Descriptions des champs : Informations sur le projet

  • Si le projet fait partie d’un autre projet (par exemple, une phase ou un jalon), vous pouvez choisir son projet parent et décider de le facturer ou non avec le projet parent.
  • Dans cet onglet, vous avez également la possibilité de définir Restrictions d’utilisateur des feuilles de temps et des dépenses pour ce projet.
    Limitez les saisies de temps aux ressources affectées ou autorisez tout le monde à saisir des heures (utile lorsque Mise en place de projets de frais généraux).

Section Infos sur le projet

Descriptions des champs de la section Informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

Si Projets est configuré pour numéroter automatiquement les nouveaux projets, Nouveau apparaît.
Vous pouvez saisir le même nom pour l’ID de projet et le nom du projet.

Nom du projet

Donnez un nom au projet. Vous pouvez saisir à nouveau l’identifiant du projet ou saisir un nom de projet plus descriptif. Il peut également être utile d’inclure le nom du client entre parenthèses pour une identification facile lors de la saisie du temps et des dépenses, par exemple 1001 : Vérification (North Lakes Dental).

Catégorie de projet

Les catégories de projets sont principalement utilisées à des fins de génération de rapports. Par exemple, utilisez des groupes de dimensions pour filtrer les projets internes non facturables, puis utilisez ce groupe de dimensions pour filtrer les rapports financiers préparatoires.

Les catégories de projets comprennent :

  • Contrat
  • Immobilisé
  • Interne non facturable
  • Interne facturable

Type de projet

Les types de projets sont des balises créées par les utilisateurs que vous pouvez utiliser pour catégoriser et générer des rapports sur vos projets. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Types de projets.

Description

Saisissez une brève description de votre projet.

Client

Sélectionnez le client pour lequel le projet est en cours d’achèvement.

Date de début

Date à laquelle le début du projet est prévu. Saisissez le format JJ/MM/AAAA.

Le Date de début Indique le moment où il faut commencer à comptabiliser les écritures du Grand livre dans le projet, y compris les écritures de budget. Dater les transactions au moment ou après la date du projet Date de début.

Si vous modifiez une date avec des tâches et des ressources affectées, il vous est demandé si vous souhaitez Décaler toutes les dates d’affectation des tâches et des ressources vers la même durée que celle pendant laquelle vous décalez la date de début du projet. Par exemple, si vous repoussez votre projet de 2 semaines, vous pouvez également modifier la date de début des tâches et des affectations de ressources de 2 semaines.

Sur la fenêtre contextuelle, vous pouvez également automatiquement Décaler la date de fin du projet Reculez le même temps pour que la durée du projet reste la même.

Date de fin

Date à laquelle la fin du projet est prévue. Saisissez le format JJ/MM/AAAA.

Projet parent

Si ce projet est l’enfant d’un autre projet, sélectionnez le projet parent et (éventuellement) indiquez si vous souhaitez facturer avec son projet parent. Par exemple, dans un projet de rénovation de maison, la rénovation de la cuisine serait un projet enfant de la rénovation de la maison. En savoir plus sur Organisation de projets connexes.

Si vous êtes abonné à Construction et que vous utilisez la gestion des travaux en cours, la modification de la hiérarchie des projets peut entraîner une mauvaise gestion des projets dans les calendriers des travaux en cours. Après avoir modifié le projet parent, Vérifiez les paramètres du projet WIP pour vous assurer que les projets modifiés sont traités correctement dans les calendriers des travaux en cours.

Facturer avec parent

Cochez cette case si vous souhaitez générer des factures incluant le projet parent et ce projet ensemble. Par exemple, si vous souhaitez créer une facture pour une rénovation de maison qui inclut la rénovation de cuisine, vous devez sélectionner cette option pour le projet de rénovation de cuisine.

Statut du projet

Sélectionnez un statut de projet dans le menu déroulant. Si vous avez créé un statut de projet (Projets > Coup monté > Statut > projets > Ajouter) pour empêcher les transactions, vous pouvez l’attribuer ici. Par exemple, vous pouvez attribuer au statut de projet « Empêcher les écritures de dépenses » si vous souhaitez bloquer les écritures de dépenses pour votre projet. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Créer un statut de projet.

Utilisez l’option Inactif Statut pour identifier les projets anciens ou obsolètes comme inactifs.

Statut

Si un projet est ancien ou obsolète, vous pouvez définir le statut sur Inactif afin qu’il n’apparaisse plus dans la liste Projets. Pour tous les autres projets, sélectionnez Actif.

Inclure des données dans les planifications des travaux en cours

Cette case à cocher indique si le projet est configuré pour être inclus dans les calendriers des travaux en cours. Si c’est le cas, des informations sont affichées sur la façon dont il est inclus : sur sa propre ligne, dans le cadre de son projet racine ou dans le cadre d’un autre projet.

Si le projet est inclus sur sa propre ligne, vous pouvez afficher une liste des sous-projets qui en font partie en sélectionnant Afficher les sous-projets.

Section Dimensions

Descriptions des champs de la section Dimensions
Champ Description

Service, Établissement, Classe, Contrat

Sélectionnez le service, l’emplacement et la classe associés à ce projet. L’établissement et le service du projet remplacent tout établissement ou service associé à un collaborateur sur une feuille de temps. Si vous laissez l’emplacement du projet et le service vides, l’emplacement et le service du collaborateur sont utilisés.

