Editar una factura pagada

A efectos de edición, una factura se considera pagada si:

• Seleccionado para el pago

• Pagado parcialmente

• Pagado en su totalidad

En comparación con las facturas impagadas, las facturas pagadas tienen más restricciones en condiciones de lo que puedes editar. Tus opciones también se ven afectadas por factores como el estado de la factura, la configuración y el lugar donde se originó la factura.

Dónde puedes editar las facturas pagadas

Editar campos que no son de contabilización en una factura pagada

Cuando el estado de una factura es Pagado, Pagado parcialmente o Seleccionado, solo puedes editar los campos que no se contabilizan en el Libro Mayor. Puedes editar estos campos cuando se cierra el periodo de informe, ya que no requieren que se contabilicen asientos de diario.

Si la factura se originó en Compras, no puedes editar los campos que no sean de contabilización en la transacción de compra, pero puedes editarlos en la factura.

En la tabla siguiente se muestran los campos no relacionados con la contabilización que se pueden editar en una factura. Todos los demás campos se consideran campos de contabilización.

	Para facturas originadas en Compras		Para facturas con origen en Cuentas a pagar
Nombre del campo	¿Editar en Compras?	¿Editar en AP?	¿Editar en AP?
Número de documento del proveedor/número de teléfono móvil	No	Sí	Sí
Número de referencia	No	Sí	Sí
Mensaje/Descripción	No	Sí	Sí
Plazo de pago/Plazo	No	Sí	Sí
Fecha de vencimiento	No	Sí	Sí
Poner esta factura en espera	N/A	Sí*	Sí*
Recomendado para pagar el	N/A	Sí	Sí
Prioridad de pago	N/A	Sí	Sí
Archivo adjunto	No	Sí	Sí
(partida) Nota	No	Sí	Sí

*Solo para facturas pagadas parcialmente.

Para editar campos que no son de contabilización en una factura pagada:

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

2. Seleccionar Modificar junto a la factura que quieres cambiar.
3. Cambia los campos sin contabilización según corresponda.
4. Haz clic en Guardar.

Editar una factura que se ha seleccionado para el pago

El estado Seleccionado indica que la factura se ha seleccionado para el pago, pero el pago no se ha procesado. Se creó una solicitud de pago que incluye la factura.

Cuando se selecciona el estado de una factura, solo puedes editar campos que no requieran que se contabilicen asientos de diario. Ver el Editar campos que no son de contabilización en una factura pagada.

En el caso de estas facturas, para editar los campos que requieren contabilización, primero debes restablecer el estado de la factura a Contabilizado.

Para restablecer un factura seleccionado a Contabilizado y editar el factura:

1. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Cancelar la solicitud de pago
   • Edita la solicitud de pago para eliminar la factura correspondiente

   Cualquiera de los métodos vuelve a establecer el estado de la factura en Contabilizado y la factura se considera impagada.

2. Para cambiar la factura, consulte Editar una factura impagada.

Cambiar la cuenta del Libro Mayor o las dimensiones de las partidas

Para cambiar los valores de la cuenta del Libro Mayor, el departamento, la ubicación u otros valores de dimensión de una partida de factura en una factura pagada o pagada parcialmente, debes reclasificar la factura.

Puedes reclasificar una factura cuando se cumplan todas las condiciones siguientes:

• La opción Habilitar reclasificación de facturas y regularizaciones está seleccionada en Configurar Cuentas a pagar
• Tienes las facturas: Reclasificar permiso
• La factura no se pagó con tarjeta de crédito
• La fecha de la factura está en un periodo abierto

Si no se cumple alguna de las condiciones anteriores, no podrás reclasificar la factura. En este escenario, Empezar de nuevo.

No puedes utilizar la función reclasificar para cambiar las dimensiones de las líneas asignadas. En este escenario, Empezar de nuevo.

Si reclasificas una factura en Cuentas a pagar que se originó en Compras, el cambio no se realizará en la transacción de Compras. Si desea que el cambio se realice en Compras, Empezar de nuevo.

Para reclasificar una factura:

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

2. Seleccionar Modificar junto a la factura pagada o parcialmente pagada que quieras cambiar.
3. Selecciona Reclasificar.
4. Edita las partidas según corresponda.
5. Haz clic en Guardar.

También puedes usar la función reclasificar para actualizar la información del 1099 para los proveedores que están configurados para el tratamiento del 1099. Ver Reclasificar una factura en Cuentas a pagar para obtener más detalles.

Cambiar el importe que debes a un proveedor

No se pueden editar los importes de las partidas en una factura pagada o parcialmente pagada. En este escenario, puedes crear una regularización para el importe aplicable.

Si has pagado de más al proveedor, crea una nota de débito (que se convierte en un crédito del proveedor). Si pagaste de menos al proveedor, crea una nota de crédito (que se convierte en una factura que pagas).

