Descriptions des champs : Informations sur le projet

  • Si le projet fait partie d’un autre projet (par exemple, une phase ou un jalon), vous pouvez choisir son projet parent et décider de le facturer ou non avec le projet parent.
  • Dans cet onglet, vous avez également la possibilité de définir Feuille de temps et restrictions d’utilisateur des dépenses pour ce projet.
    Soit limiter les entrées de temps aux seules ressources affectées, soit permettre à n’importe qui de saisir du temps (utile lorsque Mise en place de projets de frais généraux).

 

La sélection de devise dans la section Résumé financier de l’onglet Résumé du projet est appliquée exclusivement aux données du résumé financier. L’autorisation d’exécuter le rapport Grand livre (GL) est requise pour afficher les données financières, et une permissions illimitée est nécessaire pour afficher rapport données dans un lien d’exploration.

Section d’informations sur le projet

Descriptions des champs de la section d’informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

Si Projets est configuré pour numéroter automatiquement les nouveaux projets, Nouveau-s’affiche.
Vous pouvez entrer le même nom pour l’ID de projet et le nom du projet.

Nom du projet

Donnez un nom au projet. Vous pouvez saisir à nouveau l’identifiant du projet ou saisir un nom de projet plus descriptif. Il peut également être utile d’inclure le nom du client entre parenthèses à côté pour une identification facile lors de la saisie du temps et des dépenses, par exemple 1001 : Audit (North Lakes Dental).

Catégorie de projet

Les catégories de projets sont principalement utilisées à des fins de reporting. Par exemple, utilisez des groupes de dimensions pour filtrer les projets internes non facturables, puis utilisez ce groupe de dimensions pour filtrer les états financiers.

Les catégories de projets comprennent :

  • Contrat
  • Immobilisé
  • Interne non facturable
  • Interne facturable

Type de projet

Les types de projet sont des balises créées par l’utilisateur que vous pouvez utiliser pour catégoriser et générer des rapports sur vos projets. Pour en savoir plus, rendez-vous sur types de projets.

Description

Entrez une brève description de votre projet.

Client

Sélectionnez le client pour lequel le projet est en cours de réalisation.

Date de début

La date à laquelle le projet doit commencer. Saisissez au format MM/JJ/AAAA.

L' Date de début indique le moment où commencer la comptabilisation des écritures du Grand livre dans le projet, y compris les écritures budget. Date des transactions effectuées à partir du projet Date de début.

Si vous modifiez une date avec des tâches et des ressources affectées, vous êtes invité à Décalez toutes les dates d’affectation des tâches et des ressources vers le même montant de temps que vous décalez la date de début du projet. Par exemple, si vous repoussez votre projet de 2 semaines, vous pouvez également modifier la date de début des tâches et des affectations de ressources de 2 semaines.

Sur la fenêtre contextuelle, vous pouvez également Décaler la date de fin du projet Reculez le même montant de temps pour que la durée du projet reste la même.

Date de fin

La date à laquelle le projet doit se terminer. Saisissez au format MM/JJ/AAAA.

Projet parent

Si ce projet est l’enfant d’un autre projet, sélectionnez le projet parent et (éventuellement) indiquez si vous souhaitez facture avec son projet parent. Par exemple, dans un projet de rénovation de maison, la rénovation de la cuisine serait un projet enfant de la rénovation de la maison. En savoir plus sur l’organisation de projets connexes.

Si vous vous abonnez à Construction et que vous utilisez la gestion des en-cours, la modification de la hiérarchie du projet peut entraîner une mauvaise gestion des projets dans les calendriers d’en-cours. Après avoir modifié le projet parent, vérifier les paramètres dans la gestion des travaux en cours pour vous assurer que les projets modifiés sont correctement traités dans les calendriers des travaux en cours..

Facturer avec parent

Cochez cette case si vous souhaitez générer des factures qui incluent le projet parent et ce projet ensemble. Par exemple, si vous souhaitez créer une facture pour une rénovation de maison qui inclut la rénovation de la cuisine, vous devez sélectionner cette option pour le projet de rénovation de la cuisine.

Statut du projet

Sélectionnez le statut d’un projet dans le menu déroulant. Si vous avez créé un statut de projet (Projets > Mise en place > Projets > Statut > Ajouter) pour empêcher les transactions, vous pouvez l’attribuer ici. Par exemple, vous pouvez attribuer au statut de projet « Empêcher la saisie des notes de frais » si vous souhaitez bloquer les entrées de dépenses pour votre projet. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Créer un statut de projet.

Utilisez l’option Inactif Statut pour identifier les projets anciens ou obsolètes comme inactifs.

Statut

Si un projet est ancien ou obsolète, vous pouvez définir le statut sur Inactif afin qu’il n’apparaisse plus dans la liste des Projets. Pour tous les autres Projets, sélectionnez Actif. Vous pouvez définir le statut du projet à l’aide de la dimension Projet.

Non-comptabilisation active n’est actuellement pas une option disponible pour la dimension Projet.

Inclure des données dans les calendriers d’en-cours

Cette case à cocher indique si le projet est configuré pour être inclus dans les programmes d’en-cours. Si c’est le cas, des informations sont affichées sur la façon dont il est inclus : sur sa propre ligne, dans le cadre de son projet racine ou dans le cadre d’un autre projet.

Si le projet est inclus sur sa propre ligne, vous pouvez afficher une liste des sous-projets qui en font partie en sélectionnant Afficher les sous-projets.

Section Dimensions

Descriptions des champs de la section Dimensions
Champ Description

Département, Lieu, Classe, Contrat

Sélectionnez le service, l’établissement et la classe associés à ce projet. L’établissement et le service du projet remplacent tout établissement ou service associé à un collaborateur sur une feuille de temps. Si vous laissez l’établissement et le service du projet vides, l’établissement et le service de l’collaborateur sont utilisés.

