Principes de base des engagements

Utilisez l’application Achats pour saisir les commandes d’achat de vos fournisseurs et les contrats de sous-traitance avec vos sous-traitants. Ces commandes et contrats de sous-traitance sont également appelés engagements ou coûts engagés.

Pour en savoir plus sur la terminologie liée à la construction utilisée dans Sage Intacct, consultez Terminologie de la construction et de Sage Intacct.

Le flux de travail général pour les engagements comprend les étapes suivantes :

Créez une commande pour votre contrat ou sous-contrat fournisseur.
Convertissez la commande en facture et retenez la retenue de garantie le cas échéant. Une facture fournisseur est créée dans la Comptabilité fournisseurs pour être utilisée lors du paiement du fournisseur ou du sous-traitant.
Créez des factures de retenue de garantie pour libérer toute retenue de garantie précédemment retenue.

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Formation

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Gestion des commandes achat et des contrats de sous-traitance

Découvrez comment configurer des commandes achat et des contrats de sous-traitance, retenir et lever la retenue de garantie, et plus encore.

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Comprendre les bases

Créer une commande pour un fournisseur ou un sous-traitant

Ajouter une transaction d’achat

Lorsque vous créez une nouvelle transaction, vous définissez tous les éléments et les données associées. Cette transaction est la première transaction d’un flux de travail, et elle ne peut être convertie qu’en transaction suivante dans un flux de travail.

Vous pouvez créer des transactions provisoires si les paramètres de sécurité sont définis sur Nouveau document ou conversion. Par exemple, si le type de transaction que vous souhaitez créer a un Créer une règle qui est défini sur Convertir uniquement, vous pouvez uniquement copier une transaction existante et enregistrer la nouvelle transaction en tant que brouillon. Vous pouvez ensuite convertir le duplicata en la transaction souhaitée. Pour plus d’informations, consultez Convertir une transaction d’achat.

Les utilisateurs employés disposant des autorisations applicables ne peuvent ajouter des transactions d’achat que lorsque la définition de transaction Type de modèle = Devis.

Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard du type de transaction que vous souhaitez créer.

Par exemple, sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Commande d’achat.
Sur le <Transaction name=""> , entrez les informations nécessaires dans les champs appropriés.</Transaction>
Au minimum, vous devez remplir les champs d’en-tête obligatoires et ajouter au moins un élément de ligne pour comptabiliser ou enregistrer un brouillon du. Voir le Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
Une fois que vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Sélectionnez Poste pour enregistrer la transaction. La transaction a un État de En attente et est prêt pour l’étape suivante de votre flux de travail.
- Sélectionnez Plus d’actions puis sélectionnez Publication et nouveau pour enregistrer cette transaction et créer une nouvelle transaction.
- Sélectionnez Brouillon pour enregistrer la transaction dans un brouillon État.
- Sélectionnez Plus d’actions puis sélectionnez Rédiger et continuer pour enregistrer cette transaction en tant que brouillon et créer une nouvelle transaction.

Aller à Créez un engagement pour plus d’informations.

Copier une transaction d’achat existante

La copie est un moyen facile de dupliquer les informations d’une transaction existante pour créer une nouvelle transaction. Par exemple, vous pouvez copier une commande d’achat dans une commande d’achat, une facture facture fournisseur dans un achat, etc. Lorsque vous copiez, les informations sur le fournisseur et l’élément de campagne sont dupliquées.

La copie ne modifie pas la transaction à partir de laquelle vous copiez. Il crée simplement une nouvelle transaction.

Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard du type de transaction que vous souhaitez créer.
Sur le <Transaction name=""> Sélection de page Plus d’actions puis sélectionnez Copier à partir de.</Transaction>
La liste Sélectionner une transaction d’Achats s’affiche.
Recherchez la transaction que vous souhaitez copier, puis sélectionnez Sélectionnez.
Une nouvelle transaction est créée avec les informations de la transaction sélectionnée.
Modifiez les champs selon vos besoins.
Au minimum, vous devez remplir les champs d’en-tête requis et ajouter au moins un élément pour comptabiliser ou enregistrer un brouillon de la transaction. Voir le Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
Une fois que vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Comptabiliser : Enregistre la transaction. La transaction a un État de En attente et est prêt pour l’étape suivante de votre flux de travail.
- Plus d’actions > Post & nouveau : Enregistre la transaction à l’aide d’un État de En attente et crée une nouvelle transaction.
- Brouillon : Enregistre la transaction à l’aide d’un État de la conscription.
- D’autres actions > Rédiger et continuer : Enregistre la transaction à l’aide d’un État de Draft et crée une nouvelle transaction.

La conversion d’un transaction fait passer le transaction à l’étape suivante du flux de travail, par exemple, un commande d’achat à un facture fournisseur. Le processus de conversion copie les données de la transaction source vers la transaction suivante. La transaction source continue d’exister en tant que transaction distincte. Par exemple, si vous convertissez une commande d’achat en facture fournisseur, vous pouvez toujours accéder à la commande d’achat source. Les modifications apportées à la facture fournisseur n’affectent pas la transaction source.

