Editar una factura pagada

A efectos de edición, una factura se considera pagada si:

• Seleccionado para el pago

• Pagado parcialmente

• Pagado en su totalidad

En comparación con las facturas impagadas, las facturas pagadas tienen más restricciones en cuanto a lo que se puede editar. Tus opciones también se ven afectadas por factores como el estado de la factura, tu configuración y el lugar donde se originó la factura.

Dónde puedes editar las facturas pagadas

Editar campos no contabilizados en una factura pagada

Cuando el estado de una factura es Pagada, Pagada parcialmente o Seleccionada, solo puedes editar los campos que no se contabilizan en el Libro Mayor. Puedes editar estos campos cuando se cierra el periodo de informe, ya que no requieren que se contabilicen asientos de diario.

Si la factura se originó en Compras, no puedes editar los campos sin contabilizar en la transacción de compra, pero puedes editarlos en la factura.

En la siguiente tabla se muestran los campos no contabilizados que se pueden editar en una factura. Todos los demás campos se consideran campos de contabilización.

	Para facturas originadas en Compras		Para facturas originadas en Cuentas a pagar
Nombre del campo	¿Editar en Compras?	¿Editar en AP?	¿Editar en AP?
Número de documento del proveedor/Número de factura	No	Sí	Sí
Número de referencia	No	Sí	Sí
Mensaje/Descripción	No	Sí	Sí
Plazo de pago/Plazo	No	Sí	Sí
Fecha de vencimiento	No	Sí	Sí
Poner esta factura en espera	N/A	Sí*	Sí*
Recomendado para pagar el	N/A	Sí	Sí
Prioridad de pago	N/A	Sí	Sí
Archivo adjunto	No	Sí	Sí
(elemento) Memorándum	No	Sí	Sí

*Solo para facturas pagadas parcialmente.

Para editar campos no contabilizados en una factura pagada:

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

2. Escoger Editar junto a la factura que desea cambiar.
3. Cambie los campos de no contabilización según corresponda.
4. Escoger Salvar.

Editar una factura que se ha seleccionado para el pago

El estado Seleccionado indica que la factura se ha seleccionado para el pago, pero el pago no se ha procesado. Se ha creado una solicitud de pago que incluye la factura.

Cuando el estado de una factura es Seleccionado, solo puedes editar campos que no requieran que se contabilicen asientos de diario. Véase la Editar campos no contabilizados en una factura pagada.

En el caso de estas facturas, para editar los campos que requieren contabilización, primero debes restablecer el estado de la factura a Contabilizado.

Para restablecer una factura seleccionada a Contabilizada y editar la factura:

1. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Cancelar la solicitud de pago
   • Edita la solicitud de pago para eliminar la factura correspondiente

   Cualquiera de los dos métodos, el estado de la factura vuelve a ser Contabilizado y la factura se considera impagada.

2. Para modificar la factura, consulta Editar una factura impagada.

Cambiar la cuenta del Libro Mayor o las dimensiones de los elementos

Para cambiar la cuenta del Libro Mayor, el departamento, la ubicación u otros valores de dimensión de un elemento de factura en una factura pagada o parcialmente pagada, debes reclasificar la factura.

Puedes reclasificar una factura cuando se cumplan todas las condiciones siguientes:

• La opción Habilitar reclasificación para facturas y regularizaciones está seleccionada en Configurar Cuentas a pagar
• Tienes las facturas: Reclasificar permiso
• La factura no se pagó con tarjeta de crédito
• La fecha de factura está en un periodo abierto

Si no se cumple alguna de las condiciones anteriores, no se puede reclasificar la factura. En este escenario, volver a empezar.

No se puede utilizar la función de reclasificación para cambiar las dimensiones de las líneas asignadas. En este escenario, volver a empezar.

Si reclasificas una factura en Cuentas a pagar que se originó en Compras, el cambio no se realizará en la transacción de Compras. Si quieres que el cambio se realice en Compras, volver a empezar.

Para reclasificar una factura:

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

2. Escoger Editar junto a la factura Pagada o Pagada parcialmente que quieres cambiar.
3. Escoger Reclasificar.
4. Edite los elementos según corresponda.
5. Escoger Salvar.

También puedes utilizar la función de reclasificación para actualizar la información del 1099 para los proveedores que están configurados para el tratamiento del 1099. Ver Reclasificar una factura en Cuentas a pagar para obtener más información.

Cambiar el importe que debes a un proveedor

No se pueden editar los importes de las partidas en una factura pagada o pagada parcialmente. En este escenario, puedes crear una regularización para el importe aplicable.

Si has pagado de más al proveedor, crea una nota de débito (que se convierte en un crédito del proveedor). Si pagaste de menos al proveedor, crea una nota de crédito (que se convierte en una factura que pagas).

Puedes crear regularizaciones en Cuentas a pagar o Compras. La práctica recomendada es crear el ajuste en la aplicación en la que se originó la factura. Por lo tanto, si la factura se originó en Compras, convierte la factura del proveedor en una nota de débito o crédito en Compras.

