Principes de base des engagements

Utilisez l’application Achats pour saisir des commandes d’achat pour vos fournisseurs et des contrats de sous-traitance avec vos sous-traitants. Ces commandes et contrats de sous-traitance sont également appelés engagements ou coûts engagés.

Pour en savoir plus sur la terminologie liée à la construction utilisée dans Sage Intacct, consultez Terminologie Construction ou Sage Intacct.

Le flux de travail général pour les engagements comprend les étapes suivantes :

Créez une commande pour votre contrat ou sous-contrat de fournisseur.
Convertissez la commande en facture et retenez la retenue de garantie le cas échéant. Une facture fournisseur est créée dans Comptes fournisseurs pour être utilisée lors du paiement du fournisseur ou du sous-traitant.
Créez des factures de levée de retenue de garantie pour libérer toute retenue de garantie précédemment retenue.

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Gestion des commandes d’achat et des contrats de sous-traitance

Découvrez comment configurer des commandes d’achat et des contrats de sous-traitance, retenir et lever la retenue de garantie, et plus encore.

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Comprendre les bases

Créer une commande pour un fournisseur ou un sous-traitant

Ajouter une transaction d’achat

Lorsque vous créez une nouvelle transaction, vous définissez tous les éléments et les données associées. Cette transaction est la première transaction de n’importe quel flux de travail et elle ne peut être convertie qu’en la prochaine transaction d’un flux de travail.

Vous pouvez créer des transactions provisoires si les paramètres de sécurité sont définis sur Nouveau document ou conversion. Par exemple, si le type de transaction que vous souhaitez créer a un Créer une règle qui est défini sur Convertir uniquement, vous pouvez uniquement copier une transaction existante et enregistrer la nouvelle transaction en tant que brouillon. Vous pouvez ensuite convertir le duplicata en la transaction souhaitée. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Convertir une transaction d’achat.

Les utilisateurs collaborateurs disposant des permissions applicables peuvent uniquement ajouter des transactions d’achat où le type de modèle de définition de transaction = Devis.

Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard du type de transaction que vous souhaitez créer.

Par exemple, sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Commande d’achat.
Sur le <Transaction name=""> , saisissez les informations nécessaires dans les champs applicables.</Transaction>
Au minimum, vous devez remplir les champs d’en-tête requis et ajouter au moins un élément pour comptabiliser ou enregistrer un brouillon du. Voir le Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
Lorsque vous avez terminé de saisir les informations sur la transaction, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Sélectionnez Publier pour enregistrer la transaction. La transaction a un Statut sur En attente et est prêt pour l’étape suivante de votre flux de travail.
- Sélectionnez Plus d’actions puis sélectionnez Publication et nouveau pour enregistrer cette transaction et créer une nouvelle transaction.
- Sélectionnez Brouillon pour enregistrer la transaction dans un brouillon Statut.
- Sélectionnez Plus d’actions puis sélectionnez Rédiger et continuer pour enregistrer cette transaction en tant que brouillon et créer une nouvelle transaction.

Aller à Créer un engagement pour plus d’informations.

Copier une transaction d’achat existante

La copie est un moyen facile de dupliquer les informations d’une transaction existante pour créer une nouvelle transaction. Par exemple, vous pouvez copier un commande d’achat dans un commande d’achat, un facture fournisseur facture dans un achat, etc. Lorsque vous copiez, les informations relatives au fournisseur et à l’élément sont dupliquées.

La copie ne modifie pas la transaction à partir de laquelle vous effectuez la copie. Elle crée simplement une nouvelle transaction.

Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard du type de transaction que vous souhaitez créer.
Sur le <Transaction name=""> Sélection de page Plus d’actions puis sélectionnez Copier à partir de.</Transaction>
Une liste Sélectionner une transaction d’Achats s’affiche.
Recherchez la transaction que vous souhaitez copier, puis sélectionnez Sélectionnez.
Une nouvelle transaction est créée avec les informations de la transaction sélectionnée.
Modifiez les champs si nécessaire.
Au minimum, vous devez remplir les champs d’en-tête requis et ajouter au moins un élément pour comptabiliser ou enregistrer un brouillon de la transaction. Voir le Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
Lorsque vous avez terminé de saisir les informations sur la transaction, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Publier : Enregistre la transaction. La transaction a un Statut sur En attente et est prêt pour l’étape suivante de votre flux de travail.
- Plus d’actions > Publier et nouveau : Enregistre la transaction avec un Statut sur En attente et crée une nouvelle transaction.
- Brouillon: Enregistre la transaction avec un Statut de brouillon.
- Plus d’actions > Rédiger et continuer : Enregistre la transaction avec un Statut de Brouillon et crée une nouvelle transaction.

La conversion d’une transaction fait passer la transaction à l’étape suivante du flux de travail, par exemple, une commande d’achat en facture fournisseur. Le processus de conversion copie les données de la transaction source vers la transaction suivante. La transaction source continue d’exister en tant que transaction distincte. Par exemple, si vous convertissez une commande d’achat en facture fournisseur, vous pouvez toujours accéder à la commande d’achat source. Les modifications apportées à la facture fournisseur n’affectent pas la transaction source.

Voir Convertir une transaction d’achat pour des instructions détaillées.

Convertir plusieurs documents en une transaction d’Achats

Convertissez plusieurs documents, y compris des lignes de documents, en une seule transaction d’Achats afin de pouvoir payer un fournisseur en un seul paiement.

Lorsqu’un fournisseur facture son travail pour plusieurs projets dans une seule facture fournisseur, vous pouvez créer une seule transaction d’Achats qui comprend plusieurs documents que vous souhaitez convertir pour répliquer la facture fournisseur.

Vous pouvez convertir des éléments de différentes transactions pour créer une seule transaction lorsque vous combinez des éléments de deux transactions ou plus qui ne sont pas comptabilisées dans les Comptes fournisseurs.

