctica recomendada: Cuando recibas la factura de proveedor para cada aparición de factura, edita la factura aplicable para establecer el valor Número de factura al número de factura del proveedor.
• Supervise el Informe de estado de la transacción recurrente para verificar el estado de la generación de facturas recurrentes. Si no se ha podido generar una factura, puedes encontrar información sobre los errores en este informe para ayudarte a resolver cualquier problema.
• Utilice la función Informe recurrente de Cuentas a pagar para realizar un seguimiento de la información de las facturas recurrentes, incluidos los detalles de los pagos recurrentes.

Más información sobre Crear una factura recurrente.

• Véase la Conceptos básicos de pago de facturas Comience a pagar facturas.
• Echa un vistazo a la Utilizar Cuentas a pagar para enlaces a muchos temas populares.
• Buscar en el Centro de ayuda para encontrar información sobre temas particulares.