Voir Convertir une transaction d’achat pour obtenir des instructions détaillées.

Convertir plusieurs documents en une transaction d’achat

Convertissez plusieurs documents, y compris des lignes de documents, en une seule transaction d’Achats afin de pouvoir payer un fournisseur en un seul paiement.

Lorsqu’un fournisseur facture son travail pour plusieurs projets dans une seule facture, vous pouvez créer une transaction d’achat unique qui comprend plusieurs documents que vous souhaitez convertir pour répliquer la facture.

Vous pouvez convertir des éléments de différentes transactions pour créer une seule transaction lorsque vous combinez des éléments de deux transactions ou plus qui ne sont pas comptabilisées dans les Comptes fournisseurs.

Apprenez à convertir plusieurs documents en une transaction d’Achats.

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer votre abonnement à Construction, contactez votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Opérations d’importation

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent créer plusieurs transactions en important les données à l’aide d’un fichier CSV.

Apprenez à Opérations d’importation.

Modifier une transaction

Si vous disposez des permissions Modifier pour les transactions d’Achats, vous pouvez modifier la plupart des détails d’une transaction qui a un État sur Brouillon ou En attente.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de modifier une transaction et donne des solutions possibles pour vous permettre d’éditer la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Modifier la politique est réglé sur « Pas de modification ».	Modifiez le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Modifier la politique est configurée pour interdire la modification d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si la définition de transaction a Activer la modification du fournisseur est réglé sur « Jamais »	Cela empêche les utilisateurs de changer de fournisseur dans les transactions brouillon et en attente. Modifiez le Activer la modification du fournisseur sur le définition de transaction.
Si la transaction nécessite une approbation et se trouve dans le cycle d’approbation (le statut de la transaction est Soumis ou Partiellement approuvé).	Procédez de l’une des manières suivantes : Supprimez la transaction et créez-en une nouvelle contenant les modifications. Attendez que la transaction soit approuvée ou refusée. Vous pouvez également consulter l’historique d’approbation pour voir qui doit fournir une approbation et demander à cette personne de refuser la transaction pour terminer le cycle d’approbation plus rapidement. Pour trouver l’approbation suivante : Lorsque vous Modifier et soumettre à nouveau une transaction refusée, il entre dans le cycle d’approbation. Si vous modifiez et soumettez à nouveau une transaction approuvée, elle n’entre dans le cycle d’approbation que si la configuration d’approbation des achats sur la page Configurer les achats est définie pour nécessiter un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si l’exercice est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être modifiées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir les transactions partagées. Toutefois, ces opérations seront répertoriées comme « n’appartenant pas » par l’entité et le Modifier n’apparaîtra pas. Si vous disposez des autorisations appropriées, passez au niveau général pour modifier la transaction.
Si la transaction inclut des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période fermée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si votre société est abonnée à la Application des taxes et la transaction a été incluse dans une déclaration fiscale (déclaration de TVA ou Déclaration d’activité professionnelle) qui a été préparée et soumise à une autorité gouvernementale dans le cadre de la procédure d’envoi de déclaration fiscale.	Entrez une transaction d’ajustement.

Ouvrez la liste des transactions applicables, recherchez la transaction, puis sélectionnez Modifier.
Si vous êtes un Employé utilisateur, vous ne verrez que les demandes d’achat et les devis que vous avez créés.
Modifiez les détails de la transaction au besoin. Voir Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Sélectionnez Poste pour revalider la transaction. La transaction a un État de En attente et est prêt pour l’étape suivante de votre flux de travail.
- Si la transaction comporte un État de Brouillon et que vous n’êtes pas prêt à comptabiliser, sélectionnez Brouillon pour conserver la transaction est le État de la conscription.

Par exemple, de nombreux flux de travail incluent une note de débit ayant d’achat comme dernière transaction dans le flux de travail. Lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur, son statut est En attente afin que vous puissiez la convertir en note de débit avoir d’achat à l’avenir, si nécessaire. Dans ce scénario, la facture fournisseur en attente ne nécessite aucune action de votre part et reste en attente indéfiniment.

Voir Fermer une commande d’achat obsolète pour plus d’informations.

Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en factures fournisseur, supprimez la facture fournisseur.

En savoir plus sur États de la transaction.

Afficher l’historique des approbations

Si votre transaction fait partie d’un flux de travail d’approbation, un Soumettre apparaît lorsque vous ajoutez une transaction au lieu d’un Poste bouton. Lorsque vous sélectionnez Soumettre, le statut de la transaction passe à Soumise, et la transaction est disponible pour les approbateurs dans le flux de travail d’approbation pour approuver ou refuser.