Découvrez comment Convertir plusieurs documents en une transaction d’Achats.

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, Contacter votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée à l’Australie, au Canada, au Royaume-Uni et aux États-Unis.

Importer des transactions

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent créer plusieurs transactions en important les données à l’aide d’un fichier CSV.

Découvrez comment Importer des transactions.

Modifier une transaction

Si vous disposez des permissions Modifier pour les transactions d’Achats, vous pouvez modifier la plupart des détails d’une transaction qui a un État sur Brouillon ou En attente.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de modifier une transaction et donne des solutions possibles pour vous permettre de modifier la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Modifier la politique soit défini sur « Aucune modification ».	Modifier le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Modifier la politique est configurée pour interdire la modification d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifier le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si la définition de transaction a Activer la modification du fournisseur est défini sur « Jamais »	Cela empêche les utilisateurs de modifier le fournisseur dans les transactions provisoires et en attente. Modifier le Activer la modification du fournisseur sur le définition de transaction.
Si la transaction nécessite une approbation et se trouve dans le cycle d’approbation (le statut de la transaction est Soumis/Partiellement approuvé).	Procédez de l’une des manières suivantes : Supprimez la transaction et créez-en une nouvelle contenant les modifications. Attendez que la transaction soit approuvée ou refusée. Vous pouvez également consulter l’historique d’approbation pour voir qui doit fournir une approbation et demander à cette personne de refuser la transaction pour terminer le cycle d’approbation plus rapidement. Pour trouver l’approbation suivante : Lorsque vous Modifier et soumettre à nouveau une transaction refusée, elle entre dans le cycle d’approbation. Si vous modifiez et soumettez à nouveau une transaction approuvée, elle entre dans le cycle d’approbation uniquement si la configuration d’approbation des achats sur la page Configurer les achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si la période fiscale est clôturée.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être modifiées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir les transactions partagées. Toutefois, ces transactions seront répertoriées comme « Non détenues » par l’entité et le Modifier l’option n’apparaîtra pas. Si vous disposez des permissions appropriées, passez au niveau général pour modifier la transaction.
Si la transaction comprend des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période clôturée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si votre société est abonnée au Application des taxes et la transaction a été incluse dans une déclaration fiscale (déclaration de TVA ou déclaration d’activité professionnelle) qui a été préparée et soumise à une autorité gouvernementale à l’aide du processus d’envoi de déclaration fiscale.	Saisir une transaction de régularisation.

Ouvrez la liste des transactions applicables, recherchez la transaction, puis sélectionnez Modifier.
Si vous êtes un Collaborateur utilisateur, vous ne verrez que les demandes d’achat et les devis que vous avez créés.
Modifiez les détails de la transaction si nécessaire. Voir Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Sélectionnez Publier pour comptabiliser à nouveau la transaction. La transaction a un Statut sur En attente et est prêt pour l’étape suivante de votre flux de travail.
- Si la transaction a un Statut sur Brouillon et vous n’êtes pas prêt à le comptabiliser, sélectionnez Brouillon pour conserver la transaction est le Statut de brouillon.

Par exemple, de nombreux flux de travail incluent une avoir d'achat comme dernier transaction du flux de travail. Lorsque vous comptabiliser un facture fournisseur, son statut est défini sur En attente afin que vous puissiez le convertir en avoir d'achat ultérieurement, si nécessaire. Dans ce scénario, la facture fournisseur en attente ne nécessite aucune action de votre part et reste en attente indéfiniment.

Voir Fermer une commande d’achat obsolète pour plus d’informations.

Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en factures fournisseur, supprimez la facture fournisseur.

En savoir plus sur Statuts des transactions.

Afficher l’historique d’approbation

Si votre transaction fait partie d’un flux de travail d’approbation, un Soumettre apparaît lorsque vous ajoutez une transaction au lieu d’un Publier bouton. Lorsque vous sélectionnez Soumettre, le statut de la transaction passe à Soumis, et la transaction peut être approuvée ou refusée par les approbateurs du flux de travail d’approbation.

Vous pouvez voir les approbateurs, les identifiants utilisateur, les dates, les statuts d’approbation et les commentaires dans la page Historique d’approbation pour ces types de transactions.

Ouvrez la transaction en mode Modifier ou Afficher.
Sélectionnez l’icône Histoire .
Sélectionnez l’icône Historique d’approbation Lien dans la zone d’en-tête.
Le Historique d’approbation La fenêtre apparaît.

En savoir plus sur Approbations d’achat.

Options du menu Boutons et Plus d’actions

Les tableaux suivants décrivent les boutons et l’option de menu Plus d’actions qui peuvent apparaître sur une transaction. Les boutons et les options qui s’affichent dépendent des facteurs suivants :

Indique si la transaction est en mode Ajouter, Modifier ou Afficher
Le statut de la transaction
La configuration de la définition de transaction
La configuration de l’application