Si vous vous abonnez à Construction et que vous utilisez la gestion des travaux en cours, la modification de l’emplacement d’un projet peut entraîner une mauvaise gestion du projet dans les calendriers des travaux en cours. Après avoir modifié l’emplacement d’un projet, Vérifiez les paramètres du projet WIP pour vous assurer que le projet est géré correctement dans les plannings WIP.

Les coûts de main-d’œuvre s’accumulent sur l’emplacement du projet (s’il y en a un), et non sur celui du collaborateur.
Cependant, si aucun emplacement de projet n’existe, les coûts de main-d’œuvre s’accumulent sur l’emplacement du collaborateur.

Le champ Contrat s’applique uniquement si votre société est abonnée à Contrats. Si le projet est associé à un contrat, le champ Contrat affiche l’ID de contrat associé sous forme de lien. L’ID de contrat ne s’affiche que si vous affichez le projet au même niveau d’entité que celui dans lequel le contrat a été créé. Vous créez l’association projet-contrat sur le contrat. En savoir plus sur Contrats avec projets.

Cette page prend en charge l’utilisation limitée des dimensions. Vous pouvez sélectionner des valeurs pour Établissement, Service, Classe et Client uniquement.

Section Contacts

Descriptions des champs de la section Contacts
Champ Description

Contact principal

Désignez un contact principal pour le projet. Ce contact est la personne à qui les autres peuvent s’adresser pour des questions et des informations sur le projet.

Contact d’expédition

Désignez la personne ou l’organisation à qui les factures du projet sont envoyées. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez l’expédier au contact client.

Contact de facturation

Désignez la personne ou l’organisation responsable du paiement des factures du projet. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez facturer le contact client.

Section Personnes

Descriptions des champs de la section Personnes
Champ Description

Responsable projet

Attribuez un type d’utilisateur chef de projet à ce projet. Les chefs de projet approuvent généralement les feuilles de temps et les rapports de dépenses. Les chefs de projet peuvent également exécuter et afficher des rapports de projet.

Utilisateur externe (client)

Si un représentant du client souhaite être en mesure d’approuver les feuilles de temps pour le projet, affectez un utilisateur externe. Pour attribuer un approbateur externe, sélectionnez la flèche vers le bas Utilisateur externe (client) et, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le nom du client auquel vous souhaitez donner l’autorisation d’approuver des feuilles de temps. Si le nom du client ne figure pas dans la liste, sélectionnez l’icône Ajouter en haut de la liste pour ouvrir la fenêtre Informations sur l’utilisateur. Utilisez les cases de cette fenêtre pour ajouter le client en tant que nouvel utilisateur.
Lorsque vous ajoutez ce client en tant que nouvel utilisateur, vous pouvez encourir des frais de licence de siège supplémentaires de la part de Sage Intacct. Veillez également à modifier les permissions de ce nouvel utilisateur pour afficher et utiliser les feuilles de temps uniquement.

Contact commercial

Indiquez le contact commercial, le cas échéant, pour ce projet.

Section Portée et calendrier

Nécessite l’abonnement Construction pour voir la section Portée et calendrier. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Ajouter la portée et le calendrier à un projet.

Portée

Descriptions des champs de la section Portée
Champ Description

Portée

Décrivez la portée du projet.

Inclusions

Saisissez les inclusions du projet.

Exclusions

Saisissez les exclusions du projet.

Conditions de paiement

Décrivez les conditions du projet.

Calendrier

Descriptions des champs de la section Calendrier
Champ Description

Date de début prévue

Sélectionnez ou saisissez la date de début prévue du projet.

Date de début réelle

Sélectionnez ou saisissez la date de début réelle du projet.

Date d’achèvement prévue

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement prévue du projet.

Date d’achèvement révisée

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement révisée du projet.

Date d’achèvement substantielle

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement substantiel du projet.

Date d’achèvement réelle

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement réelle du projet.

Avis d’exécution

Sélectionnez ou saisissez la date à laquelle le projet a reçu l’avis de poursuite.

Réponse requise

Sélectionnez ou saisissez la date d’échéance de la réponse pour le projet.

Exécuté le

Sélectionnez ou saisissez la date à laquelle le projet a été exécuté.

Impact sur la planification

Décrivez l’impact du projet sur le calendrier.

Onglet Informations supplémentaires

Configurer les projets Pour suivre les informations de subvention liées à ce projet dans ces sections :

  • Infos sur le projet

  • Calendrier des dépenses des subventions fédérales (SEFA)

Section Infos sur le projet

Descriptions des champs de la section Informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

Ce champ affiche l’ID du projet.

Nom du projet

Ce champ affiche le nom du projet.

Identifiant de projet parent

Pour un projet enfant, ce champ affiche l’ID de son projet parent.

Pour un projet racine, ce champ est vide (les projets racines ne peuvent pas avoir de projet parent).

Identifiant de projet racine

Pour un projet enfant, ce champ affiche l’ID de son projet racine.

Pour un projet racine, ce champ affiche l’ID du projet.

Les champs suivants s’affichent uniquement lorsque vous Configurer des projets pour utiliser les champs d’attribution.

Section Infos sur le projet avec descriptions des champs de subvention
Champ Description

Restriction des revenus

Champ Subvention pour indiquer comment restreindre les revenus de subventions reçus :

  • Objet
  • Temps
  • N.D. (non applicable)

Années d’expiration des restrictions

Champ Subvention pour indiquer quand dépenser les fonds reçus conformément à la loi fédérale.

Date d’expiration de la première restriction

Champ Subvention pour indiquer quand (date) les fonds reçus expirent.
Par exemple, les fonds, ou crédits, expirent à la fin de l’exercice au cours duquel ils sont affectés.

