Informations de base sur les factures fournisseurs : comptes fournisseurs

1. Le solde de l’identifiant fournisseur correspond au montant total que vous devez à ce fournisseur pour toutes les factures fournisseurs non payées.
2. La barre de résumé de facture fournisseur contient des informations clés sur la facture fournisseur, y compris le total de cette facture fournisseur.
3. Le numéro de facture fournisseur est le numéro d’identification de la facture fournisseur. Entrez toujours un numéro de facture fournisseur pour pouvoir facilement la localiser ultérieurement et éviter de la saisir deux fois.
4. Vous pouvez ajouter la facture fournisseur et d’autres documents numériques de support à une pièce jointe et l’associer à la facture fournisseur.
5. Intacct détermine la date d’échéance en fonction de la date de facture fournisseur et des conditions de paiements sélectionnées. Cela donne une visibilité sur le délai de paiement.
6. Chaque ligne de la table Écritures affiche le compte, le montant et les dimensions marquées pour chaque élément. Vous pouvez développer une ligne en la sélectionnant et en sélectionnant Afficher les détails.

Affichez les descriptions des champs Factures fournisseurs pour obtenir des informations détaillées sur chaque champ de la page Factures fournisseurs.

Si vous ajoutez une facture fournisseur pour un nouveau fournisseur, vous pouvez ajouter la fiche du fournisseur directement à partir de la page Facture fournisseur. Suivez le processus commercial de votre société pour ajouter des fournisseurs.

En savoir plus sur l’ajout de fournisseurs.

Dans Intacct, une pièce jointe est un groupe d’un ou plusieurs fichiers numériques associés à une transaction ou une fiche, comme une facture fournisseur ou un fournisseur.

Chaque facture fournisseur peut être associée à une pièce jointe. Vous pouvez ajouter plusieurs factures fournisseurs ou d’autres fichiers documents de support à une pièce jointe de facture fournisseur. Vous pouvez également partager une pièce jointe avec plusieurs factures fournisseurs. Dans ce cas, toutes les modifications apportées à la pièce jointe sont répercutées dans toutes les factures fournisseurs associées.

Les pièces jointes sont stockées dans des dossiers organisés dans une structure hiérarchique. Cela signifie que les dossiers peuvent être stockés dans d’autres dossiers, appelés sous-dossiers, qui peuvent à leur tour être stockés dans des sous-dossiers, etc. Consultez votre administrateur Intacct pour plus d’informations sur l’organisation des dossiers de pièces jointes liés aux factures fournisseurs de votre société.

Pour ajouter une facture fournisseur à une pièce jointe :

1. Si nécessaire, numérisez la facture fournisseur. Par exemple, scannez une facture fournisseur papier pour créer un fichier PDF électronique.

2. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

3. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez modifier.

4. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

5. Sur la page Facture fournisseur, sélectionnez la flèche du menu déroulant dans le champ Pièce jointe, puis sélectionnez Ajouter.

   La fenêtre Sélectionner les fichiers à joindre s’affiche.

   

6. Saisissez un identifiant unique pour la pièce jointe.

   Si votre société a configuré la numérotation automatique des pièces jointes, l’identifiant de pièce jointe est automatiquement renseigné.

7. Saisissez un nom pour identifier la pièce jointe.

   Si vous laissez ce champ vide, Intacct ajoute automatiquement un nom pour la pièce jointe en fonction du premier fichier que vous chargez. Vous pouvez modifier ce nom si nécessaire.

8. Sélectionnez le Dossier pour stocker la pièce jointe.
9. Saisissez éventuellement une Description de la pièce jointe.
10. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Glissez-déposez un ou plusieurs fichiers de votre bureau ou explorateur de fichiers dans la section Joindre des fichiers.
    • Sélectionnez Parcourir, puis un ou plusieurs fichiers à charger.
11. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers, sélectionnez Enregistrer.

1. Si nécessaire, numérisez la facture fournisseur. Par exemple, scannez une facture fournisseur papier pour créer un fichier PDF électronique.

2. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

3. Sélectionnez Modifier en regard de la facture fournisseur concernée.
4. Sur la page Facture fournisseur, sélectionnez la flèche du menu déroulant dans le champ Pièce jointe, puis sélectionnez Ajouter.

   La fenêtre Sélectionner les fichiers à joindre s’affiche.

   

5. Saisissez un identifiant unique pour la pièce jointe.

   Si votre société a configuré la numérotation automatique des pièces jointes, l’identifiant de pièce jointe est automatiquement renseigné.

6. Saisissez un nom pour identifier la pièce jointe.

   Si vous laissez ce champ vide, Intacct ajoute automatiquement un nom pour la pièce jointe en fonction du premier fichier que vous chargez. Vous pouvez modifier ce nom si nécessaire.

7. Sélectionnez le Dossier pour stocker la pièce jointe.
8. Saisissez éventuellement une Description de la pièce jointe.
9. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Glissez-déposez un ou plusieurs fichiers de votre bureau ou explorateur de fichiers dans la section Joindre des fichiers.
   • Sélectionnez Parcourir, puis un ou plusieurs fichiers à charger.
10. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers, sélectionnez Enregistrer.

En savoir plus sur les pièces jointes.