Boutons

Descriptions des champs de boutons
Champ	Description
Comptabiliser	Enregistre le transaction et, le cas échéant, comptabilise le transaction dans le grand livre ou Comptes fournisseurs (tel que configuré dans l’option comptabilisation de transaction du définition de transaction). Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Ajouter ou Modifier si le statut de la transaction n’est pas Convertie.
Brouillon	Enregistre la transaction avec un statut Brouillon dans un statut. Les transactions avec ce statut n’ont aucune incidence sur le grand livre ou les Comptes fournisseurs. Ce bouton apparaît lorsqu’une transaction est en mode Ajouter ou lorsqu’une transaction provisoire est en mode Modifier.
Annuler	Annule toute modification et quitte la transaction. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Ajouter ou Modifier.
Modifier	Place la transaction en mode Modifier. Ce bouton s’affiche lorsque la transaction est en mode Afficher et que les conditions suivantes sont remplies : Le statut des transactions n’est pas converti ou partiellement converti Le statut du paiement n’est pas Payé.
Terminé	Quitte la transaction. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Afficher.
Envoyer	Enregistre la transaction et la soumet pour approbation. Le statut de la transaction après la soumission dépend de la configuration de l’approbation. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction ne dispose pas du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = Soumis. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction dispose du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = En attente. Ce bouton apparaît uniquement si les approbations d’achat ont été définies. Lorsque le bouton Soumettre apparaît, le bouton Comptabiliser n’apparaît pas comme La comptabiliser ne peut pas avoir lieu tant que la transaction n’est pas approuvée. En savoir plus À propos des approbations d’achats.
Remplacer l’exception	Remplace tous les éléments de la transaction qui comportent des exceptions de tolérance de correspondance. Les écarts de prix sont comptabilisés soit dans le Tolérance de correspondance compte du grand livre spécifié sur la page Configurer les Achats ou en fonction du mappage de compte pour l’article (flux de travail standard) ou du mappage de compte pour la définition de la transaction (flux de travail avancé). Ce bouton apparaît uniquement si la définition de transaction de la transaction est configurée pour la validation de la tolérance de correspondance. En savoir plus Tolérances de correspondance.

Menu Plus d’actions

Option	Description
Comptabiliser et nouveau	Enregistre la transaction et, le cas échéant, comptabilise la transaction dans le Grand livre ou les Comptes fournisseurs (comme configuré dans l’option de comptabilisation des transactions dans la définition de transaction), et affiche une nouvelle page de transaction. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Ajouter.
Soumettre et imprimer	Enregistre la transaction, la soumet pour approbation et affiche la Imprimer ou envoyer par e-mail Boîte de dialogue à partir de laquelle vous pouvez choisir d’imprimer et/ou d’envoyer par e-mail un fichier PDF de la transaction. L’impression d’un PDF à partir de cette boîte de dialogue définit l’indicateur Imprimé de la transaction sur Y. En savoir plus sur la procédure imprimer ou E-mail Un document individuel. Le statut de la transaction après la soumission dépend de la configuration de l’approbation. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction ne dispose pas du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = Soumis. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction dispose du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = En attente. Cette option n’apparaît que si les approbations d’achat ont été définies. Lorsque le Soumettre et imprimer apparaît, la fenêtre Comptabiliser et imprimer l’option n’apparaît pas car la comptabiliser ne peut pas avoir lieu tant que la transaction n’est pas approuvée. En savoir plus À propos des approbations d’achats.
Rédigez et continuez	Enregistre la transaction avec un statut Brouillon et reste sur la transaction en cours pour permettre d’autres modifications. Cette option s’affiche lorsqu’une transaction est en mode Ajouter ou lorsqu’une transaction provisoire est en mode Modifier.
Copier à partir de	Copie les informations d’une autre transaction d’achat dans la transaction en cours. Lorsque vous sélectionnez cette option de menu, un Sélectionnez la transaction d’Achats la liste apparaît. Recherchez la transaction à partir de laquelle vous souhaitez effectuer une copie et sélectionnez l’icône Sélectionnez lien à côté. Le système renseigne la transaction en cours avec les informations de la transaction sélectionnée. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Ajouter.
Publier et continuer	Enregistre la transaction et, le cas échéant, comptabilise la transaction dans le Grand livre ou les Comptes fournisseurs (comme configuré dans l’option de comptabilisation des transactions dans la définition de transaction) et reste sur la transaction en cours pour permettre d’autres modifications. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier, si le statut de la transaction n’est pas Converti ou Partiellement converti.
Afficher la piste d’audit	Affiche la page de piste d’audit de la transaction, qui indique qui a modifié la transaction et quand les modifications se sont produites. En savoir plus sur le Piste d’audit. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier ou Afficher.
Copier dans	Copie les informations de la transaction en cours dans une nouvelle transaction d’achat. Aller à Copier vers et sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez créer dans la liste. Le système ouvre une nouvelle transaction et la remplit avec les informations de la transaction initiale. Par exemple, vous pouvez créer une nouvelle commande d’achat à partir d’un commande d’achat existant ou fournisseur facture. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier ou Afficher.
Modifier la présentation des écritures	Les administrateurs de Sage Intacct peuvent modifier la disposition des colonnes dans la section Écritures d’une transaction. Vous pouvez personnaliser la grille pour afficher uniquement les colonnes qui sont significatives pour votre société. Les colonnes qui ne s’affichent pas dans la grille sont toujours accessibles en sélectionnant Afficher les détails pour chaque élément de la transaction. Vous pouvez également réorganiser les colonnes dans l’ordre souhaité. Découvrez comment Personnaliser la mise en page de la grille des écritures d’une transaction.

Descriptions des champs

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la page Transaction.

Onglet Transactions :
Onglet Détails de comptabilisation
Onglet Historique
Onglet Conformité de l’engagement