Satisfaction temporelle planifiée

Cochez cette case pour indiquer qu’une saisie de l’heure récurrente existe pour lever la restriction associée au financement.

Section Calendrier des dépenses des subventions fédérales (SEFA)

Cette section s’affiche uniquement lorsque vous Configurer des projets pour utiliser les champs d’attribution.

Descriptions des champs de la section SEFA
Champ Description

Numéros de listes d’assistance

L’ALN (Assistance Listing Number) figurant sur la lettre d’attribution fédérale était anciennement connu sous le nom de CFDA (Catalog of Federal Domestic Assistance). L’ALN suit les attributions fédérales et les accords de coopération. La génération de rapports et l’audit utilisent l’ALN.

Nom du projet financé

Nom du projet qui obtient un financement.

Agence

Organisme responsable du financement.

Payeur

Identifiez la source de financement :

  • Fédéral
  • Tiers

Autre identifiant

Un autre identifiant pour le financement.

Assistance fournie

Identifiez le type de financement :

  • Espèces
  • Hors trésorerie

Section Progression

Spécifiez les informations relatives à la facturation et aux valeurs par défaut de la facture.

  • Pour le Type de facturation, choisissez Temps et matériaux, Frais fixesou Frais et dépenses fixes.
  • Si vous facturez le client pour des dépenses et d’autres achats, cochez la case Dépenses du collaborateur par défaut sur facturables et Les écritures CF et bon de commande sont définies par défaut sur facturables cases à cocher pour rendre les transactions facturables au client par défaut.
Descriptions des champs de la section Progression
Champ Description

Pourcentage de réalisation calculé

Ce champ fournit un calcul à jour de l’achèvement du projet par rapport à la durée estimée de toutes les tâches du projet. Le pourcentage d’achèvement calculé est calculé en divisant les heures réelles pour les tâches du projet par la durée estimée des tâches du projet.

Durée estimée

Une estimation du temps que vous pensez que votre projet prendra.

Durée réelle

Somme des heures actuellement consacrées à une tâche de ce projet. Les heures de durée réelle comprennent les heures approuvées et non approuvées.

Durée approuvée

Nombre total d’heures approuvées pour les tâches de ce projet.

Durée restante

Lorsque vous soustrayez la durée réelle de la durée estimée, vous disposez de la durée restante allouée à ce projet.

Pourcentage d’achèvement observé

Utilisez ce tableau pour saisir votre estimation personnelle de l’achèvement du projet à une date spécifique. Suivez les valeurs et les dates d’achèvement en saisissant des « dates d’effet » et des pourcentages au fur et à mesure de l’avancement du projet.
En option, il peut être utilisé pour :
  • Pour la reconnaissance des revenus, le pourcentage d’achèvement observé est utilisé pour la méthode d’enquête de la reconnaissance des revenus par pourcentage d’achèvement.
  • Pour la facturation, le pourcentage d’achèvement observé peut être utilisé pour Facturation à frais fixes basée sur le pourcentage d’achèvement.
  • Pour les rapports personnalisés et les diagrammes de Gantt, la date d’effet la plus récente est utilisée lors de l’affichage des données.

Vous pouvez également utiliser ce tableau pour définir manuellement un projet à l’état Terminé à des fins de reconnaissance de revenu ou de facturation, à partir de N’IMPORTE QUELLE méthode. Pour marquer un projet comme terminé, saisissez un En date du et définissez le Pourcentage d’achèvement valeur à 100. Ce processus déclenche la reconnaissance des revenus restants à la date spécifiée et la facturation des montants restants.

Vous ne pouvez apporter des modifications qu’au En date du dans la colonne Pourcentage d’achèvement observé Tableau sur un projet ou une tâche si la nouvelle date d’effet se trouve dans une période ouverte. Si vous essayez d’enregistrer une date d’effet dans une période clôturée, un message d’erreur s’affiche. Dans ce scénario, vous pouvez soit ouvrir la période et modifier la date, soit sélectionner une autre date d’effet.

Meilleures pratiques : Lorsque vous devez mettre à jour le pourcentage d’achèvement du projet ou de la tâche, ajoutez un nouveau pourcentage avec un nouveau En date du au tableau au lieu de remplacer une écriture existante par le nouveau pourcentage et la nouvelle date. Cela permet de conserver un historique des pourcentages d’achèvement et de réduire la confusion lors de la génération d’un pourcentage de revenus ou d’une facturation basés sur l’achèvement.

Section Facturation

Descriptions des champs de la section Facturation
Champ Description

Conditions de paiement

Spécifiez les conditions de paiement de votre projet. Lorsque vous générez une facture par projet, les conditions de paiement sont définies par défaut dans l’en-tête de la facture. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez utiliser les conditions du client.

Type de facturation

Sélectionnez le mode de facturation du projet. Après avoir généré une facture pour ce projet, vous ne pouvez plus modifier le type de facturation.

  • Temps et matériel : Facture le client pour toute saisie de temps, dépense ou achat de CF/bon de commande marqué comme facturable et affecté à ce projet.
  • Frais fixes : Facture au client des frais fixes, en fonction des éléments d’une définition de transaction de Ventes.
  • Frais et dépenses fixes : Facture au client les frais fixes, en fonction des éléments d’une définition de transaction de Ventes, plus les dépenses facturables.

En savoir plus sur la configuration Projets de temps et de matériaux et Projets à frais fixes.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. Pour en savoir plus.