Si vous vous abonnez à Construction et que vous utilisez la gestion des travaux en cours, la modification de l’établissement d’un projet peut entraîner une mauvaise gestion du projet dans les calendriers des travaux en cours. Après avoir changé l’établissement d’un projet, vérifier les paramètres dans la gestion des travaux en cours pour vous assurer que le projet est correctement géré dans les calendriers des travaux en cours.

Les coûts de main-d’œuvre s’accumulent sur l’établissement du projet (s’il y en a un), et non sur l’établissement du collaborateur.
Cependant, s’il n’existe pas d’établissement de projet, les coûts de main-d’œuvre s’accumulent sur l’établissement du collaborateur.

Le champ Contrat n’est applicable que si votre société est abonnée à des contrats. Si le projet est associé à un contrat, le champ Contrat affiche l’ID de contrat associé sous forme de lien. L’identifiant de contrat s’affiche uniquement si vous affichez le projet au même niveau de l’entité que celui dans lequel le contrat a été créé. Vous créez l’association projet-contrat sur le contrat. En savoir plus sur contrats avec projets.

Cette page prend en charge l’utilisation limitée des dimensions. Vous pouvez sélectionner des valeurs pour Emplacement, Département, Classe et Client uniquement.

Section Contacts

Descriptions des champs de la section Contacts
Champ Description

Contact principal

Désignez un contact principal pour le projet. Ce contact est la personne à qui les autres personnes peuvent s’adresser pour poser des questions et obtenir des informations sur le projet.

Contact d’expédition

Désignez la personne ou l’organisation à qui les factures du projet sont envoyées. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez expédier au contact client.

Contact de facturation

Désignez la personne ou l’organisme responsable du paiement des factures du projet. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez facturer fournisseur au contact client.

Section Personnes

Descriptions des champs de la section Personnes
Champ Description

Responsable projet

Attribuez un type d’utilisateur de chef de projet à ce projet. Les chefs de projet approuvent généralement les feuilles de temps et les rapports de dépenses. Les chefs de projet peuvent également exécuter et afficher des rapports de projet.

utilisateur externe (client)

Si un représentant du client souhaite être en mesure d’approuver des feuilles de temps pour le projet, attribuez un utilisateur externe. Pour attribuer un approbateur externe, sélectionnez la flèche vers le bas utilisateur externe (client) et, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le nom du client auquel vous souhaitez accorder l’autorisation d’approuver des feuilles de temps. Si le nom du client ne figure pas dans la liste, sélectionnez Ajouter en haut de la liste pour ouvrir la fenêtre Informations sur l’utilisateur. Utilisez les cases de cette fenêtre pour ajouter le client en tant que nouvel utilisateur.
Lorsque vous ajoutez ce client en tant que nouvel utilisateur, Sage Intacct peut vous facturer des frais de licence de siège supplémentaires. Assurez-vous également de modifier les autorisations de ce nouvel utilisateur pour afficher et travailler uniquement avec les feuilles de temps.

Contact commercial

Indiquez le contact commercial, le cas échéant, pour ce projet.

Section Portée et calendrier

Nécessite l’abonnement Construction pour voir la section Portée et calendrier. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Ajouter l’étendue et le calendrier à un projet.

Portée

Description des champs de la section Portée
Champ Description

Portée

Décrivez la portée du projet.

Inclusions

Entrez les inclusions pour le projet.

Exclusions

Entrez les exclusions pour le projet.

Conditions de paiement

Décrivez les conditions de paiement du projet.

Calendrier

Descriptions des champs de la section Calendrier
Champ Description

Date de début prévue

Sélectionnez ou saisissez la date de début prévue du projet.

Date de début réelle

Sélectionnez ou saisissez la date de début réelle du projet.

Date d’achèvement prévue

Sélectionnez ou entrez la date d’achèvement prévue du projet.

Date d’achèvement révisée

Sélectionnez ou entrez la date d’achèvement révisée du projet.

Date d’achèvement substantielle

Sélectionnez ou entrez la date d’achèvement substantiel du projet.

Date d’achèvement réelle

Sélectionnez ou entrez la date d’achèvement réelle du projet.

Avis d’exécution

Sélectionnez ou entrez la date à laquelle le projet a reçu l’avis d’aller de l’avant.

Réponse requise

Sélectionnez ou entrez la date d’échéance de la réponse pour le projet.

Exécuté le

Sélectionnez ou entrez la date d’exécution du projet.

Impact sur la planification

Décrivez l’impact du projet sur le calendrier.

Onglet d’informations supplémentaires

Configurer des projets Pour suivre les informations sur les subventions liées à ce projet dans les sections suivantes :

  • Infos sur le projet

  • Calendrier des dépenses des subventions fédérales (SEFA)

Section d’informations sur le projet

Descriptions des champs de la section d’informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

Ce champ affiche l’ID du projet.

Nom du projet

Ce champ affiche le nom du projet.

Identifiant de projet parent

Pour un projet enfant, ce champ affiche l’ID de son projet parent.

Pour un projet racine, ce champ est vide (les projets racines ne peuvent pas avoir de projet parent).

Identifiant de projet racine

Pour un projet enfant, ce champ affiche l’ID de son projet racine.

Pour un projet racine, ce champ affiche l’ID du projet.

Les champs suivants n’apparaissent que lorsque vous Configurer des projets pour utiliser les champs d’octroi.

Section d’informations sur le projet avec descriptions des champs de subvention
Champ Description

Restriction des revenus

Champ Subvention pour indiquer comment restreindre les revenus de subvention reçus :

  • Objet
  • Temps
  • S.O. (sans objet)

Années d’expiration des restrictions

Champ Subvention pour indiquer quand dépenser les fonds reçus conformément à la loi fédérale.

