Résoudre les problèmes de rapprochement

Pour rapprocher un compte bancaire avec un fichier d’importation ou un flux bancaire, assurez-vous de créer un groupe de règles et de l’appliquer au compte bancaire.

Certaines transactions téléchargées ne sont pas pertinentes pour votre rapprochement et agissent comme du bruit visuel et de l’encombrement sur la page. Il peut s’agir de transactions à zéro dollar ou de transactions en double. Stockez ces transactions à l’écart en les ignorant.

La dissociation des transactions en double créées par une règle de création entraîne une nouvelle exécution de la règle et la création d’une autre transaction Intacct. Pour éviter cela, procédez comme suit :

1. Désactivez la règle de création qui a créé la transaction.
2. Modifiez la règle de sorte que seules les transactions attendues soient créées.
3. Dissociezpuis supprimez la transaction qui a été créée incorrectement.
4. Réactivez la règle lorsque vous êtes prêt.

Si vous avez manuellement dissocié une transaction, elle ne peut plus être automatiquement mise en correspondance à l’aide d’un groupe de règles. À la place, mettez manuellement en correspondance la transaction.

Assurez-vous de mettre en correspondance partiellement la transaction avant de finaliser votre rapprochement.

Assurez-vous qu’il existe des transactions dans Sage Intacct que vous pouvez rapprocher en consultant le rapport Registre bancaire. Les transactions dont le statut est En transit n’ont pas encore été rapprochées.

1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Tous > Rapports > Registres > Banque.

2. Dans la section Période, sélectionnez la Période de référence.
3. Dans la section des filtres, sélectionnez la Banque.
4. Sélectionnez Afficher le statut de rapprochement.
5. Sélectionnez En transit pour le Statut de rapprochement.
6. Sélectionnez Afficher.

Si vous utilisez des flux bancaires, découvrez pourquoi les transactions issues de flux bancaires sont susceptibles de ne pas s’afficher.

En savoir plus sur l’utilisation des filtres pour afficher les transactions à des fins de rapprochement.

Si vous utilisez des flux bancaires, découvrez pourquoi les transactions issues de flux bancaires sont susceptibles de ne pas s’afficher.

En savoir plus sur le mode de dissociation d’une transaction.

Pour finaliser la mise en correspondance, approuvez l’écriture de journal si nécessaire, puis comptabilisez-la. L’écriture de journal et la transaction bancaire sont automatiquement mises en correspondance pour le rapprochement et le champ Montant à rapprocher est mis à jour selon le montant correct.

Découvrez comment afficher les transactions bancaires marquées comme Provisoires qui ont été mises en correspondance lors du rapprochement.

Assurez-vous que la date de transaction bancaire est postérieure à la date d’arrêté du solde d’ouverture pour la période de rapprochement. Vous pouvez uniquement créer un rapprochement provisoire d’écriture de journal pour les transactions bancaires effectuées après la date d’arrêté du solde d’ouverture.

Par exemple, si vous avez une transaction bancaire à partir du 31/01 et que la date d’arrêté du solde d’ouverture est le 01/02, vous ne pouvez pas créer une relation de rapprochement provisoire entre cette transaction bancaire et une écriture de journal provisoire. Vous pouvez toujours créer une écriture de journal provisoire, mais les deux transactions ne seront pas liées et la transaction bancaire n’aura pas le statut Correspondance provisoire.

Cette fonctionnalité n’est à l’heure actuelle pas prise en charge.

Au lieu de cela, mettez manuellement en correspondance le groupe de transactions Intacct avec une transaction bancaire. Ensuite, ignorez les autres transactions bancaires associées.

Cela peut se produire lorsque vous modifiez l’écriture de journal correspondante pour modifier le compte bancaire ou le montant. Dans ce cas, vous pouvez mettre manuellement en correspondance la transaction.

Découvrez pourquoi ces transactions apparaissent et comment les mettre en correspondance et les rapprocher.

S’il s’agit de votre premier rapprochement, vérifiez la date d’arrêté du solde d’ouverture. Si la transaction bancaire correspond exactement à la date d’arrêté du solde d’ouverture, toutes les transactions que vous créez sont incluses dans la somme ENTRÉE AUTO du solde d’ouverture du compte.

Vous pouvez définir la date d’arrêté du solde d’ouverture un jour avant, par exemple, pour inclure la transaction créée et la mettre en correspondance pour le rapprochement.

Si votre société est configurée pour Inclure les transactions de GL à montant nul dans les rapprochements et rapports de rapprochement, les chèques non confirmés annulés et les paiements ACH standard apparaissent comme des transactions nulles dans les rapprochements et les rapports de registre. Découvrez comment rapprocher des transactions annulées.

Voici les raisons pour lesquelles vous ne voyez pas de compte dans la liste :

• Votre compte est-il configuré correctement ?

  Vérifiez si le compte du grand livre est associé à la banque.

• Où le compte a-t-il été créé ?

  Les comptes créés au niveau général ne peuvent être rapprochés qu’à ce niveau. Les comptes créés au niveau de l’entité peuvent uniquement être rapprochés au sein de cette entité.

  Comment savoir où un compte a été créé ?