Montant du contrat

Saisissez le montant contractuel pour le projet à des fins de génération de rapports.

Devise du projet

Saisissez une devise pour votre projet. Il s’agit de la devise dans laquelle vous saisirez et afficherez les informations de projection du projet dans l’onglet Résumé du projet. La devise du projet est définie par défaut sur la devise utilisée à l’endroit où le projet se déroule.

Si vos projets se déroulent dans plusieurs établissements avec des devises différentes, configurez chaque établissement avec la bonne devise. Pour vous assurer que les coûts de main-d’œuvre de votre projet reflètent la bonne devise, associez chaque projet au bon emplacement.

Dépenses des collaborateurs par défaut sur facturables (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Rendez les dépenses saisies pour le projet facturables par défaut. Lorsqu’un utilisateur crée un élément sur un rapport de dépenses et sélectionne le projet, la case Facturable est automatiquement cochée ou vide selon ce que vous choisissez ici. Cela peut faire gagner du temps à vos employés et réduire les erreurs de saisie de données.

Les collaborateurs peuvent toujours remplacer la valeur par défaut pour les transactions individuelles. Par exemple, désélectionnez l’option facturable pour une dépense particulière que vous ne souhaitez pas refacturer au client.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. Pour en savoir plus.

Les écritures CF et bon de commande sont définies par défaut sur facturables (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Rend les achats de projet saisis via Comptes fournisseurs ou Achats facturables par défaut. Lorsqu’un utilisateur crée un élément sur un rapport de dépenses et sélectionne le projet, la case Facturable est automatiquement cochée ou vide selon ce que vous choisissez ici. Cela peut faire gagner du temps à vos employés et réduire les erreurs de saisie de données.

Les collaborateurs peuvent toujours remplacer la valeur par défaut pour les transactions individuelles. Par exemple, désélectionnez l’option facturable pour une dépense particulière que vous ne souhaitez pas refacturer au client.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. Pour en savoir plus.

Section Documents

Descriptions des champs de la section Documents
Champ Description

Numéro de commande de vente

Vous pouvez éventuellement saisir le numéro de commande de vente pour ce projet.

Numéro du bon de commande

Vous pouvez également saisir le numéro de bon de commande pour ce projet.

Montant du bon de commande

Vous pouvez également saisir le montant de la commande d’achat.

Numéro de devis d’achat

Vous pouvez éventuellement saisir le numéro de devis d’achat.

Numéro de référence

Saisissez un numéro de référence que vous pourrez utiliser pour générer des rapports sur votre projet dans des rapports personnalisés.

Pièces jointes

Téléchargez des pièces jointes pour un stockage permanent et sûr. Par exemple, vous pouvez charger des énoncés des travaux, des spécifications ou des accords. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

Pour référencer un document joint, chargez d’abord l’image numérisée, la feuille de calcul ou le document de traitement de texte.

Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

Section Règles commerciales

Descriptions des champs de la section Règles commerciales
Champ Description

Utilisateur de feuilles de temps et de dépenses Restrictions

Vous pouvez également définir des restrictions d’utilisateur de feuille de temps et de dépense pour ce projet. Vous pouvez limiter les saisies de temps aux ressources affectées uniquement ou laisser n’importe qui saisir des heures, ce qui peut s’avérer utile lorsque Mise en place de projets de frais généraux.

Votre sélection ici remplace les restrictions utilisateur par défaut pour l’application Projets (Projets >Coup monté Configuration >).

Règles de transaction

Sélectionnez les règles de transaction que vous souhaitez associer à ce projet.

Les règles de transaction peuvent être utilisées pour comptabiliser automatiquement des transactions secondaires dans les projets sous la forme d’écritures de journal. Par exemple, vous pouvez calculer et comptabiliser les coûts indirects de main-d’œuvre.

Vous pouvez affecter autant de règles de transaction que vous le souhaitez à un projet. Si une règle de transaction est affectée à un projet, toutes les transactions comptabilisées dans le projet sont examinées par rapport aux lignes de la règle et, si le groupe d’articles du grand livre correspond à la transaction, la ligne associée est exécutée.

Onglet Ressources et facturation

Sélectionnez les ressources de votre projet et la manière dont vous souhaitez définir les prix.

  • Si vous avez sélectionné des options qui limitent la saisie de l’heure aux seuls collaborateurs affectés au projet, veillez à ajouter des ressources ici.
  • Si vous facturez le client, le temps, les dépenses et d’autres matériaux, vous pouvez également utiliser cet onglet pour spécifier comment déterminer les prix de la main-d’œuvre facturable, des dépenses et des achats de CF/bon de commande.

Affecter des collaborateurs (ressources) au projet et fixer les prix. Si vous facturez le client pour du temps, des dépenses ou des achats CF/bon de commande, remplissez les informations de tarification ici. Suivez les instructions pour établir les prix en fonction de Taux de facturation ou pourcentage de majoration par rapport au coût. Au moment de la facturation, si vous ne choisissez pas de tarif sur la page Générer les factures, la tarification spécifique au projet que vous saisissez ici est utilisée.

Le Tâches L’onglet n’apparaît qu’une fois que vous avez enregistré le projet au moins une fois. Vous pouvez affecter des ressources à chaque tâche et spécifier si la tâche est facturable.

Vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ? Créez un champ personnalisé pour votre projet et transférez-le vers un document de facture de Ventes.