Date d’expiration de la première restriction

Champ d’octroi pour indiquer quand (date) les fonds reçus expirent.
Par exemple, les fonds ou les crédits expirent à la fin de l’exercice au cours duquel ils ont été affectés.

Satisfaction temporelle planifiée

Cochez cette case pour indiquer qu’il existe une entrée de temps récurrente afin de lever la restriction associée au financement.

Section Barème des dépenses des subventions fédérales (SEFA)

Cette section n’apparaît que lorsque vous Configurer des projets pour utiliser les champs d’octroi.

Descriptions des champs de section SEFA
Champ Description

Numéros de listes d’assistance

L’ALN (Assistance Listing Number) figurant sur la lettre d’attribution fédérale était anciennement connu sous le nom de CFDA (Catalog of Federal Domestic Assistance). L’ALN assure le suivi des sentences fédérales et des accords de coopération. Le reporting et l’audit utilisent l’ALN.

Nom du projet financé

Nom du projet qui reçoit un financement.

Agence

Organisme responsable du financement.

Payeur

Identifiez la source de financement :

  • Fédéral
  • Tiers

Autre identifiant

Une autre pièce d’identité pour le financement.

Assistance fournie

Identifiez le type de financement :

  • Espèces
  • Hors trésorerie

Section Progrès

Spécifiez les informations de facturation et les paramètres de facture par défaut.

  • Pour le type de facturation, choisissez Temps et matériel, Frais fixes, ou Frais fixes et frais.
  • Si vous facturez au client des dépenses et d’autres achats, vérifiez la Les dépenses des collaborateurs sont facturables par défaut et Entrées de point d’accès et de bon de commande par défaut facturables pour rendre les transactions facturables au client par défaut.
Descriptions des champs de la section de progression
Champ Description

Pourcentage de réalisation calculé

Ce champ fournit un calcul à jour de l’achèvement du projet par rapport à la durée estimée de toutes les tâches du projet. Le pourcentage calculé pour cent d’achèvement est calculé en divisant les heures réelles pour les tâches de projet par la durée estimée des tâches de projet.

Durée estimée

Une estimation du temps que vous pensez que la réalisation de votre projet prendra.

Durée réelle

Somme des heures actuellement soumises pour une tâche de ce projet. La durée réelle des heures comprend les heures approuvées et les heures non approuvées.

Durée approuvée

Le numéro total d’heures approuvées pour les tâches de ce projet.

Durée restante

Lorsque vous soustrayez la durée réelle de la durée estimée, vous disposez de la durée restante allouée à ce projet.

Pourcentage d’achèvement observé

Utilisez ce tableau pour entrer votre estimation personnelle de l’achèvement du projet à une date précise. Suivez les valeurs et les dates d’achèvement pour cent en saisissant des dates et des pourcentages au fur et à mesure de l’avancement du projet.
En option, il peut être utilisé pour :
  • Pour la reconnaissance de revenu, le pourcentage observé pour cent d’achèvement est utilisé pour la méthode d’enquête de reconnaissance de revenu pour cent d’achèvement.
  • Pour la facturation, le pourcentage observé pour cent d’avancement peut être utilisé pour Facturation à honoraires fixes basée pour cent d’achèvement.
  • Pour les rapports personnalisés et les diagrammes de Gantt, la Date de référence la plus récente est utilisée lorsque les données sont affichées.

Vous pouvez également utiliser cette table pour définir manuellement un projet à un statut achevé à des fins de reconnaissance de revenu ou de facturation, à partir de n’importe quelle méthode. Pour marquer un projet comme terminé, entrez un À ce jour et réglez l’icône Pourcentage d’achèvement valeur à 100. Ce processus déclenche la comptabilisation du revenu restant à la date spécifiée et la facturation de tous les montants restants.

Vous ne pouvez apporter des modifications qu’à la À ce jour colonne dans le Pourcentage observé pour cent d’achèvement sur un projet ou une tâche si la nouvelle date de A est dans une période ouverte. Si vous essayez d’enregistrer une date de début dans une période clôturée, un message d’erreur s’affiche. Dans ce scénario, vous pouvez soit ouvrir la période et modifier la date, soit sélectionner une autre date d’effet.

Meilleures pratiques : Lorsque vous devez mettre à jour le pourcentage d’achèvement du projet ou de la tâche, ajoutez un nouveau pourcentage avec un nouveau En date du dans le tableau au lieu de remplacer une écriture existante par le nouveau pourcentage et la nouvelle date. Cela permet de conserver un historique des pourcentages d’achèvement et de réduire la confusion lors de la génération d’un pourcentage de revenus ou de facturation basés sur l’achèvement.

Section Facturation

Descriptions des champs de la section de facturation
Champ Description

Conditions de paiement

Spécifiez le délai de paiement de votre projet. Lorsque vous générez une facture par projet, le délai de paiement figure par défaut sur l’en-tête de la facture. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez utiliser les conditions de paiement du client.

Type de facturation

Sélectionnez le mode de facturation du projet. Après avoir généré une facture pour ce projet, vous ne pouvez plus modifier le type de facturation.

  • Temps et matériel : Facture au client toute saisie de temps, dépense ou achat de point d’accès/bon de commande marqué comme facturable et attribué à ce projet.
  • Frais fixes : Facture au client des frais fixes, en fonction des postes dans une définition de transaction Ventes.
  • Frais fixes : Facture au client des frais fixes, en fonction des postes dans une définition de transaction Ventes, plus les frais facturables.

En savoir plus sur la configuration Projets de temps et de matériaux et Projets à honoraires fixes.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.

Montant du contrat

Entrez le montant contractuel pour le projet à des fins de reporting.

