Conceptos básicos de las facturas: Cuentas a pagar

1. El Balance del identificador de proveedor es el importe total que debes a este proveedor por todas las facturas pendientes.
2. La barra de resumen de la factura muestra información clave sobre la factura, incluido el total de esta factura.
3. El Número de teléfono móvil es el número de teléfono móvil que aparece en la factura de proveedor. Introduce siempre un número de teléfono móvil para que puedas localizarla fácilmente más adelante y evitar que se duplique la entrada de facturas.
4. Puedes añadir la factura de proveedor y otros documentos digitales de respaldo a un archivo adjunto y asociarlo a la factura.
5. Intacct determina automáticamente el Fecha de vencimiento basado en el Fecha de facturación y el seleccionado Plazo. Esto da visibilidad al tiempo de pago.
6. Cada fila del campo Entradas La tabla muestra la cuenta, el importe y las dimensiones etiquetadas para cada partida. Para ampliar una fila, selecciónala y selecciona Mostrar detalles.

Ver el Descripciones de los campos de facturas para obtener información detallada sobre cada campo de la página Facturas.

Si vas a añadir una factura para un nuevo proveedor, puedes añadir la ficha del proveedor directamente desde el Factura página. Sigue el proceso comercial de tu sociedad para añadir proveedores.

Más información sobre Adición de proveedores.

En Intacct, un Archivo adjunto es un grupo de uno o más archivos digitales asociados a una transacción o fichas, como una factura o un proveedor.

Cada factura se puede asociar a un archivo adjunto. Puedes añadir varias facturas de proveedores u otros archivos de documentos de respaldo al archivo adjunto de una factura. También puedes compartir un archivo adjunto con más de una factura. Si lo haces, cualquier cambio que realices en el archivo adjunto se reflejará en todas las facturas asociadas.

Los adjuntos se almacenan en carpetas organizadas en una estructura jerárquica. Esto significa que las carpetas se pueden almacenar en otras carpetas, llamadas subcarpetas, que a su vez se pueden almacenar en subcarpetas, y así sucesivamente. Consulta a tu administrador de Intacct para obtener información sobre cómo están organizadas las carpetas de archivos adjuntos de tu sociedad relacionadas con las facturas.

Para añadir una factura de proveedor a un archivo adjunto:

1. Si es necesario, digitaliza la factura de proveedor. Por ejemplo, escanea una factura de proveedor en papel para crear un archivo PDF electrónico.

2. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

3. Busca la factura que deseas editar.

4. Seleccionar Modificar al final de la fila.

5. En el Factura página, selecciona la flecha desplegable en la Archivo adjunto y, a continuación, seleccione Añadir.

   El Seleccionar archivos para adjuntar ventana emergente.

   

6. Introduce un único Identificador para el archivo adjunto.

   Si tu sociedad ha configurado la numeración automática de archivos adjuntos, el identificador del archivo adjunto se rellena automáticamente.

7. Introduce un Nombre para identificar el archivo adjunto.

   Si dejas este campo en blanco, Intacct añade automáticamente un nombre para el archivo adjunto basado en el primer archivo que cargues. Puedes cambiar este nombre según sea necesario.

8. Selecciona el icono Carpeta para almacenar tu archivo adjunto.
9. Si lo deseas, introduce un Descripción del archivo adjunto.
10. Realiza una de las siguientes acciones:
    • Arrastra y suelta uno o más archivos desde tu escritorio o explorador de archivos en el Adjuntar archivos sección.
    • Seleccionar Navegary, a continuación, selecciona uno o varios archivos para cargar.
11. Cuando hayas terminado de añadir archivos, selecciona Guardar.

1. Si es necesario, digitaliza la factura de proveedor. Por ejemplo, escanea una factura de proveedor en papel para crear un archivo PDF electrónico.

2. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

3. Seleccionar Modificar junto a la factura deseada.
4. En el Factura página, selecciona la flecha desplegable en la Archivo adjunto y, a continuación, seleccione Añadir.

   El Seleccionar archivos para adjuntar ventana emergente.

   

5. Introduce un único Identificador para el archivo adjunto.

   Si tu sociedad ha configurado la numeración automática de archivos adjuntos, el identificador del archivo adjunto se rellena automáticamente.

6. Introduce un Nombre para identificar el archivo adjunto.

   Si dejas este campo en blanco, Intacct añade automáticamente un nombre para el archivo adjunto basado en el primer archivo que cargues. Puedes cambiar este nombre según sea necesario.

7. Selecciona el icono Carpeta para almacenar tu archivo adjunto.
8. Si lo deseas, introduce un Descripción del archivo adjunto.
9. Realiza una de las siguientes acciones:
   • Arrastra y suelta uno o más archivos desde tu escritorio o explorador de archivos en el Adjuntar archivos sección.
   • Seleccionar Navegary, a continuación, selecciona uno o varios archivos para cargar.
10. Cuando hayas terminado de añadir archivos, selecciona Guardar.