  1. Créez deux champs personnalisés, un pour le Projet et un pour l’objet Commandes clients objet.
  2. Pour chaque champ personnalisé, lorsque vous choisissez les caractéristiques du champ, veillez à saisir les mêmes informations pour le libellé, la valeur par défaut et l’ID de champ.

Lorsque vous créez une facture pour votre projet via Générer des factures, le champ personnalisé est transféré vers le document de facturation.

Section Infos sur le projet

Descriptions des champs de la section Informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

L’identification du projet.

Nom du projet

Le nom du projet.

Identifiant de projet parent

L’identification du projet parent,

Recherche de ressources (pour les utilisateurs abonnés à Gestion des projets et des ressources)

Trouvez les ressources du projet en fonction de leur expertise, de leur disponibilité et d’autres facteurs, et ajoutez-les au projet.

Vous pouvez Activer la gestion du projet et des ressources sur la page Configurer les projets. Obtenez une vue d’ensemble sur Planification des ressources et en savoir plus sur Recherche et planification des ressources du projet.

Calendriers des ressources (pour les utilisateurs abonnés à Gestion des projets et des ressources)

Affichez qui est disponible pour travailler sur ce projet.

Vous pouvez activer la gestion des projets et des ressources sur la page Configurer les projets. Obtenez une vue d’ensemble sur Planification des ressources et en savoir plus sur Recherche et planification des ressources du projet.

Devise du taux de facturation

À titre de référence uniquement. Ce champ clarifie la devise utilisée dans le tableau ci-dessous pour la tarification de la main-d’œuvre.

Section Contrôle de la facturation

Saisissez les informations sur la façon dont vous souhaitez gérer la facturation de votre projet. Ces options remplacent les options de facturation définies au niveau du client.

  • Pour les projets qui ne peuvent pas être facturés pour un montant supérieur au montant contractuel, par exemple, un Temps et matériaux (TM) Pour un contrat maximum, choisissez de configurer votre projet pour qu’il soit automatiquement Émettre un message d’avertissement ou Empêcher la facturation pour les facturations qui dépassent les Montant de facturation prévu.
  • Saisissez une valeur facultative Message de facture. Il s’agit d’un message qui s’affiche par défaut dans l’en-tête de facture lorsque vous générez des factures pour ce projet.
Descriptions des champs de la section Contrôle de facturation
Champ Description

Si les facturations réelles dépassent le montant de facturation prévu

Automatisez le contrôle de la facturation pour prévenir ou avertir des facturations qui dépassent le montant de facturation prévu du projet. Les options s’appliquent lorsque vous générez des factures par projet.

  • Ne rien faire : Ne prenez aucune mesure si les facturations dépassent le montant de facturation prévu.
  • Émettre un message d’avertissement : Sur la page Générer les factures, en mode Aperçu, vous recevez un message d’avertissement indiquant que la facture dépassera le montant de facturation prévu. Vous pouvez toujours créer une facture. Toutefois, si Générer des factures est exécuté hors ligne et qu’une facture dépasse le montant de facturation prévu, la facture ne sera pas créée.
  • Empêcher la facturation : Si le montant de la facture dépasse le montant de facturation prévu, vous ne pouvez pas générer de facture. Si l’option Générer des factures est exécutée hors ligne, toutes les factures, à l’exception de celles qui placent votre projet au-dessus des montants prévus, sont créées.

Si vous avez choisi d’émettre un message d’avertissement ou d’empêcher la facturation, vous pouvez exclure les dépenses des collaborateurs, des CF et des bons de commande dans le calcul de la surprojection en sélectionnant l’icône Exclure les dépenses case à cocher.

Message de facture

Créez un message de facture personnalisé pour votre projet. Ce message s’affichera par défaut dans l’en-tête de facture lorsque vous générerez des factures par projet. Vous pouvez remplacer le champ Message de facture sur une facture spécifique en saisissant votre message dans le mode Aperçu de Générer les factures.

Il se peut que votre client ait déjà un message par défaut associé à sa fiche client. Le cas échéant, le message du client s’affiche automatiquement dans ce champ de message de facture. Vous pouvez remplacer le message du client en saisissant simplement un nouveau message à imprimer sur la facture de ce projet.

Remplacement de la devise de la facture

La devise de la facture est déterminée par le client ou le projet. Par défaut, les factures sont générées dans les Devise du client. Pour générer des factures dans une devise de projet, saisissez ici un remplacement de devise de facturation. Par exemple, si vous vendez des projets par l’intermédiaire de revendeurs, vous pouvez vendre un projet au revendeur A au Royaume-Uni en livres sterling et un projet au revendeur B en France en euros. Vous factureriez le revendeur A pour son projet en GBP et le revendeur B pour son projet en EUR.

En savoir plus sur Génération de factures.

Section de saisie

Descriptions des champs de la section Ressources et écritures de facturation
Champ Description

Collaborateur

Affectez des collaborateurs à ce projet. Les employés sont également appelés « ressources ».
  • Les informations facultatives sur les prix de ce collaborateur peuvent être saisies dans d’autres colonnes.
  • Si le prix est saisi pour le collaborateur, mais qu’aucun article n’est spécifié, le prix s’applique au collaborateur, quel que soit l’article. Par exemple, si le taux de facturation d’un collaborateur est toujours de 100,00 $, vous pouvez omettre l’article et saisir 100,00 $ dans la colonne Main-d’œuvre.
  • Si vous avez limité la saisie des heures aux seuls collaborateurs affectés, assurez-vous de sélectionner les collaborateurs qui travailleront sur le projet.
Si vous devez facturer un collaborateur à deux taux de facturation différents (par exemple, un collaborateur doit faire de la gestion de projet et de la mise en œuvre pour un projet), saisissez le collaborateur deux fois et attribuez-lui un article différent. Chaque article aurait un taux de facturation distinct et serait affecté à la tâche appropriée que vous avez créée pour le projet (dans cet exemple, Gestion et mise en œuvre de projet).