Onglet Transactions : Section d’en-tête

Descriptions des champs de la section d’en-tête de l’onglet Transaction
Champ	Description
Date
Fournisseur	Utilisez la Fournisseur liste de sélection pour sélectionner le fournisseur souhaité. Il n’est pas nécessaire de sélectionner un fournisseur, sauf si les conditions suivantes sont remplies : Demander l’approbation du fournisseur est sélectionné dans le Configurer les Achats page. Comptabilisation des transactions = Comptes fournisseurs ou Grand livre et/ou Activer la comptabilisation d’extourne est sélectionné dans la définition de transaction. Vous pouvez modifier le fournisseur dans un brouillon de transaction en attente si les champs Modifier la règle et Autoriser la modification de fournisseur sur le définition de transaction sont correctement définis. En savoir plus sur le Autoriser la modification du fournisseur option.
Numéro de document	Saisissez un numéro pour identifier la transaction. Ce champ apparaît en mode d’ajout ou de modification si la définition de transaction n’a pas de Séquence de numérotation sélectionné. Un numéro de document n’est pas requis dans les transactions provisoires.
Livrer à	Ce champ n’apparaît que si Activer le contact de livraison au niveau de l’en-tête est sélectionné dans le Configurer les Achats page. Éléments par défaut : Pour les sociétés à entités uniques et au niveau de niveau général uniquement pour les sociétés multi-entités : Affiche le contact de livraison que vous sélectionnez dans la Configurer les Achats page. Au au niveau de l'entité dans les sociétés multi-entité : affiche le navire du entité à contact. Selon que la définition de transaction permet ou non de modifier ce champ, vous pourrez peut-être sélectionner une autre fiche de contact.
Référence	Entrez une référence à un autre document ou à tout texte, selon vos besoins.
numéro de document du fournisseur	Le numéro par lequel référencer une facture fournisseur ou un autre document du fournisseur. Ce champ est obligatoire si Demander des numéros pour : Factures fournisseurs, régularisations et factures fournisseurs récurrentes uniquement est sélectionné dans le Configurer les Comptes fournisseurs page.
Message	Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur le document imprimé. Ce message s’imprime en plus de tout Texte par défaut facultatif Définie dans la définition de transaction ou texte défini dans la Modèle de document.
Pièce jointe	Ajoutez des documents de support en pièce jointe. En savoir plus sur Ajouter des pièces jointes.
Statut	Après la comptabilisation d’une transaction, ce champ affiche le statut du flux de travail.

Descriptions des champs de la sous-section Dates d’expédition
Promis par date	Date à laquelle le fournisseur a promis de livrer les marchandises.
Date de début du contrat	Date de début valide d’une commande d’achat ou d’un contrat d’achat.
Date de fin du contrat	Date de fin valide d’une commande d’achat ou d’un contrat d’achat.

Onglet Transactions : Section de saisie

Les administrateurs de Sage Intacct peuvent modifier la mise en page colonne de la grille des écritures afin d’afficher les colonnes les plus significatives pour chaque définition de transaction. En savoir plus sur personnalisation de la mise en page des écritures.

Estimations des frais d’approche

Cette section apparaît uniquement si la définition de transaction a été sélectionnée pour saisir les frais d’approche estimés dans la configuration du contrôle d’inventaire.

Descriptions des champs Estimations des frais d’approche
Champ	Description
Catégorie	Sélectionnez une catégorie de frais d’approche qui reflète le type de frais d’approche estimés que vous saisissez (expédition, assurance, etc.) et la méthode de ventilation à utiliser pour répartir proportionnellement le montant de l’estimation entre les articles d’inventaire applicables à l’achat.
Mode de distribution	Méthode de ventilation associée à la catégorie de frais d’approche sélectionnée. Les méthodes de distribution possibles sont les suivantes : Nombre, valeur, volume et poids
Montant estimé	Saisissez le montant des frais d’approche que vous prévoyez de recevoir ultérieurement.
Description	Saisissez les informations qui permettent d’identifier les frais d’approche estimés, tels que le nom du fournisseur dont vous prévoyez recevoir les frais d’approche réels.

Onglet Détails de comptabilisation

Cet onglet apparaît uniquement si la définition de transaction de la transaction est configurée pour être comptabilisée dans CF, ou le Grand livre.

Factures fournisseurs des CF comptabilisées

Descriptions des champs des factures des CF comptabilisées
Champ	Description
Numéro de document	Le numéro de fiche affecté à la facture.
Numéro de référence	Numéro de bon de commande du client ou autre numéro de référence. Ce texte apparaît dans le rapport Informations détaillées du grand livre dans la colonne Document.
Date du document	La date de transaction.
Montant de la transaction	Le montant total de la transaction
Txn montant payé	Le montant qui a été payé sur la transaction.
Txn montant dû	Le montant restant à payer sur la transaction.

Journaux du livre-journal comptabilisés

Descriptions des champs comptabilisés des journaux du livre-journal
Champ	Description
ID de livre	Indique le livre de rapports dans lequel le journal est comptabilisé. Il peut s’agir de comptabilité d’exercice ou d’espèces, selon la méthode de rapport définie dans le Grand livre.
Journal	Le journal dans lequel la transaction est comptabilisée.
N° de journal	Sélectionnez cette option pour explorer dans le détail la page Écritures de journal.
Date	La date de comptabilisation du Grand livre.
Type	Le type de comptabilisation.
N° de ligne	Le numéro de ligne représente la ligne de l’écriture de journal qui correspond à l’entrée de comptabilisation de la transaction.
Numéro de compte	Le numéro de compte du compte dans lequel la transaction est comptabilisée.
Nom du compte	Le compte du Grand livre dans lequel la transaction est comptabilisée.
Établissement	L’établissement affecté à la transaction.
Montant du débit	Le montant débité du compte.
Montant du crédit	Le montant crédité sur le compte.
Devise de transaction, montant de transaction de débit et montant de transaction de crédit	Si la société est activée pour la multi-devise, ces champs affichent la devise de la transaction ainsi que les montants de débit et de crédit dans la devise de la transaction.
Mémo	Le mémo pour la transaction. Il peut s’agir de quelque chose qui clarifie la raison de la transaction.

Onglet Historique

Détails des frais d’approche
Historique des ajustements

En-tête de l’historique

Descriptions des champs d’en-tête Historique
Champ	Description
Créé par	ID utilisateur de l’utilisateur ayant créé la transaction.
Date de création	La date à laquelle la transaction a été créée.
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a modifié la dernière transaction.
Date de modification	La date et l’heure auxquelles la transaction a été modifiée pour la dernière fois.
Fournisseur	Le fournisseur associé à la transaction.
Numéro de document	Le transaction identifiant.
Historique d’approbation	Si la transaction d’Achats fait partie d’un flux de travail d’approbation, sélectionnez ce lien pour afficher l’historique d’approbation. La page Historique des approbations affiche les ID utilisateur des approbateurs, le statut d’approbation, la date d’approbation et tous les commentaires associés aux transactions approuvées ou refusées.
Imprimé	Indique si la transaction a déjà été imprimée. Si la définition de transaction a son Modifier la politique ou Stratégie de suppression réglé sur Avant l’impression, vous ne pourrez plus modifier ou supprimer la transaction une fois que la Imprimé est défini sur Oui.
Date de la dernière livraison	La date à laquelle la transaction a été imprimée pour la dernière fois ou envoyé par e-mail. Si Imprimé est Non, ce champ est vide.
Dernier prononcé par

Tableau d’historique

Le Histoire Le tableau affiche une entrée pour chaque transaction existante dans le flux de travail associée à la transaction sélectionnée.