Devise du projet

Saisissez une devise pour votre projet. Il s’agit de la devise dans laquelle vous allez saisir et afficher les informations de projection du projet dans l’onglet Résumé du projet. La devise du projet est par défaut la devise utilisée dans l’établissement où le projet se déroule.

Si vos projets se déroulent dans plusieurs emplacements avec des devises différentes, configurez chaque établissement avec la bonne devise. Pour vous assurer que les coûts de main-d’œuvre de votre projet reflètent la bonne devise, associez chaque projet à l’établissement approprié.

Les dépenses des collaborateurs sont facturables par défaut (pour les utilisateurs abonnés à Project Costing & Billing)

Rendez les dépenses saisies pour le projet facturables par défaut. Lorsqu’un utilisateur crée un élément de poste sur un rapport de dépenses et sélectionne le projet, la case Facturable est automatiquement cochée ou vide en fonction de ce que vous choisissez ici. Cela peut faire gagner du temps à vos employés et réduire les erreurs de saisie de données.

Les employés peuvent toujours remplacer la valeur par défaut pour les transactions individuelles. Par exemple, désélectionner l’option facturable pour une dépense particulière que vous ne souhaitez pas écriture inter-entités automatisée au client.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.

Entrées de point d’accès et de bon de commande par défaut facturables (pour les utilisateurs abonnés à Project Costing & Billing)

Rend les achats de projet saisis via les Comptes fournisseurs ou les Achats facturables par défaut. Lorsqu’un utilisateur crée un élément de poste sur un rapport de dépenses et sélectionne le projet, la case Facturable est automatiquement cochée ou vide en fonction de ce que vous choisissez ici. Cela peut faire gagner du temps à vos employés et réduire les erreurs de saisie de données.

Les employés peuvent toujours remplacer la valeur par défaut pour les transactions individuelles. Par exemple, désélectionner l’option facturable pour une dépense particulière que vous ne souhaitez pas écriture inter-entités automatisée au client.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.

Section des documents

Descriptions des champs de la section Documents
Champ Description

Numéro de commande de vente

Si vous le souhaitez, entrez le numéro de commande de vente pour ce projet.

Numéro de bon de commande

Si vous le souhaitez, entrez le numéro de commande d’achat pour ce projet.

Montant du bon de commande

Si vous le souhaitez, saisissez le montant de la commande d’achat.

Numéro de devis d’achat

Si vous le souhaitez, entrez le numéro du devis d’achat.

Numéro de référence

Entrez un numéro de référence que vous pouvez utiliser pour établir des rapports sur votre projet dans des rapports personnalisés.

Pièces jointes

Téléchargez des pièces jointes pour un stockage permanent et sûr. Par exemple, vous pouvez télécharger des cahiers des charges, des spécifications ou des accords. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

Pour référencer un document joint, chargez d’abord l’image numérisée, la feuille de calcul ou le document de traitement de texte.

Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

Section Règles de gestion

Descriptions des champs de la section Règles métier
Champ Description

Feuille de temps et utilisateur de dépenses Restrictions

Si vous le souhaitez, définissez des restrictions d’utilisateur de feuille de temps et de dépense pour ce projet. Vous pouvez limiter les entrées de temps aux seules ressources affectées ou permettre à n’importe qui d’entrer du temps, ce qui peut être utile lorsque Mise en place de projets de frais généraux.

Votre sélection remplace les restrictions de utilisateur par défaut pour le application Projets (Projets >Mise en place Configuration >).

Règles de transaction

Sélectionnez les règles de transaction que vous souhaitez associer à ce projet.

Les règles de transaction peuvent être utilisées pour comptabiliser automatiquement des transactions secondaires dans des projets sous la forme d’écritures de journal. Par exemple, vous pouvez calculer et comptabiliser les coûts de main-d’œuvre indirects.

Vous pouvez affecter n’importe quel numéro de règles de transaction à un projet. Si une règle de transaction est affectée à un projet, toutes les transactions comptabilisées dans le projet sont examinées par rapport aux lignes de la règle et, si le groupe d’articles du grand livre correspond à la transaction, la ligne associée est exécutée.

Onglet Ressources et facturation

Sélectionnez les ressources de votre projet et la façon dont vous souhaitez fixer les prix.

  • Si vous avez sélectionné des options qui limitent la saisie du temps aux seuls employés affectés au projet, assurez-vous d’ajouter des ressources ici.
  • Si vous facturez au client du temps, des dépenses et d’autres matériaux, vous pouvez également utiliser cet onglet pour spécifier comment déterminer les prix de la main-d’œuvre facturable, des dépenses et des achats AP/PO.

Affectez des employés (ressources) au projet et fixez les prix. Si vous facturez au client du temps, des dépenses ou des achats AP/PO, remplissez les informations de tarification ici. Suivez les instructions pour établir les prix en fonction de Taux de facturation ou pourcentage de majoration par rapport au coût. Au moment de la facture, si vous ne choisissez pas de liste de tarifs sur la page Générer des factures, la tarification spécifique au projet que vous entrez ici est utilisée.

L' Tâches L’onglet n’apparaît qu’une fois que vous avez enregistré le projet au moins une fois. Vous pouvez affecter des ressources à chaque tâche et spécifier si la tâche est facturable.

Vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ? Créez un champ personnalisé pour votre projet et transférez-le vers un document de facture Ventes.

  1. Créez deux champs personnalisés, un pour le Projet et un pour l’objet Ventes objet.
  2. Pour chaque champ personnalisé, lorsque vous choisissez les caractéristiques du champ, veillez à saisir les mêmes informations pour le libellé, la valeur par défaut et l’ID de champ.

Lorsque vous créez une facture pour votre projet via Générer des factures, le champ personnalisé est transféré vers le document de facture.