Vous pouvez voir les approbateurs, les identifiants utilisateur, les dates, les statuts d’approbation et les commentaires dans la page Historique d’approbation pour ces types de transactions.

Ouvrez la transaction en mode Modifier ou Afficher.
Sélectionnez l’onglet Historique.
Sélectionnez l’icône Historique des approbations dans la zone d’en-tête.
L' Historique des approbations s’affiche.

En savoir plus sur Approbations d’achat.

Options du menu Boutons et Plus d’actions

Les tableaux suivants décrivent les boutons et l’option de menu Plus d’actions qui peuvent apparaître sur une transaction. Les boutons et les options qui s’affichent dépendent des facteurs suivants :

Si la transaction est en mode Ajouter, Modifier ou Afficher
Le statut de la transaction
La configuration de la définition de transaction
La configuration de l’application

Boutons

Descriptions des champs de boutons
Champ	Description
Comptabiliser	Enregistre la transaction et, le cas échéant, valide la transaction dans le GL ou la Comptabilité fournisseurs (comme configuré dans l’option Comptabilisation de la transaction dans la définition de transaction). Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Ajouter ou Modifier si le statut de la transaction n’est pas Convertie.
Brouillon	Enregistre la transaction avec un statut Brouillon. Les transactions avec ce statut n’ont aucun effet sur le GL ou les Comptes fournisseurs. Ce bouton apparaît lorsqu’une transaction est en mode Ajouter ou lorsqu’une transaction Brouillon est en mode Édition.
Annuler	Annule toutes les modifications et quitte la transaction. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Ajouter ou Modifier.
Modifier	Place la transaction en mode Édition. Ce bouton s’affiche lorsque la transaction est en mode Afficher et que les conditions suivantes sont remplies : Le statut des transactions n’est pas converti ou partiellement converti Le statut du paiement n’est pas Payé.
Terminé	Quitte la transaction. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Affichage.
Envoyer	Enregistre la transaction et la soumet pour approbation. Le statut de la transaction après la soumission dépend de la configuration de l’approbation. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction ne dispose pas du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = Soumis. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction dispose du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = En attente. Ce bouton n’apparaît que si des validations d’achat ont été définies. Lorsque le bouton Soumettre apparaît, le bouton Publier n’apparaît pas sous la forme Le comptabilisé ne peut pas avoir lieu tant que la transaction n’est pas approuvée.. En savoir plus À propos des approbations d’achat.
Remplacer l’exception	Remplace tous les éléments de la transaction qui comportent des exceptions de tolérance de correspondance. Les écarts de prix sont comptabilisés soit dans le Tolérance de correspondance compte du grand livre spécifié sur la page Configurer les Achats ou en fonction du mappage de compte pour l’article (flux de travail standard) ou du mappage de compte pour la définition de la transaction (flux de travail avancé). Ce bouton apparaît uniquement si la définition de transaction de la transaction est configurée pour la validation de la tolérance de correspondance. En savoir plus tolérances de correspondance.

Plus d’actions menu

Option	Description
Comptabiliser et nouveau	Enregistre la transaction et, le cas échéant, valide la transaction dans le GL ou les Comptes fournisseurs (comme configuré dans l’option Comptabilisation de transaction dans la définition de transaction), et affiche une nouvelle page de transaction. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Ajouter.
Envoyer et imprimer	Enregistre la transaction, la soumet pour approbation et affiche le Imprimer ou envoyer par e-mail à partir de laquelle vous pouvez choisir d’imprimer et/ou d’envoyer par e-mail un PDF de la transaction. L’impression d’un fichier PDF à partir de cette boîte de dialogue définit l’indicateur Imprimé de la transaction sur Y. En savoir plus sur la procédure Imprimer ou Courriel un document individuel. Le statut de la transaction après la soumission dépend de la configuration de l’approbation. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction ne dispose pas du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = Soumis. Si l’utilisateur qui a soumis la transaction dispose du niveau d’approbation applicable pour la transaction, le statut de la transaction = En attente. Cette option n’est disponible que si les approbations d’achat ont été définies. Lorsque le Soumettre et imprimer apparaît, la fenêtre Comptabiliser et imprimer l’option n’apparaît pas car la comptabiliser ne peut pas avoir lieu tant que la transaction n’est pas approuvée. En savoir plus À propos des approbations d’achat.
Rédiger et continuer	Enregistre la transaction avec un statut Brouillon et reste sur la transaction en cours pour permettre d’autres modifications. Cette option apparaît lorsqu’une transaction est en mode Ajouter ou lorsqu’une transaction Brouillon est en mode Édition.
Copier à partir de	Copie les informations d’une autre transaction d’achat dans la transaction en cours. Lorsque vous sélectionnez cette option de menu, un Sélectionnez Achats transaction liste s’affiche. Recherchez la transaction à partir de laquelle vous souhaitez copier et sélectionnez l’icône Sélectionnez lien à côté. Le système renseigne la transaction en cours avec les informations de la transaction sélectionnée. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Ajouter.
Comptabiliser et continuer	Enregistre la transaction et, le cas échéant, valide la transaction dans le GL ou la Comptabilité fournisseurs (comme configuré dans l’option Comptabilisation de transaction dans la définition de transaction), et reste sur la transaction actuelle pour permettre d’autres modifications. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier, si le statut de la transaction n’est pas Converti ou Partiellement converti.
Afficher l’historique des transactions	Affiche la page de piste d’audit de la transaction, qui indique qui a modifié la transaction et quand les modifications se sont produites. En savoir plus sur le Piste d’audit. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier ou Afficher.
Copier vers	Copie les informations de la transaction en cours dans une nouvelle transaction d’achat. Aller à Copier dans et sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez créer dans la liste. Le système ouvre une nouvelle transaction et la remplit avec les informations de la transaction initiale. Par exemple, vous pouvez créer une nouvelle commande d’achat à partir d’une commande d’achat ou d’une facture fournisseur existante. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier ou Afficher.
Modifier la mise en page des entrées	Les administrateurs de Sage Intacct peuvent modifier la disposition des colonnes dans la section Écritures d’une transaction. Vous pouvez personnaliser la grille pour n’afficher que les colonnes qui ont un sens pour votre société. Les colonnes qui ne s’affichent pas dans la grille sont toujours accessibles en sélectionnant Afficher les détails pour chaque élément de la transaction. Vous pouvez également réorganiser les colonnes dans l’ordre souhaité. Apprenez à personnaliser la disposition de la grille des écritures d’une transaction.