  Accédez à une entité. Dans la liste des comptes, tous les comptes pour lesquels vous disposez de fonctions de modification sont des comptes créés au sein de cette même entité.

  Les comptes désignés comme Non détenu ont été créés dans une autre entité.

• L’accès à ces comptes est peut-être soumis à des restrictions ou des permissions.

  Seuls les utilisateurs non restreints peuvent rapprocher les comptes au niveau général. Pour rapprocher un compte au sein d’une entité, les restrictions d’entité utilisateur doivent être équivalentes ou supérieures à celles du compte.

  Exemple

  Si un compte se limite à l’entité A et à l’entité B. Pour rapprocher le compte, un utilisateur doit avoir des restrictions pour l’entité A et l’entité B. L’utilisateur peut également avoir accès à d’autres entités, même si elles ne sont pas incluses dans les restrictions d’emplacement du compte. Cependant, si l’utilisateur a uniquement accès à l’entité A (et non à l’entité B), il ne peut pas rapprocher le compte.

  Si votre société est configurée pour Activer les restrictions d’entité utilisateur pour les comptes bancaires et que vous êtes un utilisateur restreint, vous ne verrez pas les comptes bancaires des entités auxquelles vous n’avez pas accès.

Si vous découvrez qu’une ou plusieurs écritures de journal sont manquantes dans votre rapprochement, cela peut être dû à l’une ou plusieurs des causes suivantes :

• Le mauvais compte du Grand livre a été utilisé pour l’écriture de journal.

• Une date d’arrêté de solde d’ouverture incompatible a été utilisée pour le premier rapprochement.

  Imaginons que vous ayez terminé un rapprochement et que des écritures de journal aient été traitées avant la date d’arrêté du solde d’ouverture. Ces transactions n’apparaîtront pas dans le rapprochement.

• Vous êtes en train de rapprocher un compte de carte de crédit.

  Les écritures de journal manuelles n’apparaissent pas dans le processus de rapprochement des cartes de crédit. Les seules transactions qui apparaissent sont les transactions effectuées avec une carte de crédit, les remboursements de frais et les paiements effectués avec une carte de crédit comme mode de paiement.

• (Sociétés multidevises) La devise de transaction de l’écriture de journal ne correspond pas à la devise du compte bancaire, ce qui peut arriver lorsque la devise du compte bancaire diffère de la devise de tenue de compte de la société.

Découvrez d’autres raisons pour lesquelles une écriture de journal peut être manquante.

Un solde nul indique que c’est la première fois que vous effectuez un rapprochement. Sans rapprochement précédent, le solde est nul. Tout rapprochement effectué après le premier affiche le dernier montant rapproché.

Avez-vous créé la transaction dans Ventes ou Achats et la définition de transaction est-elle configurée pour être comptabilisée sur un compte bancaire ? Ces types de transactions n’apparaissent pas dans le rapprochement.

Le champ Montant à rapprocher peut ne pas afficher un montant nul pour plusieurs raisons, comme des chèques ou des dépôts non liquidés, ou un relevé bancaire incorrect.

En savoir plus sur ce que vous pouvez faire lorsque le montant à rapprocher n’est pas nul.

Si vous êtes en train d’effectuer un rapprochement et que vous devez recommencer, accédez d’abord à la page de Rapprochement de compte et filtrez selon les transactions correspondantes. Sélectionnez ensuite toutes les transactions non rapprochées et sélectionnez Dissocier des transactions.

En savoir plus sur comment effacer un rapprochement en attente.

Rouvrez le rapprochement sur la page Historiques de rapprochement.

Vous devez disposer des permissions de rapprochement Rapport et Rouvrir de l’application Gestion de la trésorerie pour rouvrir un rapprochement.

Il existe deux options pour supprimer un poste initial non soldé :

• Rouvrir le rapprochement et supprimer un poste initial non soldé ou
• Créer une écriture de journal pour remettre à zéro un poste initial non soldé.

Afin d’ajuster ces champs pour le rapprochement ouvert en cours, ouvrez la fenêtre contextuelle Rapprochement et saisissez à nouveau les informations.

Pour ajuster ces valeurs dans un rapprochement antérieur, rouvrez le rapprochement.

Découvrez comment modifier ou annuler des transactions rapprochées.

Vous avez peut-être chargé un relevé bancaire contenant des erreurs. Par exemple, les transactions peuvent présenter des signes positifs ou négatifs incorrects. Découvrez comment supprimer le fichier d’importation et les transactions erronés de votre rapprochement et réimporter un nouveau fichier.

Assurez-vous que vos dates sont au format MM/JJ/AAAA.

Cette erreur peut également se produire si le fichier d’importation contient des lignes ou des espaces vides.

Si la colonne Date de comptabilisation de votre fichier d’importation est déjà correctement définie au format MM/JJ/AAAA et que vous obtenez encore le message « Format de date non valide » lors de l’importation, essayez la solution suivante :

1. Ouvrez le fichier d’importation de rapprochement bancaire dans le Bloc-notes. Le fichier doit déjà avoir été enregistré au format CSV.
2. Repérez toutes les lignes comportant 6 virgules d’affilée (, , , , , , ) et supprimez-les du fichier.
3. Enregistrez le fichier.
4. Essayez à nouveau d’importer le fichier.