Gagnez du temps lors de la saisie d’une nouvelle facture fournisseur en copiant les détails d’une facture fournisseur existante pour le même fournisseur.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

2. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
3. Sélectionnez le numéro de facture fournisseur pour afficher les détails de la facture.

4. Sélectionnez Dupliquer.

   Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

5. Modifiez les détails de la facture fournisseur, si nécessaire.

   Dans la plupart des cas, vous devez saisir au moins un numéro de facture fournisseur unique.

6. Sélectionnez Brouillon, Soumettre ou Comptabiliser pour enregistrer la transaction.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

2. Sélectionnez Modifier ou Afficher en regard de la facture fournisseur que vous souhaitez copier.
3. Sélectionnez Dupliquer.

   Une copie de la facture fournisseur s’ouvre en mode d’édition.

4. Modifiez les détails de la facture fournisseur, si nécessaire.

   Dans la plupart des cas, vous devez saisir au moins un numéro de facture fournisseur unique.

5. Sélectionnez Brouillon, Soumettre ou Comptabiliser pour enregistrer la transaction.

Vous pouvez charger plusieurs factures fournisseurs à la fois dans Intacct via un modèle d’importation CSV. Vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel pouvant enregistrer les données au format CSV. Le logiciel le plus couramment utilisé est Microsoft Excel.

Les étapes de base pour importer des factures fournisseurs sont les suivantes :

1. Téléchargez le modèle d’importation depuis Intacct.
2. À l’aide de votre logiciel de tableur (par exemple, dans Excel), ajoutez les données de facture fournisseur au modèle au format correct et enregistrez le modèle au format CSV.
3. Importez le modèle dans Intacct.

Ressources supplémentaires

• Pour plus d’informations sur le modèle d’importation de factures fournisseurs, voir Importer des factures fournisseurs.
• Pour une démonstration de l’importation de données et de la résolution des erreurs, visionnez la vidéo Importer des écritures de journal.
• Si votre société est abonnée à l’Abonnement formation, reportez-vous à la formation Ajout de données à l’aide d’importations à la demande.

Si vous payez la même facture fournisseur régulièrement, comme une facture de location mensuelle, vous pouvez gagner du temps en demandant à Intacct de créer la facture fournisseur automatiquement pour vous.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Factures fournisseurs récurrentes.

2. Saisissez l’en-tête de facture fournisseur et les informations relatives à l’élément. Remplissez au minimum les champs obligatoires (indiqués par un astérisque rouge). En outre, les champs suivants peuvent vous aider à identifier la facture fournisseur récurrente :
   • Numéro de séquence de facture fournisseur.

     Si Comptes fournisseurs est configuré pour exiger des numéros de facture fournisseur, vous devez saisir un numéro de séquence de facture fournisseur. Chaque récurrence de la facture fournisseur reçoit automatiquement un numéro incrémenté du type de séquence défini. Ce numéro est imprimé sur le talon du versement et non sur le chèque lui-même.

   • Numéro de référence.

     Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte à utiliser lors des recherches ou des rapports sur cette facture fournisseur. Ce numéro apparaît sur le rapport des détails du Grand livre et est imprimé sur le chèque et les talons du fournisseur.

   Consultez la rubrique Descriptions des champs : page Factures fournisseurs récurrentes pour obtenir des informations sur chaque champ.

3. Sélectionnez l’onglet Calendrier et saisissez les informations suivantes :
   • Date de début. Il s’agit de la date à laquelle la facture fournisseur récurrente doit commencer. Pour les intervalles de semaine, de mois ou d’année, la date de début détermine à la fois le début du calendrier récurrent et le moment où le calendrier est répété.

     Par exemple, si la date de début est le 15e jour d’un mois et que Répétitions = mois, le calendrier se répète le 15e jour de chaque mois calendaire. Si le calendrier récurrent est défini pour se répéter toutes les semaines, il se répète tous les 7 jours à partir du 15 de chaque mois.

   • Répétitions, Chaque : la fréquence à laquelle la facture fournisseur récurrente doit être créée.
   • Fin : quand arrêter le calendrier.

   

4. Sélectionnez Enregistrer. Intacct crée la première facture fournisseur et définit la date de facture fournisseur sur la date de début du calendrier récurrent.

Étapes suivantes

• Meilleures pratiques : Lorsque vous recevez la facture fournisseur pour chaque occurrence de facture fournisseur, modifiez la facture fournisseur applicable pour définir le numéro de facture fournisseur sur le numéro de facture du fournisseur.
• Surveillez le rapport de statut des transactions récurrentes pour vérifier le statut de la génération de factures fournisseurs récurrentes. Si une facture fournisseur n’a pas pu être générée, vous trouverez des informations d’erreur dans ce rapport pour vous aider à résoudre les problèmes.
• Utilisez le rapport des CF périodiques pour effectuer le suivi des informations sur les factures fournisseurs récurrentes, y compris les détails des paiements récurrents.

En savoir plus sur la création d’une facture fournisseur récurrente.

• Voir Informations de base sur le paiement des factures fournisseurs pour commencer à payer les factures fournisseurs.
• Voir Utiliser les comptes fournisseurs pour obtenir des liens vers de nombreux sujets populaires.
• Recherchez des informations sur des sujets particuliers dans le Centre d’aide.