Descriptions des champs :

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la page Transaction.

Onglet Transaction :
Onglet Détails de la publication
Onglet Historique
Onglet Conformité de l’engagement

Onglet Transaction : Section En-tête

Descriptions des champs de section d’en-tête de l’onglet Transaction
Champ	Description
Date
Fournisseur	Utilisez l’icône Fournisseur liste de sélection pour sélectionner le fournisseur souhaité. Il n’est pas nécessaire de sélectionner un fournisseur, sauf si les conditions suivantes sont remplies : Exiger l’approbation du fournisseur est sélectionné dans l’onglet Configurer les Achats page. Comptabilisation des transactions = Comptes fournisseurs ou Grand livre et/ou Activer la comptabilisation des annulations est sélectionné dans la définition de transaction. Vous pouvez modifier le fournisseur dans un brouillon de transaction en attente si les champs Modifier la politique et Autoriser la modification du fournisseur sur la définition de transaction sont définis de manière appropriée. En savoir plus sur le Autoriser la modification du fournisseur option.
Numéro de document	Entrez un numéro pour identifier la transaction. Ce champ apparaît en mode d’ajout ou de modification si la définition de transaction n’a pas de Séquence de numérotation sélectionné. Un numéro de document n’est pas requis dans les transactions provisoires.
Livrer à	Ce champ n’apparaît que si Activer le contact de livraison au niveau de l’en-tête est sélectionné dans l’onglet Configurer les Achats page. Les valeurs par défaut sont les suivantes : Pour les sociétés à entité unique et au niveau de niveau général uniquement pour les sociétés à plusieurs entités : affiche le contact de livraison que vous sélectionnez dans le Configurer les Achats page. Au niveau de l’entité dans les sociétés multi-entités : affiche le navire à contact de l’entité. Selon que la définition de transaction permet ou non de modifier ce champ, vous pourrez peut-être sélectionner une autre fiche de contact.
Référence	Entrez une référence à un autre document ou n’importe quel texte si nécessaire.
Numéro de document du fournisseur	Numéro de référence d’une facture fournisseur ou d’un autre document fournisseur. Ce champ est obligatoire si Exiger des numéros sur : Factures, ajustements et factures récurrentes uniquement est sélectionné dans l’onglet Configurer la Comptabilité fournisseurs page.
Message	Entrez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur le document imprimé. Ce message s’imprime en plus de tout Texte facultatif par défaut défini dans la définition de transaction ou le texte défini dans le Modèle de document.
Pièce jointe	Ajoutez tout document justificatif en pièce jointe. En savoir plus sur Ajout de pièces jointes.
Statut	Après la comptabilisation d’une transaction, ce champ affiche le statut du flux de travail.

Descriptions des champs de la sous-section Dates d’expédition
Date de livraison promise	La date à laquelle le fournisseur a promis de livrer les marchandises.
Date de début du contrat	Date de début valide d’un contrat de commande d’achat ou d’achat.
Date de fin du contrat	Date de fin valide d’un bon de commande d’achat ou d’un contrat d’achat.

Onglet Transaction : Section de saisie

Les administrateurs de Sage Intacct peuvent modifier la mise en page colonne de la grille des écritures afin d’afficher les colonnes les plus significatives pour chaque définition de transaction. En savoir plus sur personnalisation de la mise en page des entrées.