Section d’informations sur le projet

Descriptions des champs de la section d’informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

L’identification du projet.

Nom du projet

Nom du projet.

Identifiant de projet parent

L’identification du projet parent,

Recherche de ressources (pour les utilisateurs abonnés à la gestion de projets et de ressources)

Trouvez les ressources du projet en fonction de leur expertise, de leur disponibilité et d’autres facteurs, et ajoutez-les au projet.

Vous pouvez Activer la gestion du projet et des ressources sur la page Configurer les Projets. Obtenez une vue d’ensemble sur Planification des ressources et apprenez-en plus sur Trouver et planifier les ressources du projet.

Calendriers de ressources (pour les utilisateurs abonnés à la gestion de projets et de ressources)

Voir qui est disponible pour travailler sur ce projet.

Vous pouvez activer la gestion des projets et des ressources sur la page Configurer les Projets. Obtenez une vue d’ensemble sur Planification des ressources et apprenez-en plus sur Trouver et planifier les ressources du projet.

Devise du taux de facturation

À titre indicatif seulement. Ce champ clarifie la devise utilisée dans le tableau ci-dessous pour la tarification de la main-d’œuvre.

Section de contrôle de la facturation

Entrez les informations sur la façon dont vous souhaitez gérer la facturation de votre projet. Ces options remplacent les options de facturation définies au niveau du client.

  • Pour les projets qui ne peuvent pas être facturés pour un montant supérieur au montant contractuel, par exemple, un Temps et matériaux (TM) pour un contrat maximum, choisissez de configurer votre projet pour qu’il soit automatiquement Émettre un message d’avertissement ou Empêcher la facturation pour les facturations qui dépassent celles du projet Montant de la facturation prévue.
  • Entrez une option Message de facturation. Il s’agit d’un message qui sera par défaut dans l’en-tête de la facture lorsque vous générerez des factures pour ce projet.
Descriptions des champs de la section de contrôle de la facturation
Champ Description

Si les facturations réelles dépassent le montant de facturation prévu

Automatisez le contrôle de la facturation pour prévenir ou avertir des facturations qui dépassent le montant de facturation prévu du projet. Des options s’appliquent lorsque vous génèrez des factures par projet.

  • Ne rien faire : Ne prenez aucune mesure si les facturations dépassent le montant de facturation prévu.
  • Émettez un message d’avertissement : Sur la page Générer des factures en mode Aperçu, vous recevrez un message d’avertissement indiquant que la facture dépassera le montant de facturation prévu. Vous pouvez toujours créer une facture. Toutefois, si l’option Générer des factures s’exécute hors ligne et qu’une facture dépasse le montant de facturation prévu, la facture ne sera pas créée.
  • Empêcher la facturation : Si le montant de la facture dépasse le montant de la facture prévu, vous ne pouvez pas générer de facture. Si l’option Générer des factures s’exécute hors ligne, toutes les factures, à l’exception des factures qui placent votre projet au-dessus des montants prévus, sont créées.

Si vous avez choisi d’émettre un message d’avertissement ou d’empêcher la facturation, vous pouvez exclure les dépenses de collaborateur, de comptabilité fournisseurs et de bons de commande de la prise en compte dans le calcul de la surestimation en sélectionnant l’icône Exclure les dépenses case à cocher.

Message de facture

Créez un message de facture personnalisé pour votre projet. Par défaut, ce message s’affichera dans l’en-tête de la facture lorsque vous générerez des factures par projet. Vous pouvez remplacer le champ de message de facture sur une facture spécifique en saisissant votre message dans le mode Aperçu de Générer des factures.

Il se peut que votre client ait déjà un message par défaut associé à sa fiche client. Si c’est le cas, le message du client apparaîtra automatiquement dans ce champ de message de facture. Vous pouvez remplacer le message client en saisissant simplement un nouveau message à imprimer sur la facture de ce projet.

Remplacement de la devise de la facture

La devise de la facture est déterminée par le client ou le projet. Par défaut, les factures seront générées dans le devise du client. Pour générer des factures dans une devise de projet, entrez ici un remplacement de devise de facture. Par exemple, si vous vendez des projets par l’intermédiaire de revendeurs, vous pouvez vendre un projet au revendeur A au Royaume-Uni en GBP et un projet au revendeur B en France en EUR. Vous factureriez le revendeur A pour son projet en GBP et le revendeur B pour son projet en EUR.

En savoir plus sur Génération de factures.

Section de saisie

Descriptions des champs de la section Ressources et écritures de facturation
Champ Description

Collaborateur

Affectez des employés à ce projet. Les employés sont également appelés « ressources ».
  • Les informations de tarification facultatives pour ce collaborateur peuvent être saisies dans d’autres colonnes.
  • Si le prix est saisi pour le collaborateur, mais qu’aucun article n’est spécifié, le prix s’applique au collaborateur quel que soit l’article. Par exemple, si le taux de facturation d’un collaborateur est toujours de 100,00 $, vous pouvez omettre l’article et entrer 100,00 $ dans la colonne Main-d’œuvre.
  • Si vous avez limité la saisie du temps aux seuls employés affectés, assurez-vous de sélectionner les employés qui travailleront sur le projet.
Si vous devez facturer fournisseur un collaborateur à deux taux de facturation différents (par exemple, vous avez un collaborateur qui doit effectuer la gestion et la mise en œuvre d’un projet pour un projet), saisissez le collaborateur deux fois et attribuez un élément différent à chacun. Chaque article aura un taux de facturation distinct et sera attribué à la tâche appropriée que vous avez créée pour le projet (dans cet exemple, la gestion et l’implémentation du projet).