Article

Vous permet de spécifier un article afin d’établir une tarification spécifique au projet.
  • Si un prix est saisi pour un article, mais qu’aucun collaborateur n’est spécifié, le prix s’applique à l’article, quel que soit le collaborateur. Par exemple, si les services de gestion de projet sont toujours facturés à 120,00 $, quel que soit le collaborateur qui effectue le travail, vous devez sélectionner Gestion de projet comme article et saisir 120,00 $ dans la colonne Main-d’œuvre.
  • Si un collaborateur et un article sont spécifiés avec un prix de main-d’œuvre ou de dépenses, le prix s’applique aux saisies de feuille de temps ou aux dépenses saisies par ce collaborateur.

Description

Vous pouvez également saisir une description du rôle de ce collaborateur dans le projet dans la zone Description.

Date de début

Spécifie la date d’entrée en vigueur de la tarification. Si votre tarification change ultérieurement, vous pouvez saisir une tarification supplémentaire avec une nouvelle date de début.

Main-d’œuvre (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Sélectionnez l’en-tête de colonne pour établir la tarification par défaut de la main-d’œuvre, basée sur les taux de facturation ou un pourcentage de majoration sur le coût du temps du collaborateur. Dans les lignes sous l’en-tête, vous pouvez saisir des taux de facturation ou des majorations pour des collaborateurs spécifiques ou des combinaisons collaborateur/article.

Le taux de facturation est utilisé pour déterminer le montant de facturation du projet lorsque vous générez des factures et pour les règles de transaction. Si aucun taux de facturation n’est spécifié, les deux processus recherchent un taux de facturation standard dans un tarif de Ventes.

Vous pouvez saisir un maximum de 2 chiffres après la virgule, par exemple 100,00.

Dépenses (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Sélectionnez l’en-tête de colonne pour établir une tarification par défaut des dépenses, basée sur les taux de facturation ou un pourcentage de majoration sur votre coût. Dans les lignes sous l’en-tête, vous pouvez saisir des taux de facturation ou des majorations pour des collaborateurs spécifiques ou des combinaisons collaborateur/article.

Vous pouvez saisir un maximum de 2 chiffres après la virgule, par exemple 100,00.

CF et bon de commande (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Sélectionnez dans l’en-tête de colonne pour saisir un pourcentage de majoration par défaut pour les achats CF/bon de commande. Dans les lignes sous l’en-tête, vous pouvez remplacer la majoration par défaut pour des éléments spécifiques.

Vous pouvez saisir un maximum de 2 chiffres après la virgule, par exemple 100,00.

Onglet Résumé du projet

Obtenez un aperçu des performances financières d’un projet. Cet onglet affiche les indicateurs clés de performance critiques, notamment des détails sur les revenus, les projections du projet, les heures et les dépenses. Visualisez les performances de votre projet et améliorez votre prise de décision.

Le Résumé du projet L’onglet comprend les montants en dollars des factures de projet réelles de comptes clients (CC), générées via PGI. L’onglet n’inclut pas les transactions comptabilisées directement dans les comptes du grand livre, même si ces transactions sont signalées pour ce projet.

Vous pouvez créer un rapport qui résume plusieurs projets dans une seule vue, avec des options qui vous permettent de sélectionner uniquement les projets et les champs que vous souhaitez voir. En savoir plus sur Rapports de synthèse de projet.

Les données qui s’affichent sont cumulatives, du début du projet au moment présent.

Descriptions des champs de l’onglet Résumé du projet
Champ Description

Résumé financier

Dans cette section, vous trouverez des informations à jour sur les principaux indicateurs financiers tels que votre bénéfice brut, votre revenu net, vos revenus différés, le coût des marchandises vendues et vos dépenses salariales.

D’où proviennent les chiffres du résumé financier ?

Les montants de la section Résumé financier sont basés sur les groupes de comptes que vous avez choisis lors de la configuration de l’application Projets. Pour vérifier ou modifier les groupes de comptes, accédez à la page de configuration des projets (Projets > Coup monté Configuration >), puis recherchez la section Résumé du projet. Par exemple, le montant du Total des salaires est calculé à l’aide des comptes du groupe de comptes que vous avez sélectionné pour Salaires.

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir les libellés qui s’affichent en sélectionnant Utiliser les noms d’affichage des groupes de comptes au lieu des libellés ci-dessus sur la page Configurer les projets. Cela vous permet d’utiliser le champ « Paiements » pour une mesure financière différente, par exemple, les coûts indirects.

Prévisions de projets

Saisissez les chiffres prévus pour le montant de facturation, le coût et la durée (en heures) de ce projet. Vous pouvez inclure ces valeurs dans les rapports financiers standard.

Si vous utilisez la reconnaissance de revenu par coût, vous pouvez obtenir les projections de projet à partir du Grand livre en saisissant un ID de projection du grand livre. Ceci est utilisé par Rev Rec pour calculer le montant du coût prévu pour le projet.

Pour les sociétés multidevises : Saisissez le montant et le coût prévus de la facturation dans la devise que vous avez désignée dans la Devise du projet dans l’onglet Informations supplémentaires.