Estimations des coûts globaux

Cette section n’apparaît que si la définition de transaction a été sélectionnée pour la saisie des coûts globaux estimés dans la configuration du contrôle des stocks.

Descriptions des champs Estimations des coûts globaux
Champ	Description
Catégorie	Sélectionnez une catégorie de frais d’approche qui reflète le type de frais d’approche estimé que vous saisissez (expédition, assurance, etc.) et la méthode de répartition à utiliser pour répartir proportionnellement le montant de l’estimation entre les articles de stock applicables à l’achat.
Méthode de distribution	Méthode de répartition associée à la catégorie de frais d’approche globaux sélectionnée. Les méthodes de distribution possibles sont les suivantes : Nombre, valeur, volume et poids
Montant estimé	Entrez le montant des frais d’approche que vous prévoyez recevoir ultérieurement.
Description	Entrez des informations qui permettent d’identifier le frais d’approche estimé, comme le nom du fournisseur dont vous prévoyez de recevoir les frais d’approche réels.

Onglet Détails de la publication

Cet onglet n’apparaît que si la définition de transaction de la transaction est définie sur comptabiliser dans AP, ou le Grand livre.

Factures AP affichées

Descriptions des champs Factures AP publiées
Champ	Description
Numéro de document	Le numéro de fiche affecté à la facture.
Numéro de référence	Numéro de bon de commande du client ou autre numéro de référence. Ce texte apparaît dans le rapport Informations détaillées du grand livre dans la colonne Document.
Date du document	La date de transaction.
Montant de la transaction	Le montant total de la transaction
Montant de transaction payé	Le montant qui a été payé sur la transaction.
Montant en devise de transaction dû	Le montant restant qui doit être payé sur la transaction.

Journaux du livre-journal général validés

Descriptions de champs validées des livres-journaux généraux
Champ	Description
ID de livre	Indique le livre de rapports dans lequel le journal est comptabilisé. Il peut s’agir de comptabilité d’exercice ou d’espèces, selon la méthode de rapport définie dans le Grand livre.
Journal	Le journal dans lequel la transaction est comptabilisée.
N° de journal	Sélectionnez cette option pour explorer dans le détail la page Écritures de journal.
Date	La date de comptabilisation du Grand livre.
Type	Le type de comptabilisation.
N° de ligne	Le numéro de ligne représente la ligne de l’écriture de journal qui correspond à l’entrée de comptabilisation de la transaction.
Numéro de compte	Le numéro de compte du compte dans lequel la transaction est comptabilisée.
Nom du compte	Le compte du Grand livre dans lequel la transaction est comptabilisée.
Établissement	L’établissement affecté à la transaction.
Montant du débit	Le montant débité du compte.
Montant du crédit	Le montant crédité sur le compte.
Devise de transaction, montant de transaction de débit et montant de transaction de crédit	Si la société est activée pour la multi-devise, ces champs affichent la devise de la transaction ainsi que les montants de débit et de crédit dans la devise de la transaction.
Mémo	Le mémo pour la transaction. Il peut s’agir de quelque chose qui clarifie la raison de la transaction.

Onglet Historique

Détails du coût au débarquement
Historique des régularisations

En-tête de l’histoire

Descriptions des champs d’en-tête de l’historique
Champ	Description
Créée par	ID utilisateur de l’utilisateur ayant créé la transaction.
Date de création	La date à laquelle la transaction a été créée.
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a modifié la dernière transaction.
Date de modification	La date et l’heure auxquelles la transaction a été modifiée pour la dernière fois.
Fournisseur	Le fournisseur associé à la transaction.
Numéro de document	L’identifiant de la transaction.
Historique des approbations	Si la transaction Achats fait partie d’un workflow d’approbation, sélectionnez ce lien pour afficher l’historique des approbations. La page Historique des approbations affiche les ID utilisateur des approbateurs, le statut d’approbation, la date d’approbation et tous les commentaires associés aux transactions approuvées ou refusées.
Imprimé	Indique si la transaction a déjà été imprimée. Si la définition de transaction a son Modifier la politique ou Stratégie de suppression réglé sur Avant l’impression, vous ne pourrez plus modifier ou supprimer la transaction une fois que la Imprimé est défini sur Oui.
Date de la dernière livraison	La date de la dernière impression de la transaction ou par e-mail. Si Imprimé est Non, ce champ est vide.
Dernière livraison effectuée par

Tableau d’histoire

L' Histoire affiche une entrée pour chaque transaction existante dans le flux de travail associé à la transaction sélectionnée.