Puedes crear ajustes en Cuentas a pagar o en Compras. La práctica recomendada es crear la regularización en la aplicación en la que se originó la factura. Por lo tanto, si la factura se originó en Compras, convierte la factura de proveedor en una nota de débito o una nota de crédito en Compras.

Más información sobre cómo crear un Regularización de cuentas a pagar.

Aprende cómo Convertir una transacción de Compras.

Cambiar la fecha de contabilización del proveedor o del Libro Mayor, añadir o eliminar partidas o asignar partidas

No puedes cambiar el proveedor, la fecha de contabilización del Libro Mayor ni partida datos como el indicador Facturable para los elementos, y no puedes añadir elementos ni asignar elementos en un factura pagado o parcialmente pagado. Si necesitas realizar este tipo de cambios, Empezar de nuevo.

Empezar de nuevo

Empezar de nuevo con una factura pagada significa que Anular el pago, Revertir cualquier ajustey, a continuación, revertir la factura, que efectivamente pone a cero la transacción. A continuación, puedes añadir una nueva factura con la información correcta y procesar el pago según corresponda.

Flujo contable para facturas sin créditos del proveedor

En el ejemplo siguiente se muestra el flujo contable de una factura con una partida de gastos por 100,00 $. Una vez pagada la factura, el pago se anuló y la factura se revirtió.

Fecha del evento	Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Evento	Cuentas a pagar cuenta	Cuenta del Libro Mayor para gastos	Cuenta de pago	Diario
15 de enero	15 de enero	Crear la factura	Crédito 100	Débito 100		Cuentas a pagar
28 de enero	28 de enero	Pagar la factura/Procesar el pago	Débito 100		Crédito 100	Desembolso en efectivo
2 de febrero	28 de enero	Anular el pago	Crédito 100		Débito 100	Desembolso en efectivo
2 de febrero	15 de enero	Revertir la factura	Débito 100	Crédito 100		Cuentas a pagar

Flujo contable de la factura con regularización del crédito del proveedor

En el ejemplo siguiente se muestra el flujo contable de una factura con una partida de gastos por 100,00 $ y que también tenía un crédito del proveedor (regularización de nota de débito) por 25,00 $ aplicado durante Pagar facturas. Una vez pagada la factura, se anuló el pago, se revirtió la regularización y, finalmente, se revirtió la factura.

Fecha del evento	Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Evento	Cuentas a pagar cuenta	Cuenta del Libro Mayor para gastos	Cuenta de pago	Diario
15 de enero	15 de enero	Crear la factura	Crédito 100	Débito 100		Cuentas a pagar
17 de enero	17 de enero	Crear la regularización de notas de débito	Débito 25	Crédito 25		Cuentas a pagar
28 de enero	28 de enero	Pagar la factura/Procesar el pago	Débito 75		Crédito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	28 de enero	Anular el pago	Crédito 75		Débito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	17 de enero	Revertir la regularización de notas de débito	Crédito 25	Débito 25		Cuentas a pagar
2 de febrero	15 de enero	Revertir la factura	Débito 100	Crédito 100		Cuentas a pagar

Flujo contable de la factura con crédito en línea

Un crédito del proveedor en línea es un partida negativo en un factura. Si aplicaste todo el importe de la línea negativa a la misma factura en la que existe la línea negativa, puedes simplemente anular el pago y revertir la factura, ya que al revertir la factura también se revertirá el crédito. Sin embargo, si aplicaste parte o la totalidad de la partida negativa a una factura diferente y esa factura también se pagó, tendrás que anular el pago de esa factura además de la factura que deseas cambiar.

En el ejemplo siguiente se muestra el flujo contable de una factura con una partida de gastos de 100,00 $ y una partida de crédito en línea de: 25,00 $. Esta factura consumió todo el crédito en línea. Una vez pagada la factura, el pago se anuló y la factura se revirtió.

Fecha del evento	Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Evento	Cuentas a pagar cuenta	Cuenta del Libro Mayor para gastos	Cuenta de pago	Diario
15 de enero	15 de enero	Crear la factura	Crédito 100	Débito 100		Cuentas a pagar
			Débito 25	Crédito 25		Cuentas a pagar
28 de enero	28 de enero	Pagar la factura/Procesar el pago	Débito 75		Crédito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	28 de enero	Anular el pago	Crédito 75		Débito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	15 de enero	Revertir la factura	Crédito 25	Débito 25		Cuentas a pagar
			Débito 100	Crédito 100		Cuentas a pagar

Empieza de nuevo con las facturas que se originan en Cuentas a pagar

Si pagaste la factura completa con un solo método de pago y no aplicaste ningún ajuste, puedes anular el pago y revertir la factura al mismo tiempo en el registro correspondiente. De lo contrario, anula el pago cuando corresponda, revierte la regularización y, a continuación, revierte la factura de la lista Facturas.