Lorsque vous enregistrez vos écritures prévisionnelles et revenez à l’onglet Résumé du projet, nous comparons vos chiffres prévisionnels aux montants et heures réels, notamment :

  • Les facturations réelles sont basées sur les éléments associés au projet et comptabilisés dans Comptes clients.
  • Coût basé sur le groupe de comptes coût des marchandises sélectionné lors de la configuration des projets.
  • La durée réelle est basée sur toutes les heures saisies moins les heures refusées.
  • Différences basées sur le montant prévu moins le montant réel.
  • Écarts basés sur les différences divisées par le montant prévu.

Heures

Les heures se calculent comme suit :

  • Heures facturables sont toutes les heures marquées comme facturables, moins les heures refusées.
  • Heures facturées sont toutes marquées comme facturables ET facturées.
  • Heures non facturables sont toutes les heures marquées comme non facturables moins les heures refusées.
  • Total des heures non facturables sont le total des heures facturables moins le total des heures facturées.

Vous pouvez inclure ces valeurs dans les rapports financiers standard.

Dépenses des collaborateurs, des comptes fournisseurs et des bons de commande

Affichez une ventilation des dépenses facturables et non facturables, découvrez combien vous avez facturé au client jusqu’à présent et suivez les biens et services en commande (vos engagements de bon de commande).

  • Total des dépenses facturables Inclut toutes les dépenses facturables des Comptes fournisseurs, Dépenses et Achats, moins les dépenses refusées et modifiées par d’éventuelles régularisations. Pour calculer ce total, nous incluons les dépenses facturables des factures fournisseurs, des rapports de dépenses des collaborateurs et des bons de commande qui ont été convertis en factures fournisseurs et comptabilisés dans les CF.
  • Total des dépenses non facturées et Total des dépenses facturées Décomposez vos dépenses facturables pour indiquer le montant facturé au client jusqu’à présent.
  • Le total des dépenses non facturables comprend toutes les dépenses des comptes fournisseurs, des achats et des dépenses non marquées comme facturables, moins les dépenses refusées et modifiées par d’éventuels ajustements. Pour calculer ce total, nous incluons les dépenses non facturables des factures fournisseurs, des rapports de dépenses des collaborateurs et des bons de commande qui ont été convertis en factures fournisseurs et comptabilisés dans les CF.
  • Engagements des bons de commande les commandes passées via l’application Achats ne sont pas encore reçues ou facturées, et ne sont pas comptabilisées dans les comptes fournisseurs.
Si vous convertissez le bon de commande en reçu qui n’est pas comptabilisé dans les comptes fournisseurs, les engagements de commande diminueront, mais les dépenses n’augmenteront pas tant que le reçu ne sera pas converti en facture fournisseur. Pour éviter cela, vous pouvez convertir les bons de commande directement en factures fournisseur.

Onglet Gestion du changement

Utilisez l’onglet Gestion des changements pour voir les commandes de modification de projet et les demandes de modification affectées à un projet. Nécessite l’abonnement Construction pour voir l’onglet Gestion du changement, et ces champs sont en lecture seule.

Section Commandes de modification de projet

Descriptions des champs de la section Commandes de modification de projet
Champ Description

Identifiant de la commande de modification de projet

Identification de l’ordre de modification de projet affecté au projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher l’ordre de modification du projet.

ID de projet

Identification du projet associé à l’ordre de modification du projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher le projet.

Lorsque vous créez un ordre de modification de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à l’identifiant de projet.

Identifiant client

L’identification du client associé au projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher la fiche client.

Nom du client

Nom du client associé à l’identifiant client.

Date de commande de modification de projet

Date de création de l’ordre de modification du projet.

Statut de la demande de modification

Statut de la demande de modification.

Coût total

Coût total de l’ordre de modification du projet.

Prix total

Le prix total du projet.

Description

Description de l’ordre de modification du projet.

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet associé à l’ordre de modification du projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher le contrat de projet.

Lorsque vous créez un ordre de modification de projet, vous pouvez l’affecter à un contrat de projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un ordre de modification de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez ce bouton pour exporter les ordres de modification de projet affectés au projet.

Section Demandes de modification

Descriptions des champs de la section Demande de modification

Champ

Description

Identifiant de la commande de modification de projet

Identification de l’ordre de modification du projet affecté à la demande de modification.

Sélectionnez ce lien pour afficher l’ordre de modification du projet.

Identifiant de demande de modification

Identification de la demande de modification affectée au projet.

Description

Description de la demande de modification.

Date de la demande de modification

Date de création de la demande de modification.

ID de projet

Identification du projet associé à la demande de modification.

Sélectionnez ce lien pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une demande de modification, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à l’identifiant de projet.

Type de demande de modification

Type de demande de modification.

Statut de la demande de modification

Statut de la demande de modification.

Statut

Statut de la demande de modification. Affiche l’une des options suivantes :

  • Comptabilisé

  • Brouillon

Coût total

Coût total de la demande de modification.

Prix total

Le prix total du projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons

Champ

Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une demande de modification.

Exporter au format CSV

Sélectionnez ce bouton pour exporter les demandes de modification affectées au projet.

Onglet Contrats de projet

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, contactez votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Utilisez l’onglet Contrats de projet pour voir les contrats de projet de construction et les lignes de contrat de projet affectés à un projet. Ces champs sont en lecture seule.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Affichez les contrats de projet de construction affectés à un projet.

Section Contrats de projet

Descriptions des champs de la section Contrats de projet
Champ Description

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet affecté au projet.