Description des champs de la table d’historique
Champ	Description
Date	La date à laquelle la transaction correspondante a été créée.
Créée par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a créé la transaction correspondante.
Date de modification	La date et l’heure auxquelles la transaction correspondante a été modifiée pour la dernière fois.
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a modifié la dernière transaction correspondante.
Transaction	Type de transaction et numéro de document d’une transaction dans un flux de travail. Sélectionnez un lien dans cette colonne pour ouvrir la transaction dans une fenêtre de navigateur distincte.
Converti à partir de	La transaction à partir de laquelle la transaction correspondante a été convertie. Ce champ est vide si le transaction correspondant est transaction s’il s’agit du premier transaction d’un workflow.
Définition de transaction	Liens vers la définition de transaction de la transaction correspondante.
Statut	Statut du flux de travail de la transaction correspondante. En savoir plus sur États de la transaction d’achat.

Détails du coût au débarquement

Ce tableau apparaît dans le Histoire si cette transaction a été utilisée pour saisir un frais d’approche estimatif ou un frais d’approche réel.

Descriptions des champs Détails du coût global
Champ	Description
Transaction source	Type de transaction et numéro de document de la transaction d’achat initiale (ou de la transaction de gestion des stocks) avec les articles de stock auxquels un frais d’approche estimé ou un frais d’approche réel a été distribué. Si un ou plusieurs coûts globaux estimatifs ont été saisis dans cette transaction, cette table ne comprend que les Transaction source et Transaction de régularisation de stock colonnes.
Transaction des frais d’approche	Lorsqu’un frais d’approche réel a été saisi dans cette transaction, le type de transaction et le numéro de document de cette transaction. Cette colonne n’apparaît que si un ou plusieurs coûts globaux réels ont été saisis dans cette transaction et distribués à une transaction source.
Transaction de régularisation d’inventaire	Si un frais d’approche estimé a été saisi dans cette transaction, la transaction de régularisation de stock (estimations SYS-LC Adj Incr) utilisée pour répartir le coût estimé entre les articles applicables dans la transaction. Vous pouvez sélectionner le lien pour voir comment le montant estimé a été réparti entre les articles applicables. Si un frais d’approche réel a été saisi dans cette transaction, la transaction de régularisation de stock (SYS-LC Actual Adj Incr) utilisée pour répartir le coût réel entre les articles applicables dans la transaction source. Si le coût réel a été mis en correspondance avec une estimation, le tableau comporte une autre ligne pour la transaction de régularisation d’inventaire (Estimations SYS-LC Rev Adj Decr) utilisée pour supprimer le montant estimé. (La transaction source et la transaction de frais d’approche globale seront les mêmes pour les lignes du coût réel et de l’estimation supprimée.) Vous pouvez sélectionner les liens pour voir comment le montant réel a été réparti entre les articles applicables et, le cas échéant, comment le montant estimé a été retiré des articles applicables.

Tableau historique des ajustements

Ce tableau apparaît dans le Histoire si une ou plusieurs transactions de régularisation du contrôle des stocks ont été liées à la transaction d’achat.

Descriptions des champs de la table de l’historique des ajustements
Champ	Description
Date	L' Date de la transaction pour la transaction d’achat.
Transaction	Type de transaction de gestion des stocks et numéro de document.
Créée par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a créé la transaction de régularisation du contrôle d’inventaire.
Date de modification	Date de la dernière modification de la dernière transaction de régularisation du contrôle d’inventaire
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a modifié la dernière transaction de régularisation de gestion des stocks.
Total	Le montant de la régularisation.

Onglet Conformité de l’engagement

Utilisez l’onglet Conformité de l’engagement sur les documents primaires pour ajouter, modifier et supprimer des enregistrements de conformité. Cet onglet contient les dossiers de conformité d’assurance, divers et de renonciation au privilège associés à un document principal.

L’abonnement Conformité des fournisseurs est inclus avec l’abonnement Construction, mais vous devez l’activer. Une fois votre abonnement Conformité des fournisseurs activé, attribuez des permissions de conformité dans Achats.

Onglet Exécution

Cet onglet s’affiche si la définition de transaction de la transaction est activée pour l’exécution.

Le tableau suivant décrit les colonnes de la section Résumé de l’exécution.

Descriptions des champs de la section Résumé de l’exécution
Champ	Description
Document d’exécution	Numéro du document de la transaction de Ventes en cours d’exécution. Le numéro de document peut être affiché plusieurs fois si les postes du document doivent être regroupés pour différents entrepôts et statuts d’exécution.
Date de la commande	La date à laquelle la transaction a été créée.
Statut de l’exécution	Le statut de la transaction en cours d’exécution : Ouvrez. La transaction est prête à être exécutée. Prêt à cueillir. Les articles de la transaction sont prêts à être prélevés dans l’entrepôt. Choisi. Les articles de la transaction ont été prélevés. Prêt à emballer. Les articles de la transaction sont prêts à être emballés. Emballé. Les articles de la transaction ont été emballés. Prêt à être expédié. Les articles de la transaction sont prêts à être expédiés. Expédié. Les articles de la transaction ont été expédiés. Prêt à facturer. Les articles de la transaction sont prêts à être facturés. Facturé. Les articles de la transaction ont été facturés.
Nombre de lignes	Le numéro de lignes de la transaction.
Pourcentage exécutable	Le pourcentage de la transaction pour lequel la quantité disponible est suffisante pour traiter tous les articles de la transaction. Le pourcentage est calculé en fonction du nombre de postes de la transaction qui peuvent être exécutés.
Entrepôt	L’entrepôt de la transaction.
Affecté à	Le collaborateur affecté à la transaction. La valeur est Multiple si différents employés sont affectés à différents postes.