Descriptions des champs du tableau Historique
Champ	Description
Date	La date à laquelle la transaction correspondante a été créée.
Créé par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a créé la transaction correspondante.
Date de modification	La date et l’heure auxquelles la transaction correspondante a été modifiée pour la dernière fois.
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a modifié la dernière transaction correspondante.
Transaction	Type de transaction et numéro de document d’un transaction dans un flux de travail. Sélectionnez un lien dans cette colonne pour ouvrir la transaction dans une fenêtre de navigateur distincte.
Converti à partir de	La transaction à partir de laquelle la transaction correspondante a été convertie. Ce champ est vide si le transaction correspondant est transaction s’agit de la première transaction d’un flux de travail.
Définition de transaction	Liens vers la définition de transaction de la transaction correspondante.
Statut	Le statut du flux de travail de la transaction correspondante. En savoir plus sur Statuts des transactions d’achats.

Détails des frais d’approche

Ce tableau apparaît dans la Histoire Appuyez sur la touche de tabulation si cette transaction a été utilisée pour saisir une frais d'approche estimée ou une frais d'approche réelle.

Descriptions des champs des détails des frais d’approche
Champ	Description
Transaction source	Type de transaction et numéro de document du transaction achat initial (ou transaction de contrôle d’inventaire) avec les articles de l’inventaire auxquels une frais d'approche frais d'approche estimée ou réelle a été distribuée. Si un ou plusieurs frais d’approche estimés ont été saisis dans cette transaction, ce tableau n’inclut que les Transaction source et Transaction de régularisation d’inventaire colonnes.
Transaction de coût global	Lorsqu’un frais d’approche réel a été saisi dans cette transaction, le type de transaction et le numéro de document de cette transaction. Cette colonne apparaît uniquement si un ou plusieurs frais d’approche réels ont été saisis dans cette transaction et distribués à une transaction source.
Inventaire ajustement transaction	Si des frais d’approche estimés ont été saisis dans cette transaction, la transaction de régularisation d’inventaire (Estimations SYS-LC ajustée Incr) utilisée pour distribuer le coût estimé aux articles applicables dans la transaction. Vous pouvez sélectionner le lien pour voir comment le montant estimé a été réparti entre les articles applicables. Si des frais d’approche réels ont été saisis dans cette transaction, la transaction de régularisation d’inventaire (SYS-LC Valeurs réelles ajustées Incr) utilisée pour distribuer le coût réel aux articles applicables dans la transaction source. Si le coût réel a été mis en correspondance avec une estimation, le tableau comporte une autre ligne pour la transaction de régularisation d’inventaire (Estimations SYS-LC Rev Adj Decr) utilisée pour supprimer le montant estimé. (La transaction source et la transaction de frais d’approche seront identiques pour les lignes du coût réel et de l’estimation supprimée.) Vous pouvez sélectionner les liens pour voir comment le montant réel a été réparti entre les articles applicables et, le cas échéant, comment le montant estimé a été supprimé des articles applicables.

Tableau de l’historique des régularisations

Ce tableau apparaît dans la Histoire Cochez si une ou plusieurs transactions de régularisation du contrôle d’inventaire ont été liées à la transaction d’achat.

Descriptions des champs du tableau de l’historique des régularisations
Champ	Description
Date	Le Date de transaction pour la transaction d’achat.
Transaction	Le type de transaction de contrôle d’inventaire et le numéro de document.
Créé par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a créé la transaction de régularisation du contrôle d’inventaire.
Date de modification	Date de la dernière modification de la dernière transaction de régularisation du contrôle d’inventaire
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a modifié la dernière transaction de régularisation de gestion des stocks.
Total	Le montant de la régularisation.

Onglet Conformité de l’engagement

Utilisez l’onglet Conformité de l’engagement sur les documents principaux pour ajouter, modifier et supprimer des fiches de conformité. Cet onglet contient les fiches de conformité d’assurance, divers et de renonciation aux privilèges associés à un document principal.

L’abonnement Conformité des fournisseurs est inclus avec l’abonnement Construction, mais vous devez l’activer. Une fois votre abonnement Conformité des fournisseurs activé, attribuez des permissions de conformité dans Achats.

Onglet Fulfillment

Cet onglet apparaît si la définition de transaction de la transaction est activée pour le traitement.

Le tableau suivant décrit les colonnes de la section Résumé de l’exécution.

Descriptions des champs de la section Résumé de l’exécution
Champ	Description
Document d’exécution	Document numéro du transaction de Ventes en cours de traitement. Le numéro de document peut être affiché plusieurs fois si les éléments du document doivent être regroupés pour différents entrepôts et statuts de traitement.
Date de la commande	La date à laquelle la transaction a été créée.
Statut d’exécution	Le statut de la transaction en cours d’exécution : Ouvert. La transaction est prête à être traitée. Prêt à choisir. Les articles de la transaction sont prêts à être prélevés dans l’entrepôt. Cueilli. Les articles de la transaction ont été choisis. Prêt à emballer. Les articles de la transaction sont prêts à être emballés. Emballé. Les articles de la transaction ont été emballés. Prêt à être expédié. Les articles de la transaction sont prêts à être expédiés. Expédié. Les articles de la transaction ont été expédiés. Prêt à être facturé. Les articles de la transaction sont prêts à être facturés. Facturé. Les articles de la transaction ont été facturés.
Non. de lignes	Le numéro de lignes dans la transaction.
Pourcentage d’exécution	Le pourcentage de la transaction pour lequel la quantité disponible est suffisante pour traiter tous les articles de la transaction. Le pourcentage est calculé en fonction du nombre d’éléments de la transaction qui peuvent être exécutés.
Entrepôt	L’entrepôt de la transaction.
Attribué à	Le collaborateur affecté à la transaction. La valeur est Multiple si différents collaborateurs sont affectés à différents éléments.