Article

Permet de spécifier un article dans le but d’établir un prix spécifique au projet.
  • Si le prix est saisi pour un article, mais qu’aucun collaborateur n’est spécifié, le prix s’applique à l’article quel que soit le collaborateur. Par exemple, si les services de gestion de projet sont toujours facturés à 120,00 $, quel que soit l’collaborateur qui effectue le travail, vous devez sélectionner Gestion de projet comme article et entrer 120,00 $ dans la colonne Main-d’œuvre.
  • Si un collaborateur et un article sont spécifiés en même temps qu’un prix de main-d’œuvre ou de dépense, le prix s’applique aux entrées de feuille de temps ou aux dépenses saisies par ce collaborateur.

Description

Si vous le souhaitez, entrez une description du rôle de ce collaborateur dans le projet dans la zone Description.

Date de début

Spécifie la date d’entrée en vigueur de la tarification. Si votre tarification change ultérieurement, vous pouvez saisir une tarification supplémentaire avec une nouvelle date de début.

Main-d’œuvre (pour les utilisateurs abonnés à Project Costing & Billing)

Sélectionnez dans l’en-tête de la colonne pour établir la tarification par défaut de la main-d’œuvre, basée sur les taux de facturation ou un pourcentage de majoration sur le coût du temps de l’collaborateur. Dans les rangées sous l’en-tête, vous pouvez entrer des taux de facturation ou des majorations pour des employés spécifiques ou des combinaisons collaborateur/article.

Le taux de facturation est utilisé pour déterminer le montant de facturation du projet lorsque vous générez des factures et pour les règles de transaction. Si aucun taux de facturation n’est spécifié, les deux processus trouvent un taux de facturation standard dans une liste de tarifs Ventes Écriture.

Vous pouvez entrer un maximum de 2 chiffres après la décimale, par exemple, 100,00.

Dépense (pour les utilisateurs abonnés à Project Costing & Billing)

Sélectionnez dans l’en-tête de la colonne pour établir une tarification par défaut pour les dépenses, basée sur les taux de facturation ou un pourcentage de majoration sur votre coût. Dans les rangées sous l’en-tête, vous pouvez entrer des taux de facturation ou des majorations pour des employés spécifiques ou des combinaisons collaborateur/article.

Vous pouvez entrer un maximum de 2 chiffres après la décimale, par exemple, 100,00.

AP et PO (pour les utilisateurs abonnés à Project Costing & Billing)

Sélectionnez dans l’en-tête de colonne pour entrer un pourcentage de majoration par défaut pour les achats AP/PO. Dans les lignes situées sous l’en-tête, vous pouvez remplacer le balisage par défaut pour des éléments spécifiques.

Vous pouvez entrer un maximum de 2 chiffres après la décimale, par exemple, 100,00.

Onglet Résumé du projet

Fournit un aperçu de la performance financière d’un projet. Cet onglet affiche les indicateurs clés de performance, y compris les détails des revenus, les projections de projet, les heures et les dépenses. Observez les performances de votre projet et améliorez votre prise de décision.

L' Résumé du projet comprend les montants en dollars des factures de projet de Comptes clients (RA) réelles, générées via PGI.

La sélection de devise dans la section Résumé financier de l’onglet Résumé du projet est appliquée exclusivement aux données du résumé financier. Des permissions explicites pour exécuter le rapport Grand livre (GL) sont requises pour explorer et afficher les données du rapport.

Vous pouvez créer un rapport qui résume plusieurs projets dans une seule vue, avec des options qui vous permettent de sélectionner uniquement les projets et les champs que vous souhaitez voir. En savoir plus sur rapports résumés du projet.

Les données qui s’affichent sont cumulatives, depuis le début du projet jusqu’au moment présent.

Descriptions des champs de l’onglet Résumé du projet
Champ Description

Sommaire financier

Dans cette section, vous trouverez des informations à jour sur des indicateurs financiers clés tels que votre marge brute, votre revenu net, vos revenus différés, le coût des marchandises vendues et vos dépenses salariales.

L' Afficher la devise Le menu déroulant vous permet de sélectionner et d’afficher le résumé financier du projet dans la devise choisie. La devise de tenue de compte est affichée par défaut. La sélection de devise s’applique exclusivement aux données de résumés financiers. Les valeurs en devises du résumé financier sont calculées à l’aide du taux journalier Intacct. Pour plus d’informations, consultez Changer de devise et explorer les données financières et À propos du taux de change quotidien de Intacct.

Vous pouvez accéder aux données du résumé financier et afficher les données de solde GL sources dans la base de devise de transaction initiale. Des permissions explicites pour exécuter le rapport Grand livre (GL) sont requises pour explorer et afficher les données du rapport.

D’où proviennent les chiffres du résumé financier ?

Les montants de la section Résumé financier sont basés sur les groupes de comptes que vous avez choisis lors de la configuration de l’application Projets. Pour vérifier ou modifier les groupes de comptes, procédez comme suit :

  1. Accédez à la page de configuration des Projets (Projets > Configuration > Configuration).
  2. Retrouvez la section Résumé du projet. Par exemple, le montant des salaires totaux est calculé à l’aide des comptes du groupe de comptes que vous avez sélectionné pour les salaires.
  3. Choisissez les libellés qui s’affichent en sélectionnant Utilisez les noms de groupe de compte « Afficher en tant que » au lieu des libellés ci-dessus sur la page Configurer les Projets.
    Cela vous permet d’utiliser le champ « Paiements » pour un autre indicateur financier, par exemple, les coûts indirects.

Projections du projet

Entrez des chiffres prévisionnels pour le montant de la facturation, le coût et la durée (en heures) de ce projet. Vous pouvez inclure ces valeurs dans les états financiers standard.

Si vous utilisez la reconnaissance de revenu par coût, vous pouvez obtenir les projections de projet à partir du Grand livre en saisissant un ID de projection GL. Ceci est utilisé par Rev Rec pour calculer le montant des coûts prévus pour le projet.