Le tableau suivant décrit les colonnes de la Historique d’exécution , qui affiche un journal de l’activité d’exécution par rapport aux lignes de la transaction.

Descriptions des champs de la section Historique d’exécution
Champ	Description
Numéro de ligne de commande	Le numéro de ligne de l’élément de la transaction.
ID de l’article	L’identifiant de l’article.
Entrepôt	L’entrepôt à partir duquel traiter l’article.
Quantité	La quantité de l’article commandé.
Statut de l’exécution	Le statut de l’élément de campagne en cours d’exécution : Ouvrez. L’entrée d’élément de campagne est prête à être traitée. Prêt à cueillir. L’entrée d’élément de ligne est prête à être prélevée dans l’entrepôt. Choisi. L’entrée de l’élément de campagne a été sélectionnée. Prêt à emballer. L’entrée de l’élément de campagne est prête à être emballée. Emballé. L’entrée de l’élément de campagne a été compressée. Prêt à être expédié. L’entrée de l’élément de campagne est prête à être expédiée. Expédié. L’entrée d’élément de campagne a été expédiée. Prêt à facturer. L’entrée de l’élément de ligne est prête à être facturée. Facturé. L’entrée d’élément de ligne a été facturée.
Assigné	L’collaborateur affecté à l’entrée de l’élément de campagne dans l’exécution.
Actif	Indique si l’entrée de l’élément de campagne est la plus récente et si elle affiche les modifications d’exécution les plus récentes : Vrai Faux
Feuille de sélection imprimée	Date et heure d’impression de l’entrée d’un élément de campagne dans une feuille de prélèvement.
Liste d’emballage imprimée	Date et heure d’impression de l’entrée d’un élément dans une liste de colis.
Réservé	Quantité réservée pour l’entrée d’élément de campagne.
Attribué	La quantité allouée pour l’entrée d’élément de campagne.
Mettre en attente	Si l’entrée d’élément de campagne est en attente dans le traitement des commandes : Faux. L’article n’est pas en attente. C’est vrai. L’article est en attente
Créée par	ID utilisateur de l’utilisateur à l’origine de la création de la ligne dans l’historique. Par exemple, la modification du statut d’une entrée d’élément de ligne ou l’affectation d’une personne à l’entrée d’élément de ligne entraîne la création d’une ligne.
Date de création	Date et heure de création de la ligne dans l’historique.
Modifié par	ID utilisateur de l’utilisateur à l’origine de la modification de la ligne dans l’historique.
Date de modification	Date et heure auxquelles la ligne dans l’historique a été modifiée.
Afficher les informations sur les dépenses	Si vous avez activé Gestion des dépenses, après avoir inclus les éléments, mais avant de comptabiliser la comptabilisation de la transaction d’achat, sélectionnez Afficher l’aperçu des dépenses pour voir comment une demande d’achat affecte le budget.
Exception	Ce champ s’affiche uniquement si la définition de transaction de la transaction est configurée pour la validation de tolérance de correspondance sur la page Configurer les Achats. Si l’élément comporte une exception de tolérance de quantité, une exception de tolérance de prix unitaire ou les deux, un point d’exclamation ( !) apparaît dans le champ. Pointez sur le point d’exclamation pour voir les détails de l’exception de tolérance de correspondance. Exemple Les informations relatives à un écart dans le prix unitaire entre la transaction source et la transaction convertie en cours de validation peuvent se présenter comme suit : Exception de prix sur la ligne 1 : L’écart de prix est de 70 % En savoir plus sur tolérances de correspondance.
Identifiant du document source	Ce champ ne peut être utilisé que si un administrateur a sélectionné l’icône Activer les conversions pour plusieurs documents sources sur la page Configurer les Achats. Sélectionnez un document à convertir. En savoir plus sur convertir plusieurs documents en une seule transaction d’Achats.
Identifiant de la ligne du document source	Ce champ ne peut être utilisé que si un administrateur a sélectionné l’icône Activer les conversions pour plusieurs documents sources sur la page Configurer les Achats. Sélectionnez une ligne d’un document à convertir. En savoir plus sur convertir plusieurs documents en une seule transaction d’Achats.
ID de l’article	Sélectionnez un article dans la liste déroulante. La transaction doit comporter au moins un article pour être validée ou enregistrée en tant que brouillon.