Más información sobre cómo crear un archivo Regularización de Cuentas a pagar.

Más información sobre cómo Convertir una transacción de compra.

Cambiar la fecha de contabilización del proveedor o del Libro Mayor, añadir o eliminar elementos o asignar elementos

No puedes cambiar el proveedor, la fecha de contabilización en el Libro Mayor ni los datos de las partidas, como el indicador Facturable para las partidas, y no puedes añadir partidas ni asignar partidas en una factura pagada o pagada parcialmente. Si necesitas realizar este tipo de cambios, volver a empezar.

Volver a empezar

Empezar de nuevo con una factura pagada significa que Anular el pago, Revertir los ajustesY entonces Marcha atrás la factura, que efectivamente pone a cero la transacción. A continuación, puedes añadir una nueva factura con la información correcta y procesar el pago según corresponda.

Flujo contable para la factura sin créditos de proveedor

En el ejemplo siguiente se muestra el flujo contable de una factura con una partida de gasto de 100,00 $. Después de pagar la factura, el pago se anuló y la factura se revirtió.

Fecha del evento	Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Evento	Cuenta de Cuentas a pagar	Cuenta del Libro Mayor para los gastos	Cuenta de pago	Diario
15 de enero	15 de enero	Crear la factura	Crédito 100	Débito 100		Cuentas a pagar
28 de enero	28 de enero	Pagar la factura/Procesar el pago	Débito 100		Crédito 100	Desembolso en efectivo
2 de febrero	28 de enero	Anular el pago	Crédito 100		Débito 100	Desembolso en efectivo
2 de febrero	15 de enero	Revertir la factura	Débito 100	Crédito 100		Cuentas a pagar

Flujo contable para la factura con regularización de crédito del proveedor

En el ejemplo siguiente se muestra el flujo contable de una factura con una partida de gasto de 100,00 $ y que también tenía un crédito de proveedor (regularización de nota de débito) de 25,00 $ aplicado durante Pagar facturas. Después de pagar la factura, se anuló el pago, se revirtió el ajuste y, finalmente, se revirtió la factura.

Fecha del evento	Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Evento	Cuenta de Cuentas a pagar	Cuenta del Libro Mayor para los gastos	Cuenta de pago	Diario
15 de enero	15 de enero	Crear la factura	Crédito 100	Débito 100		Cuentas a pagar
17 de enero	17 de enero	Crear la regularización de nota de débito	Débito 25	Crédito 25		Cuentas a pagar
28 de enero	28 de enero	Pagar la factura/Procesar el pago	Débito 75		Crédito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	28 de enero	Anular el pago	Crédito 75		Débito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	17 de enero	Revertir la regularización de la nota de débito	Crédito 25	Débito 25		Cuentas a pagar
2 de febrero	15 de enero	Revertir la factura	Débito 100	Crédito 100		Cuentas a pagar

Flujo contable para la factura con crédito en línea

Un crédito de proveedor en línea es una partida negativa en una factura. Si aplicaste todo el importe de la línea negativa a la misma factura en la que existe la línea negativa, simplemente puedes anular el pago y revertir la factura, ya que revertir la factura también revertirá el crédito. Sin embargo, si aplicaste parte o la totalidad de la partida negativa a una factura diferente y esa factura también se paga, tendrás que anular el pago de esa factura además de la factura que deseas cambiar.

En el ejemplo siguiente se muestra el flujo contable de una factura con una partida de gasto de 100,00 $ y una partida de crédito en línea de: 25,00 $. La totalidad del crédito en línea fue consumido por esta factura. Después de pagar la factura, el pago se anuló y la factura se revirtió.

Fecha del evento	Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Evento	Cuenta de Cuentas a pagar	Cuenta del Libro Mayor para los gastos	Cuenta de pago	Diario
15 de enero	15 de enero	Crear la factura	Crédito 100	Débito 100		Cuentas a pagar
			Débito 25	Crédito 25		Cuentas a pagar
28 de enero	28 de enero	Pagar la factura/Procesar el pago	Débito 75		Crédito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	28 de enero	Anular el pago	Crédito 75		Débito 75	Desembolso en efectivo
2 de febrero	15 de enero	Revertir la factura	Crédito 25	Débito 25		Cuentas a pagar
			Débito 100	Crédito 100		Cuentas a pagar

Empezar de nuevo con las facturas que se originan en Cuentas a pagar

Si pagaste toda la factura con un solo método de pago y no aplicaste ningún ajuste, puedes anular el pago y revertir la factura al mismo tiempo en el registro correspondiente. De lo contrario, anula el pago cuando corresponda, revierte la regularización y, a continuación, revierte la factura de la lista Facturas.

Para empezar de nuevo con una factura que se originó en Cuentas a pagar:

1. Anular el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo se pagó la factura. Por ejemplo, si pagó con un cheque, anularía el pago en el Registro de cheques.
2. Si se aplicó un ajuste a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado del proyecto de ley ya está publicado.