Sélectionnez pour afficher le contrat de projet.

ID de projet

Identification du projet associé au contrat de projet.

Sélectionnez pour afficher le projet.

Lorsque vous créez un contrat de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé au contrat de projet.

Identifiant client

Identification du client associé au contrat de projet.

Sélectionnez pour afficher le client.

Lorsque vous créez un contrat de projet, vous l’affectez à un client.

Nom du client

Nom du client associé au contrat de projet.

Prix initial

Prix d’origine du contrat de projet.

Prix de révision

Le prix de révision du contrat de projet.

Modification du prix approuvée

Le prix de modification approuvé du contrat de projet.

Prix total révisé du contrat

Prix total révisé du contrat de projet.

Total facturé

Total facturé pour le projet.

Retenue de garantie totale retenue

Total de la retenue de garantie détenue pour le projet.

Retenue de garantie totale levée

Total de la retenue de garantie libérée pour le projet.

Solde de retenue de garantie

Solde de retenue de garantie pour le projet.

Total des paiements reçus

Total des paiements reçus pour le projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un contrat de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les contrats de projet affectés au projet.

Section Lignes de contrat de projet

Descriptions des champs de la section Lignes de contrat de projet

Champ

Description

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet affecté au projet.

Sélectionnez pour afficher le contrat de projet.

Nom du contrat du projet

Nom du contrat de projet affecté au projet.

Identifiant de ligne de contrat de projet

Identification de la ligne de contrat du projet affectée au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher la ligne de contrat du projet.

Nom de la ligne

Nom de la ligne de contrat du projet.

ID de projet

Identification du projet associé à la ligne de contrat du projet.

Sélectionnez pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une ligne de contrat de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à la ligne de contrat du projet.

ID de tâche

Identification de la tâche associée au projet.

Sélectionnez pour afficher la tâche.

Nom de la tâche

Nom de la tâche associée à la ligne du contrat de projet.

Prix initial

Prix d’origine de la ligne de contrat du projet.

Prix de révision

Le prix de révision de la ligne de contrat du projet.

Modification du prix approuvée

Prix de modification approuvé de la ligne de contrat du projet.

Prix total révisé du contrat

Prix total révisé du contrat de la ligne de contrat du projet.

Total facturé

Total facturé pour la ligne de contrat du projet.

Retenue de garantie détenue

Retenue de garantie relative à la ligne de contrat du projet.

Retenue de garantie débloquée

Retenue de garantie libérée pour la ligne de contrat du projet.

Solde de retenue de garantie

Solde de retenue de garantie pour la ligne de contrat du projet.

Paiements reçus

Paiements reçus pour la ligne de contrat du projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons

Champ

Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une ligne de contrat de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les lignes de contrat de projet affectées au projet.

Onglet Factures de projet

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, contactez votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Utilisez l’onglet Factures de projet pour afficher les factures de projet et les factures de déblocage de retenue de garantie attribuées à un projet. Vous pouvez également afficher les paiements, crédits et régularisations utilisés pour payer un projet. Ces champs sont en lecture seule.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Afficher les informations de facturation du projet.

Section Factures de projet

Descriptions des champs de la section Factures de projet
Champ Description

Nom du client

Nom du client associé à la facture de projet.

Identifiant de facture CC

L’identification de la facture affectée au projet.

Voici les factures de projet :

  • Factures des comptes clients

  • Factures de Ventes

  • Générer les factures pour le projet

Sélectionnez pour afficher la facture de projet.

Date

Date de création de la facture de projet.

Date de comptabilisation dans le grand livre

Date de comptabilisation de la facture de projet dans le Grand livre.

Statut du document

Statut du document de la facture de projet.

ID document

Identification du document affecté au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher la facture du contrat de projet.

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet affecté au projet.

Devise

La devise du projet.

Montant

Montant du projet.

Retenue de garantie détenue

Retenue de garantie détenue pour le projet.

Retenue de garantie débloquée

Retenue de garantie libérée pour le projet.

Retenue de garantie facturée

Retenue de garantie facturée pour le projet.

Montant dû

Montant dû pour le projet.

Montant payé

Montant payé pour le projet.

Jours de retard

Nombre de jours de retard pour payer le projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une facture de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les factures de projet affectées au projet.

Section Factures de déblocage de retenue de garantie

Descriptions des champs de la section Factures de levée de retenue de garantie
Champ Description

ID de la facture de déblocage de retenue de garantie

Identification de la facture de déblocage de retenue de garantie affectée au projet.

Date de transaction

Date de la transaction pour la facture de déblocage de la retenue de garantie.

Date de comptabilisation dans le grand livre

Date de comptabilisation dans le Grand livre de la facture de déblocage de la retenue de garantie.

Statut du document

Statut du document de la facture de déblocage de la retenue de garantie.

Devise de transaction

Devise de transaction du projet.

Montant

Montant du projet.

Paiements reçus

Les paiements reçus pour le projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une facture de déblocage de retenue de garantie.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les factures de déblocage de retenue de garantie affectées au projet.

Section Paiements

Descriptions des champs de la section Paiements
Champ Description

Paiements

Paiement utilisé pour payer le projet.

Type de paiement

Le type de paiement pour le projet.

Compte bancaire

Le compte bancaire associé au paiement.

Référence du paiement

La référence de paiement pour le projet,

Date de paiement

La date de paiement du projet.

Devise de transaction

Devise de transaction du projet.

Montant du paiement

Montant du paiement pour le projet

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un paiement.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les paiements affectés au projet.