Para empezar de nuevo con una factura que se originó en Cuentas a pagar:

1. Anular el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo hayas pagado la factura. Por ejemplo, si pagaste con un cheque, anularás el pago en el Registro de cheques.
2. Si se aplicó una regularización a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado de la factura ya está contabilizado.

3. Revierte la factura.

   1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

   2. Busca la factura que necesitas revertir.

   3. Seleccionar Más acciones >Revertir al final de la fila.

   4. Utiliza la herramienta de calendario para seleccionar el Revertir la transacción en la fecha. Utiliza la fecha de contabilización del Libro Mayor de la factura como fecha de revertir.
   5. Introduce el archivo Motivo para la reversión y cualquier otra información pertinente en el Nota campo.
   6. Selecciona Enviar.
4. Crear una nueva factura.

1. Anular el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo hayas pagado la factura. Por ejemplo, si pagaste con un cheque, anularás el pago en el Registro de cheques.
2. Si se aplicó una regularización a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado de la factura ya está contabilizado.

3. Revierte la factura.

   1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

   2. Seleccionar Revertir junto a la factura correspondiente.
   3. Utiliza la herramienta de calendario para seleccionar el Revertir la transacción en la fecha. Utiliza la fecha de contabilización del Libro Mayor de la factura como fecha de revertir.
   4. Introduce el archivo Motivo para la reversión y cualquier otra información pertinente en el Nota campo.
   5. Selecciona Enviar.
4. Crear una nueva factura.

Empieza de nuevo con las facturas que se originan en Compras

Si la factura se originó en Compras, aún debes anular el pago y revertir cualquier ajuste. Sin embargo, no hay una función de revertir para las facturas que se originaron en Compras. En su lugar, debes crear una regularización que ponga a cero los efectos de la factura y, a continuación, aplicar la regularización a la factura.

Para poner a cero la factura, puedes convertir la transacción de compra de origen en una transacción de regularización de compras (nota de débito) o puedes crear una regularización de nota de débito en Cuentas a pagar. La práctica recomendada es convertir la transacción de compra, ya que la transacción de compra también puede afectar a los totales y valores de inventario.

Para empezar de nuevo con una factura que se originó en Compras:

1. Anula el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo hayas pagado la factura.
2. Si se aplicó una regularización a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado de la factura ya está contabilizado.

3. Revierte los efectos de la factura.

   1. Realiza una de las siguientes acciones:

      • Convertir la transacción de Compras a una transacción de regularización de compras (nota de débito) o
      • Crear una regularización de notas de débito en Cuentas a pagar. La regularización debe tener el mismo número de teléfono móvil de partidas de la factura y usar las mismas cuentas, los mismos importes y las mismas fechas que la factura.

   2. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

   3. Filtra la lista por el proveedor correspondiente.
   4. Seleccionar Detalles de la línea junto a la factura correspondiente.
   5. Seleccionar Detalles del crédito junto a una partida de factura
   6. Selecciona el icono casilla de verificación junto al crédito correspondiente de la nota de débito que creaste en el paso A y, a continuación, selecciona Guardar. Esto aplica el crédito a la partida de la factura.
   7. Repite los pasos e y f para cada partida de la factura.
   8. Haz clic en Guardar.
   9. En el Pagar facturas , selecciona la factura y selecciona Pagar ahora. Esto elimina la factura del informe de antigüedad del proveedor.
4. Crear una nueva transacción de compra.

1. Anula el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo hayas pagado la factura.
2. Si se aplicó una regularización a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado de la factura ya está contabilizado.

3. Revierte los efectos de la factura.

   1. Realiza una de las siguientes acciones:

      • Convertir la transacción de Compras a una transacción de regularización de compras (nota de débito) o
      • Crear una regularización de notas de débito en Cuentas a pagar. La regularización debe tener el mismo número de teléfono móvil de partidas de la factura y usar las mismas cuentas, los mismos importes y las mismas fechas que la factura.

   2. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

   3. Filtra la lista por el proveedor correspondiente.
   4. Seleccionar Detalles de la línea junto a la factura correspondiente.
   5. Seleccionar Detalles del crédito junto a una partida de factura
   6. Selecciona el icono casilla de verificación junto al crédito correspondiente de la nota de débito que creaste en el paso A y, a continuación, selecciona Guardar. Esto aplica el crédito a la partida de la factura.
   7. Repite los pasos e y f para cada partida de la factura.
   8. Haz clic en Guardar.
   9. En el Pagar facturas , selecciona la factura y selecciona Pagar ahora. Esto elimina la factura del informe de antigüedad del proveedor.
4. Crear una nueva transacción de compra.

Qué hacer cuando se cierra el periodo de informe

Si el periodo de informe está cerrado, realiza una de las siguientes acciones:

• Abrir el periodo de informe, realizar las tareas de edición aplicables, y Cerrar el periodo del informe
• Realiza asientos de diario del Libro Mayor en el periodo actual para corregir los saldos de cuenta aplicables