Le tableau suivant décrit les colonnes de la Historique d’exécution , qui affiche un journal de l’activité d’exécution par rapport aux lignes de la transaction.

Descriptions des champs de la section historique de l’exécution
Champ	Description
Numéro de ligne de commande	Le numéro de ligne de l’élément de la transaction.
ID de l’article	L’identifiant de l’article.
Entrepôt	L’entrepôt à partir duquel traiter l’article.
Quantité	La quantité de l’article commandé.
Statut d’exécution	Le statut de l’élément en cours de traitement : Ouvert. L’écriture d’élément est prête à être traitée. Prêt à choisir. L’entrée d’élément est prête à être préparée dans l’entrepôt. Cueilli. L’entrée d’élément a été sélectionnée. Prêt à emballer. L’entrée d’élément est prête à être emballée. Emballé. L’entrée d’élément a été emballée. Prêt à être expédié. L’élément est prêt à être expédié. Expédié. L’élément a été expédié. Prêt à être facturé. L’écriture d’élément est prête à être facturée. Facturé. L’entrée d’élément a été facturée.
Attribuée	Le collaborateur affecté à l’écriture d’élément en traitement.
Actif	Indique si l’écriture de l’élément est la plus récente et affiche les modifications d’exécution les plus récentes : Vrai Faux
Feuille de prélèvement imprimée	Date et heure auxquelles l’écriture d’élément a été imprimée dans une feuille de sélection.
Liste de colis, imprimée	Date et heure auxquelles l’écriture d’élément a été imprimée dans une liste d’emballage.
Réservé	La quantité réservée pour l’écriture d’élément.
Alloué	La quantité allouée pour l’écriture d’élément.
Tenir	Si l’écriture d’élément est en attente en cours de traitement : Faux. L’article n’est pas en attente. C’est vrai. L’article est en attente
Créé par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a créé la ligne dans l’historique. Par exemple, la modification du statut d’une écriture d’élément ou l’affectation d’une personne à l’écriture d’un élément entraîne la création d’une ligne.
Date de création	Date et heure auxquelles la ligne de l’historique a été créée.
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a provoqué la modification de la ligne dans l’historique.
Date de modification	Date et heure auxquelles la ligne de l’historique a été modifiée.
Afficher l’aperçu des dépenses	Si vous avez activé Gestion des dépenses, après avoir inclus les éléments, mais avant de comptabiliser la comptabilisation de la transaction d’achat, sélectionnez Afficher l’aperçu des dépenses pour voir comment une demande d’achat affecte le budget.
Exception	Ce champ s’affiche uniquement si la définition de transaction de la transaction est configurée pour la validation de tolérance de correspondance sur la page Configurer les Achats. Si l’élément comporte une exception de tolérance de quantité, une exception de tolérance de prix unitaire ou les deux, un point d’exclamation ( !) apparaît dans le champ. Passez le curseur sur le point d’exclamation pour afficher les détails de l’exception de tolérance de correspondance. Exemple Les informations relatives à un écart dans le prix unitaire entre la transaction source et la transaction convertie en cours de validation peuvent se présenter comme suit : Exception de prix à la ligne 1 : L’écart de prix est de 70 % En savoir plus sur Tolérances de correspondance.
ID du document source	Ce champ ne peut être utilisé que si un administrateur a sélectionné l’icône Activer les conversions pour plusieurs documents sources sur la page Configurer les Achats. Sélectionnez un document à convertir. En savoir plus Conversion de plusieurs documents en une seule transaction d’Achats.
ID de ligne du document source	Ce champ ne peut être utilisé que si un administrateur a sélectionné l’icône Activer les conversions pour plusieurs documents sources sur la page Configurer les Achats. Sélectionnez une ligne d’un document à convertir. En savoir plus Conversion de plusieurs documents en une seule transaction d’Achats.
ID de l’article	Sélectionnez un article dans la liste déroulante. La transaction doit comporter au moins un article pour être comptabilisée ou enregistrée en tant que brouillon.
ID de l’article de référence croisée	Si des références croisées des articles ont été créées pour le client, utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’identifiant que votre client utilise pour désigner l’article. Si des références croisées des articles ont été créées pour le fournisseur, utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’identifiant que votre fournisseur utilise pour faire référence à l’article. Exemple Si vous saisissez un commande de vente et que votre client vous donne le identifiant qu’il utilise pour faire référence au article, vous pouvez sélectionner son identifiant dans le liste. L’ID d’article est automatiquement résolu et renseigné avec les identifiant que vous utilisez. Exemple Si vous saisissez une commande d’achat, vous pouvez sélectionner l’icône ID de l’article que vous utilisez pour l’article, puis utilisez le ID d’article de référence croisée Liste déroulante pour sélectionner l’identifiant que votre fournisseur utilise pour l’article. Lorsque vous envoyez des documents imprimés, vous pouvez inclure les identifiants que vous et le client utilisez pour l’article afin d’améliorer la communication. Lorsque vous envoyez des documents imprimés, vous pouvez inclure les identifiants que vous et le fournisseur utilisez pour le article afin d’améliorer la communication. En savoir plus sur références croisées des articles. En savoir plus sur références croisées des articles.
Entrepôt	Ce champ peut être défini par défaut sur le entrepôt associé au article sélectionné ou à un entrepôt que vous avez défini dans votre Préférences utilisateur dans la section Préférences générales. Utilisez la Entrepôt La sélection liste pour sélectionner les entrepôt applicables selon vos besoins. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée au Contrôle d’inventaire. Ce champ est obligatoire pour les articles avec un Type d’article de l’inventaire.