Pour les entreprises multi-devises : Entrez le montant de facturation prévu et le coût prévu dans la devise que vous avez désignée dans le Devise du projet dans l’onglet Informations supplémentaires.

Lorsque vous enregistrez vos entrées prévisionnelles et que vous revenez à l’onglet Résumé du projet, nous comparons vos chiffres prévisionnels aux montants et aux heures réels, notamment :

  • Facturations réelles basées sur les postes étiquetés dans le projet et validés dans les comptes clients.
  • Coût basé sur le groupe de compte coût des marchandises sélectionné lors de la configuration de Projets.
  • La durée réelle est basée sur toutes les heures saisies moins les heures refusées.
  • Différences basées sur le montant prévu moins le montant réel.
  • Écarts basés sur les différences divisées par le montant prévu.

Heures

Les heures se calculent comme suit :

  • Heures facturables sont toutes les heures marquées comme facturables moins les heures refusées.
  • Heures facturées sont toutes les heures marquées comme facturables ET facturées.
  • Heures non facturables sont toutes les heures marquées comme non facturables moins les heures refusées.
  • Total des heures non facturables sont le nombre total d’heures facturables moins le nombre total d’heures facturées.

Vous pouvez inclure ces valeurs dans les états financiers standard.

Dépenses des collaborateurs, des comptes fournisseurs et des bons de commande

Consultez le détail des dépenses facturables et non facturables, découvrez combien vous avez facturé au client jusqu’à présent et faites le suivi des biens et services en commande (vos engagements en matière de bons de commande).

  • Total des dépenses facturables comprend toutes les dépenses facturables des Comptes fournisseurs, des dépenses et des Achats, moins les dépenses refusées et modifiées par tout ajustement. Pour calculer ce total, nous incluons les dépenses facturables des factures, des rapports de dépenses des collaborateurs et des bons de achat qui ont été convertis en factures fournisseurs et validés dans la comptabilité fournisseurs.
  • Total des dépenses non facturées et Total des dépenses facturées Décomposez vos dépenses facturables pour montrer combien le client a été facturé jusqu’à présent.
  • Le total des dépenses non facturables comprend toutes les dépenses des Comptes fournisseurs, des Achats et des Dépenses non marquées comme facturables, moins les dépenses refusées et modifiées par tout ajustement. Pour calculer ce total, nous incluons les dépenses non facturables des factures, des rapports de dépenses des collaborateurs et des bons de achat qui ont été convertis en factures fournisseur et validés dans AP.
  • Engagements des OP sont des commandes passées par le biais des Achats qui n’ont pas encore été reçues ou facturées, et qui ne sont pas enregistrées dans AP.
Si vous convertissez la commande d’achat en un reçu qui n’est pas comptabilisé dans la Comptabilité fournisseurs, les engagements de bon de commande diminueront, mais les dépenses n’augmenteront pas tant que la réception n’aura pas été convertie en facture fournisseur. Pour éviter cela, vous pouvez convertir les bons de achat directement en factures fournisseur.

Onglet Gestion des modifications

Utilisez l’onglet Gestion des modifications pour voir les commandes de modification de projet et les demandes de modification affectées à un projet. Nécessite l’abonnement Construction pour voir l’onglet Gestion des modifications, et ces champs sont en lecture seule.

Section Commandes de modification de projet

Description des champs de la section Ordres de changement de projet
Champ Description

Identifiant de la commande de modification de projet

L’identification de l’ordre de modification du projet attribué au projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher l’ordre de modification du projet.

ID de projet

L’identification du projet associé à l’ordre de modification du projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une commande de modification de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à l’identifiant de projet.

Identifiant client

L’identification du client associé au projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher la fiche client.

Nom de client

Nom du client associé à l’identifiant client.

Date de commande de modification de projet

Date de création de l’ordre de modification du projet.

Statut de la demande de modification

Le statut de la demande de modification.

Coût total

Coût total de l’ordre de modification du projet.

Prix total

Prix total du projet.

Description

Description de l’ordre de modification du projet.

Identifiant du contrat du projet

L’identification du contrat de projet associé à l’ordre de modification de projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher le contrat de projet.

Lorsque vous créez un ordre de modification de projet, vous pouvez l’affecter à un contrat de projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un ordre de modification du projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez ce bouton pour exporter les commandes de modification de projet affectées au projet.

Section Demandes de modification

Modifier les descriptions des champs de la section de demande

Champ

Description

Identifiant de la commande de modification de projet

L’identification de l’ordre de modification du projet affecté à la demande de modification.

Sélectionnez ce lien pour afficher l’ordre de modification du projet.

Identifiant de demande de modification

L’identification de la demande de modification affectée au projet.

Description

La description de la demande de modification.

Date de la demande de modification

Date de création de la demande de modification.

ID de projet

L’identification du projet associé à la demande de modification.

Sélectionnez ce lien pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une demande de modification, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à l’identifiant de projet.

Type de demande de modification

Le type de demande de modification.

Statut de la demande de modification

Le statut de la demande de modification.

Statut

Le statut de la demande de modification. Affiche l’une des options suivantes :

  • Comptabilisé

  • Brouillon

Coût total

Le coût total de la demande de modification.

Prix total

Prix total du projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons

Champ

Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une demande de modification.

Exporter au format CSV

Sélectionnez ce bouton pour exporter les demandes de modification affectées au projet.

Onglet Contrats de projet

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer votre abonnement à Construction, contactez votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Utilisez l’onglet Contrats de projet pour afficher les contrats de projet de construction et les lignes de contrat de projet affectées à un projet. Ces champs sont en lecture seule.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Voir les contrats de projet de construction attribués à un projet.