3. Revertir la factura.

   1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

   2. Busca la factura que necesitas revertir.

   3. Escoger Más acciones >Marcha atrás al final de la fila.

   4. Utilice la herramienta de calendario para seleccionar el Revertir la transacción en la fecha. Utiliza la fecha de contabilización en el Libro Mayor de la factura como fecha de reversión.
   5. Introduzca el archivo razón para la reversión y cualquier otra información pertinente en el Memorándum campo.
   6. Escoger Enviar.
4. Crear una nueva factura.

1. Anular el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo se pagó la factura. Por ejemplo, si pagó con un cheque, anularía el pago en el Registro de cheques.
2. Si se aplicó un ajuste a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado del proyecto de ley ya está publicado.

3. Revertir la factura.

   1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

   2. Escoger Marcha atrás junto a la factura correspondiente.
   3. Utilice la herramienta de calendario para seleccionar el Revertir la transacción en la fecha. Utiliza la fecha de contabilización en el Libro Mayor de la factura como fecha de reversión.
   4. Introduzca el archivo razón para la reversión y cualquier otra información pertinente en el Memorándum campo.
   5. Escoger Enviar.
4. Crear una nueva factura.

Empezar de nuevo con las facturas que se originan en Compras

Si la factura se originó en Compras, aún debe anular el pago y revertir los ajustes. Sin embargo, no hay una función inversa para las facturas que se originaron en Compras. En su lugar, debe crear un ajuste que ponga a cero los efectos de la factura y, a continuación, aplicar el ajuste a la factura.

Para poner a cero la factura, puedes convertir la transacción de compra de origen en una transacción de regularización de compras (nota de débito) o puedes crear una regularización de nota de débito en Cuentas a pagar. La práctica recomendada es convertir la transacción de compra, ya que la transacción de compra también puede afectar a los totales y valores de inventario.

Para empezar de nuevo con una factura que se originó en Compras:

1. Anular el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo se pagó la factura.
2. Si se aplicó un ajuste a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado del proyecto de ley ya está publicado.

3. Revertir los efectos de la factura.

   1. Realiza una de las siguientes acciones:

      • Convertir la transacción de compra a una transacción de regularización de compras (nota de débito) o
      • Crear una regularización de nota de débito en Cuentas a pagar. La regularización debe tener el mismo número de partidas de la factura y utilizar las mismas cuentas, los mismos importes y las mismas fechas que la factura.

   2. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

   3. Filtra la lista por el proveedor correspondiente.
   4. Escoger Detalles de la línea junto a la factura correspondiente.
   5. Escoger Detalles del crédito junto a un elemento de factura
   6. Seleccione la opción Casilla de verificación junto al crédito correspondiente de la nota de débito que creó en el paso A. y, a continuación, seleccione Salvar. Esto aplica el crédito a la partida de la factura.
   7. Repite los pasos e y f para cada partida de la factura.
   8. Escoger Salvar.
   9. En Pagar facturas , seleccione la factura y seleccione Pagar ahora. De este modo, se elimina la factura del informe de antigüedad del proveedor.
4. Crear una nueva transacción de compra.

1. Anular el pago. Utiliza la fecha de pago como fecha de anulación. El lugar donde se anula el pago depende de cómo se pagó la factura.
2. Si se aplicó un ajuste a la factura, Revertir la regularización. Utiliza la fecha de la transacción de regularización como fecha de reversión. El estado del proyecto de ley ya está publicado.

3. Revertir los efectos de la factura.

   1. Realiza una de las siguientes acciones:

      • Convertir la transacción de compra a una transacción de regularización de compras (nota de débito) o
      • Crear una regularización de nota de débito en Cuentas a pagar. La regularización debe tener el mismo número de partidas de la factura y utilizar las mismas cuentas, los mismos importes y las mismas fechas que la factura.

   2. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Cuentas.

   3. Filtra la lista por el proveedor correspondiente.
   4. Escoger Detalles de la línea junto a la factura correspondiente.
   5. Escoger Detalles del crédito junto a un elemento de factura
   6. Seleccione la opción Casilla de verificación junto al crédito correspondiente de la nota de débito que creó en el paso A. y, a continuación, seleccione Salvar. Esto aplica el crédito a la partida de la factura.
   7. Repite los pasos e y f para cada partida de la factura.
   8. Escoger Salvar.
   9. En Pagar facturas , seleccione la factura y seleccione Pagar ahora. De este modo, se elimina la factura del informe de antigüedad del proveedor.
4. Crear una nueva transacción de compra.

Qué hacer cuando se cierra el periodo de informe

Si el periodo de informe está cerrado, realiza una de las siguientes acciones:

• Abrir el periodo de informe, realizar las tareas de edición correspondientes, y Cerrar el periodo de informe
• Realizar asientos de diario del Libro Mayor en el periodo actual para corregir los saldos cuenta aplicables