Quantité	Pour les transactions provenant de Ventes, indique la quantité de l’article correspondant. Indique la quantité de l’article correspondant. Vous ne pouvez pas saisir un numéro négatif si l’attribut Type d’article est Inventaire, Kit ou Kit stockable. Si vous convertissez une transaction à partir d’une transaction source, vous ne pouvez pas saisir de numéro dans le Quantité Champ présentant le signe opposé du numéro dans la transaction initiale. Par exemple, si la quantité de la transaction initiale est 5 et que vous saisissez -3 dans le Quantité sur la transaction cible, Intacct affiche une erreur. Pour les factures de vente générées à partir d’un contrat, vous ne pouvez pas modifier la quantité. Le champ affiche un 1 avec les exceptions suivantes : Lorsque la ligne de contrat remplit toutes les conditions suivantes : Méthode de facturation Égal à Prix fixe Fréquence de facturation n’est pas égal Modèle de facturation Quantité, Taux, ou Multiplicateur champs ont été utilisés pour calculer la ligne de contrat montant forfaitaire/fixe. Si toutes les conditions sont remplies, l’attribut Quantité Le champ de la facture affiche la Quantité à partir de la ligne de contrat. Lorsque le Fractionner les niveaux en lignes de facture est définie sur vrai dans la catégorie Configurer les contrats page. Dans ce scénario, la facturation basée sur la quantité qui utilise une tarification par échelons affichera le quantité d’utilisation pour chaque niveau applicable.
Unité	L’unité de mesure de l’article correspondant. Pour les factures de vente générées à partir de contrats, la valeur de ce champ est toujours Individuel. Si vous avez personnalisé l’ordre de vos colonnes, assurez-vous de mettre à jour le Quantité Après toute modification de Unité est fait. En savoir plus sur Unités de mesure.
Taux d’imposition	Pourcentage pour cent à appliquer au Prix détaillé pour calculer le montant de la taxe pour la ligne. Le pourcentage pour cent est basé sur les éléments de taxe dans les cartes de règle de taxe qui correspondent au régime d’imposition tiers pour le Contact paiement et le groupe de taxe articles de l’article.
Barème fiscal	La règle de taxe par défaut associée à l’article du fournisseur. Si vous utilisez Taxe avancée ou une solution de taxe TVA, vous pouvez activer le remplacement de la règle de taxe dans la configuration d’Achats.
Taxe	Affiche le montant total de la taxe pour la ligne dans la devise de transaction. Vous pouvez ouvrir la zone Détails de la ligne pour remplacer le montant de taxe calculé dans le tableau des sous-totaux de ligne.
Taxe en devise de tenue de compte	Affiche le Fiscalité dans la devise de tenue de compte de votre société. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Montant brut	Affiche le Prix détaillé plus le Taxe pour afficher le montant total de la ligne dans la devise de transaction.
montant en tenue de compte brut	Affiche le Montant brut dans la devise de tenue de compte de votre société. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Nom de l’actif acquis	Saisissez un nom pour le ou les nouveaux actifs qui seront générés à partir de cette ligne. Vous pouvez modifier les noms de chaque actif ultérieurement. Ce champ apparaît uniquement si vous vous abonnez à Gestion des immobilisations et que l’intégration pour la création d’immobilisations est activée. En savoir plus sur la création d’actifs à partir de transactions d’achat.
Inclure la taxe dans le coût de l’immobilisation	Si vous êtes abonné à l’application Taxes et que la TVA est activée, vous pouvez cocher cette case pour ajouter la taxe au coût de l’actif pour les actifs créés à partir de cette ligne. Entités canadiennes uniquement : Si les deux L’ITC et Inclure la taxe dans le coût de l’actif sont sélectionnés sur la ligne, le coût de l’actif ne comprend que la partie non recouvrable de la taxe. Par exemple, supposons que le montant en tenue de compte est de 50 000 $, le montant de taxe en tenue de compte est de 6 000 $ et le montant récupérable de l’impôt en tenue de compte est de 3 245 $. La partie non recouvrable de l’impôt (2 755 $) est ajoutée au montant en tenue de compte (50 000 $), ce qui donne un coût de l’actif de 52 755 $. Si L’ITC est sélectionnée mais Inclure la taxe dans le coût de l’actif ne l’est pas, le coût de l’actif est égal au montant en tenue de compte (50 000 $) et les taxes sont exclues. Cette case à cocher apparaît uniquement si vous vous abonnez à Gestion des immobilisations et Taxes et que l’intégration pour la création d’immobilisations est activée. En savoir plus sur la création d’actifs à partir de transactions d’achat.
Description de l’émetteur,	La valeur par défaut est le paramètre Description détaillée pour l’article. Vous pouvez modifier ce champ. Ce champ peut apparaître dans le document imprimable, en fonction de vos Modèle de document définition. En savoir plus sur Modèles de documents.
Mémo	Saisissez n’importe quel texte concernant l’article. Vous pouvez saisir jusqu’à 400 caractères alphanumériques. Ce champ peut apparaître dans le document imprimable, selon la définition de votre modèle de document. Vous ne pouvez pas modifier ce champ si la facture a été générée à partir de Projets ou Contrats. Pour les factures de vente générées à partir de Projets : Intacct peut renseigner ce champ avec les valeurs suivantes : Lignes de rapport des dépenses : toutes Payé à - Valeur payée. Par exemple, Boutique de thé vert - Déjeuner. Lignes de transaction d’achats : valeur du mémo de la transaction d’achat. Pour les factures de vente générées à partir de contrats : Intacct peut renseigner ce champ avec la valeur suivante : Ligne de contrat <line no="">, date de planification de facturation <date>.</date></line>
Facturable	Indique si un élément est facturable à un client. Ce champ s’applique uniquement si votre société est abonnée à Projets et que l’option Transactions d’achats est sélectionnée dans la case Afficher l’option de facturation Configurer des Projets page. Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.