Section des contrats de projet

Descriptions des champs de la section Contrats de projet
Champ Description

Identifiant du contrat du projet

L’identification du contrat de projet attribué au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher le contrat de projet.

ID de projet

L’identification du projet associé au contrat de projet.

Sélectionnez pour afficher le projet.

Lorsque vous créez un contrat de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Le nom du projet associé au contrat de projet.

Identifiant client

L’identification du client associé au contrat de projet.

Sélectionnez cette option pour afficher le client.

Lorsque vous créez un contrat de projet, vous l’affectez à un client.

Nom de client

Nom du client associé au contrat de projet.

Prix initial

Le prix initial du contrat de projet.

Prix de révision

Le prix de révision du contrat de projet.

Modification du prix approuvée

Le prix de modification approuvé du contrat de projet.

Prix total révisé du contrat

Le prix total révisé du contrat du projet.

Total facturé

Total facturé pour le projet.

Retenue de garantie totale retenue

La retenue de garantie totale détenue pour le projet.

Retenue de garantie totale levée

La retenue de garantie totale débloquée pour le projet.

Solde de retenue de garantie

Le solde de retenue de garantie pour le projet.

Total des paiements reçus

Le total des paiements reçus pour le projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un contrat de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les contrats de projet affectés au projet.

Section Lignes de contrat de projet

Descriptions des champs de section des lignes de contrat de projet

Champ

Description

Identifiant du contrat du projet

L’identification du contrat de projet attribué au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher le contrat de projet.

Nom du contrat du projet

Nom du contrat de projet attribué au projet.

Identifiant de ligne de contrat de projet

L’identification de la ligne de contrat du projet affectée au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher la ligne de contrat du projet.

Nom de la ligne

Nom de la ligne de contrat du projet.

ID de projet

L’identification du projet associé à la ligne de contrat du projet.

Sélectionnez pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une ligne de contrat de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à la ligne de contrat de projet.

ID de tâche

L’identification de la tâche associée au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher la tâche.

Nom de la tâche

Nom de la tâche associée à la ligne de contrat du projet.

Prix initial

Le prix initial de la ligne de contrat du projet.

Prix de révision

Le prix de révision de la ligne de contrat de projet.

Modification du prix approuvée

Prix de modification approuvé de la ligne de contrat de projet.

Prix total révisé du contrat

Prix total révisé de la ligne de contrat du projet.

Total facturé

Total facturé pour la ligne de contrat de projet.

Retenue de garantie détenue

La retenue de garantie détenue pour la ligne de contrat de projet.

Retenue de garantie débloquée

La retenue de garantie libérée pour la ligne de contrat de projet.

Solde de retenue de garantie

Le solde de retenue de garantie pour la ligne de contrat de projet.

Paiements reçus

Les paiements reçus pour la ligne de contrat du projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons

Champ

Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une ligne de contrat de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les lignes de contrat de projet affectées au projet.

Onglet Factures de projet

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer votre abonnement à Construction, contactez votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Utilisez l’onglet Factures de projet pour afficher les factures de projet et les factures de mainlevée de retenue de garantie affectées à un projet. Vous pouvez également afficher les paiements, crédits et régularisations utilisés pour payer un projet. Ces champs sont en lecture seule.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Afficher les informations de facturation du projet.

Section Factures de projet

Description des champs de la section Factures de projet
Champ Description

Nom de client

Nom du client associé à la facture de projet.

Identifiant de facture CC

L’identification de la facture attribuée au projet.

Voici les factures de projet :

  • Factures des comptes clients

  • Factures de Ventes

  • Générer les factures pour le projet

Sélectionnez cette option pour afficher la facture de projet.

Date

Date de création de la facture de projet.

Date de comptabilisation dans le grand livre

Date de comptabilisation Grand livre de la facture de projet.

Statut du document

Le document statut de la facture de projet.

ID document

L’identification du document attribué au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher la facture contrat du projet.

Identifiant du contrat du projet

L’identification du contrat de projet attribué au projet.

Devise

La devise du projet.

Montant

Le montant du projet.

Retenue de garantie détenue

La retenue de garantie détenue pour le projet.

Retenue de garantie débloquée

La retenue de garantie débloquée pour le projet.

Acomptes facturés

La retenue de garantie facturée pour le projet.

Montant dû

Le montant dû pour le projet.

Montant payé

Le montant payé pour le projet.

Jours de retard

Le numéro de jours de retard pour payer le projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une facture de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les factures de projet affectées au projet.

Section Factures de mainlevée de garantie

Descriptions des champs de la section Factures de mainlevée de garantie
Champ Description

ID de la facture de déblocage de retenue de garantie

L’identification de la facture de mainlevée de retenue de garantie attribuée au projet.

Date de transaction

Date de la transaction pour la facture de mainlevée de retenue de garantie.

Date de comptabilisation dans le grand livre

Date de comptabilisation du grand livre de la facture de mainlevée de retenue de garantie.

Statut du document

Le document statut de la facture de mainlevée de retenue de garantie.

Devise de transaction

La devise de transaction du projet.

Montant

Le montant du projet.

Paiements reçus

Les paiements reçus pour le projet.

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une facture de mainlevée de retenue de garantie.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les factures de mainlevée de retenue de garantie affectées au projet.

Section Paiements

Description des champs de la section Paiements
Champ Description

Paiements

Le paiement utilisé pour payer le projet.

Type de paiement

Le type de paiement pour le projet.

Compte bancaire

Le compte bancaire associé au paiement.

Référence du paiement

La référence de paiement du projet,

Date de paiement

La date de paiement du projet.

Devise de transaction

La devise de transaction du projet.

Montant du paiement

Le montant du paiement du projet

Boutons

Descriptions des champs des boutons
Champ Description

Afficher tout

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un paiement.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les paiements affectés au projet.