Más información sobre Archivos adjuntos.

Ahorra tiempo al introducir una nueva factura copiando los detalles de una factura existente para el mismo proveedor.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

2. Busca la factura que quieres copiar.
3. Selecciona el número de teléfono móvil para ver los detalles de la factura.

4. Selecciona Duplicar.

   Se abre una copia de la factura en modo de edición.

5. Edita los detalles de la factura según sea necesario.

   En la mayoría de los escenarios, querrá al menos introducir un factura número de teléfono móvil.

6. Seleccionar Borrador, Enviar, o Contabilizar para guardar la transacción.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

2. Seleccionar Modificar o bien Ver junto a la factura que quieres copiar.
3. Seleccionar Duplicar.

   Se abre una copia de la factura en modo de edición.

4. Edita los detalles de la factura según sea necesario.

   En la mayoría de los escenarios, querrá al menos introducir un factura número de teléfono móvil.

5. Seleccionar Borrador, Enviar, o Contabilizar para guardar la transacción.

Puedes cargar muchas facturas a la vez en Intacct a través de una plantilla de importación de CSV. Puede utilizar cualquier software que pueda guardar los datos como CSV. El software más utilizado es Microsoft Excel.

Los pasos básicos para importar facturas son los siguientes:

1. Descarga la plantilla de importación de Intacct.
2. Con tu programa de software de hoja de cálculo (por ejemplo, en Excel), añade los datos de la factura a la plantilla en el formato correcto y guárdala como un archivo CSV.
3. Importa la plantilla a Intacct.

Recursos adicionales

• Para obtener información sobre la plantilla de importación de facturas, consulte Importar facturas.
• Para ver una demostración de la importación de datos y la solución de errores, consulta la Importar vídeo de asientos de diario.
• Si tu sociedad está suscrita a la Membresía de aprendizaje, consulte la Adición de datos mediante importaciones bajo demanda curso de formación.

Si pagas la misma factura de forma regular, como una factura de alquiler mensual, puedes ahorrar tiempo haciendo que Intacct cree la factura automáticamente por ti.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas y seleccione Añadir (círculo) junto a Facturas recurrentes.

2. Introduce el impuesto armonizado sobre las ventas y la información de la partida. Como mínimo, complete los campos obligatorios (indicados con un asterisco rojo). Además, los siguientes campos pueden ayudarte a identificar la factura recurrente:
   • Número de teléfono móvil de secuencia de factura.

     Si Cuentas a pagar está configurada para requerir números de factura, debes introducir un número de teléfono móvil. Cada recurrencia de la factura recibe automáticamente un número de teléfono móvil incrementado del tipo de secuencia definido. Este número de teléfono móvil se imprime en el talón de remesa, no en el cheque en sí.

   • Número de teléfono móvil de referencia.

     Se trata de una número de teléfono móvil, como una orden de compra o cuenta número de teléfono móvil para utilizar en búsquedas o informes sobre esta factura. Este número de teléfono móvil aparece en el informe Detalles del Libro Mayor y se imprime en los talones de cheques y proveedores.

   Ver Descripciones de campos: Página de facturación recurrente para obtener información sobre cada campo.

3. Selecciona el icono Horario pestaña e introduce la siguiente información:
   • Fecha de inicio. Esta es la fecha en que debe comenzar la factura recurrente. Para intervalos de semana, mes o año, la fecha de inicio determina tanto el inicio de la programación recurrente como el momento en que se repite la programación.

     Por ejemplo, si la fecha de inicio es el día 15 de un mes y Repeticiones = Meses, la programación se repetirá el día 15 de cada mes natural. Si la programación recurrente está configurada para repetirse cada semana, la programación se repetirá cada 7 días, a partir del día 15 del mes.

   • Repeticiones, Cada: con qué frecuencia se debe crear la factura recurrente.
   • Finaliza: cuándo detener la programación.

   

4. Haz clic en Guardar. Intacct crea la primera factura y la establece Fecha a la programación recurrente Fecha de inicio.

Pasos siguientes

• Práctica recomendada: Cuando recibas la factura de proveedor para cada factura, edita la factura correspondiente para establecer el Número de teléfono móvil al número de teléfono móvil de la factura de proveedor.
• Supervise el Informe de estado de transacciones recurrentes para verificar el estado de la generación de facturas recurrentes. Si no se ha podido generar una factura, puedes encontrar información de error en este informe para ayudarte a resolver cualquier problema.
• Utilice el comando Informe recurrente de AP para realizar un seguimiento de la información de facturas recurrentes, incluidos los detalles de pagos recurrentes.

Más información sobre Creación de una factura recurrente.

• Ver el Conceptos básicos de pago de facturas Página Empieza a pagar facturas.
• Echa un vistazo a la Utilizar Cuentas a pagar para enlaces a muchos temas populares.
• Buscar en el Centro de ayuda para encontrar información sobre temas particulares.