Répartir les frais d’approche sur les articles de la transaction, Afficher les détails de la distribution et Catégorie des frais d’approche	Ces champs apparaissent uniquement si les frais d’approche sont activés et que la définition de transaction a été sélectionnée pour saisir les frais d’approche réels dans la Configurer le contrôle d’inventaire page. Répartir les frais d’approche sur les articles de la transaction. Si vous saisissez des frais d’approche réels, sélectionnez la transaction d’achat ou la transaction de contrôle d’inventaire initiale dans la liste déroulante à laquelle appliquer les frais d’approche. Seules les transactions d’achat et de contrôle d’inventaire avec des définitions de transaction qui augmentent la valeur de l’inventaire (Valeur ENSTOCK ou Quantité et valeur) apparaissent dans la liste. Afficher les détails de la distribution. Ce bouton apparaît uniquement si les frais d’approche sont activés pour Estimations et valeurs réelles. Sélectionnez le bouton pour afficher la fenêtre Faire correspondre le coût d’approche réel à l’estimation , dans laquelle vous pouvez faire correspondre les frais d’approche réels à une estimation dans la transaction sélectionnée. Lorsqu’un coût réel est lié à une estimation, la méthode de ventilation associée à la catégorie de frais d’approche sélectionnée pour l’estimation est utilisée pour appliquer proportionnellement le coût réel aux articles d’inventaire applicables dans la transaction sélectionnée. Catégorie des frais d’approche. Si les frais d’approche sont activés pour Coûts réels uniquement, vous ne verrez pas de Afficher les détails de la distribution bouton. Sélectionnez la catégorie de frais d’approche avec la méthode de ventilation que vous souhaitez que le système utilise pour appliquer proportionnellement le coût réel aux articles d’inventaire applicables dans la transaction sélectionnée. Indique si les frais d’approche sont activés pour Coûts réels uniquement ou Estimations et valeurs réelles, le frais d'approche réel est distribué uniquement aux articles d’inventaire de la transaction source initial qui sont activés pour les frais d’approche et marqués comme actifs pour la méthode de distribution associée à la catégorie frais d'approche. Par défaut, le coût est distribué à tous les articles de l’inventaire pour lesquels les frais d’approche sont activés lorsque la méthode de distribution sélectionnée est Valeur. En savoir plus sur Saisie d’un frais d’approche réel.
Formulaire 1099	Si le fournisseur sélectionné (ou le type de fournisseur qui lui a été attribué) est marqué comme 1099 ou est configuré comme 1099, vous pouvez sélectionner 1099 pour les éléments individuels. À la fin de l’année, le système additionne tous les articles du formulaire 1099 à inclure dans ce formulaire 1099 pour ce fournisseur.
Livrer à	Le contact de livraison associé à l’élément de la transaction. Par défaut, il s’agit du contact de livraison sélectionné dans l’en-tête de la transaction. Si Autoriser la modification à côté de Livrer le contact est défini sur vrai dans la définition de transaction, vous pouvez modifier ce contact de livraison. Ce champ n’apparaît que si Activer le contact de livraison au niveau des lignes est défini sur vrai sur la page Configurer les Achats.
Promis par date	Date à laquelle le fournisseur a promis de livrer les marchandises. À moins qu’une valeur par défaut au niveau des lignes ne soit appliquée, la valeur par défaut est la date dans l’en-tête.
Date de confirmation	Date à laquelle le fournisseur confirme qu’il peut fournir l’article commandé.
Date d’expédition au fournisseur	Date à laquelle les marchandises ont été retournées au fournisseur. Ce champ n’apparaît que dans les transactions avec une définition de transaction où le type de modèle est Régularisation ou Facture et la catégorie de flux de travail est Retour.
Classe	Utilisez la Classe liste de sélection pour sélectionner un classe pour cette élément. Ce champ apparaît uniquement si l’application Ventes est configurée pour utiliser l' Classe dimension. Ce champ apparaît uniquement si l’application Achats est configurée pour utiliser la commande Classe dimension.
Client	Utilisez la Client liste de sélection pour sélectionner un client pour le élément. Ce champ apparaît uniquement si l’application Ventes est configurée pour utiliser l' Client dimension. La client sélectionnée dans ce champ doit correspondre au client de la en-tête ou être identifiée comme enfant du parent client identifié dans le en-tête. Ce champ apparaît uniquement si l’application Achats est configurée pour utiliser la dimension Client.
Fournisseur	Utilisez la Fournisseur liste de sélection pour sélectionner un fournisseur pour le élément. Ce champ apparaît uniquement si l’application Achats est configurée pour utiliser la commande Fournisseur dimension. La fournisseur sélectionnée dans ce champ doit correspondre au fournisseur du en-tête ou être identifiée comme enfant du parent fournisseur identifié dans le en-tête. Ce champ apparaît uniquement si l’application Ventes est configurée pour utiliser l' Fournisseur dimension.
Projet	Utilisez la Projet liste de sélection pour sélectionner un projet pour le élément. Ce champ apparaît uniquement si l’application Ventes est configurée pour utiliser la dimension Projet. Ce champ apparaît uniquement si l’application Achats est configurée pour utiliser la dimension Projet. Votre projet ne figure pas dans la liste déroulante ? Votre projet peut avoir un statut projet qui empêche la saisie de certaines transactions. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre administrateur système.
Employé	Utilisez la Collaborateur liste de sélection pour sélectionner un collaborateur pour le élément. Ce champ apparaît uniquement si l’application Ventes est configurée pour utiliser l' Collaborateur dimension. Ce champ apparaît uniquement si l’application Achats est configurée pour utiliser la commande Collaborateur dimension.