Identifiant de référence croisée des articles	Si des références croisées des articles ont été créées pour le client, utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’identifiant que votre client utilise pour désigner l’article. Si des références croisées des articles ont été créées pour le fournisseur, utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’identifiant que votre fournisseur utilise pour faire référence à l’article. Exemple Si vous saisissez un commande de vente et que votre client vous donne le identifiant qu’il utilise pour faire référence au article, vous pouvez sélectionner son identifiant dans le liste. L’ID de l’élément est automatiquement résolu et renseigné avec l’identifiant que vous utilisez. Exemple Si vous saisissez une commande d’achat, vous pouvez sélectionner l’icône ID de l’article que vous utilisez pour l’article, puis utilisez le ID d’article de référence croisée Liste déroulante pour sélectionner l’identifiant que votre fournisseur utilise pour l’article. Lorsque vous envoyez des documents imprimés, vous pouvez inclure les identifiants que vous et le client utilisez pour l’article afin d’améliorer la communication. Lorsque vous envoyez des documents imprimés, vous pouvez inclure les identifiants que vous et le fournisseur utilisez pour le article afin d’améliorer la communication. En savoir plus sur références croisées des articles. En savoir plus sur références croisées des articles.
Entrepôt	Ce champ peut être défini par défaut sur le entrepôt associé au article sélectionné ou à un entrepôt que vous avez défini dans votre Préférences utilisateur dans la section Préférences générales. Utilisez l’icône Entrepôt liste de sélection pour sélectionner l’entrepôt applicable selon vos besoins. Ce champ ne s’applique que si votre société est abonnée au contrôle des stocks. Ce champ est obligatoire pour les articles avec un Type d’article de l’inventaire.
Quantité	Pour les transactions provenant de Ventes de commandes, indique la quantité de l’article correspondant. Indique la quantité de l’article correspondant. Vous ne pouvez pas saisir un numéro négatif si le Type d’article est l’inventaire, le kit ou le kit stockable. Si vous convertissez une transaction à partir d’une transaction source, vous ne pouvez pas entrer de numéro dans le Quantité qui a le signe opposé du numéro dans la transaction initiale. Par exemple, si la quantité de la transaction initiale est 5 et que vous saisissez -3 dans le Quantité sur la transaction cible, Intacct affiche une erreur. Pour les factures de vente générées à partir d’un contrat, vous ne pouvez pas modifier la quantité. Le champ affiche un 1 avec les exceptions suivantes : Lorsque la ligne de contrat remplit toutes les conditions suivantes : Mode de facturation est égal à Prix fixe Fréquence de facturation n’est pas égal à Modèle de facturation Quantité, Tarif, ou Multiplicateur Des champs ont été utilisés pour calculer la ligne de contrat Montant fixe/fixe. Si toutes les conditions sont remplies, le Quantité de la facture affiche le Quantité à partir de la ligne de contrat. Lorsque le Fractionnement des niveaux en lignes de facture est définie sur true dans le Configurer les contrats page. Dans ce scénario, la facturation basée sur la quantité qui utilise la tarification échelonnée affichera la quantité d’utilisation pour chaque niveau applicable.
Unité	L’unité de mesure de l’article correspondant. Pour les factures vente générées à partir de contrats, la valeur de ce champ est toujours Chaque. Si vous avez personnalisé l’ordre de vos colonnes, assurez-vous de mettre à jour l’ordre Quantité après toute modification de Unité est fait. En savoir plus sur Unités de mesure.
Taux d’imposition	Le pourcentage pour cent à appliquer au Prix prolongé pour calculer le montant de la taxe sur la ligne. Le pourcentage pour cent est basé sur les détails fiscaux dans les cartes de règle de taxe qui correspondent au régime d’imposition tiers pour le contact payant et le groupe de taxe articles de l’article.
Règle de taxe	Grille de taxe par défaut associée à l’article fournisseur. Si vous utilisez Advanced Tax ou une solution de taxe de TVA, vous pouvez activer le remplacement de la règle de taxe dans la configuration des achats.
Taxe	Affiche le montant total de la taxe pour la ligne dans la devise de transaction. Vous pouvez ouvrir la zone Détails de la ligne pour remplacer le montant de taxe calculé dans la table des sous-totaux de ligne.
Taxe en devise de tenue de compte	Affiche le Fiscalité dans la devise de tenue de compte de votre société. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Montant brut	Affiche le Prix détaillé plus le Taxe pour afficher le montant total de la ligne dans la devise de transaction.
montant en tenue de compte brut	Affiche le Montant brut dans la devise de tenue de compte de votre société. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Nom de l’immobilisation acquise	Saisissez un nom pour la ou les nouvelles immobilisations qui seront générées à partir de cette ligne. Vous pouvez modifier les noms de chaque immobilisation ultérieurement. Ce champ apparaît uniquement si vous vous abonnez à Gestion des immobilisations et que l’intégration pour la création d’immobilisations est activée. En savoir plus sur la création d’actifs à partir de transactions d’achat.
Inclure la taxe dans le coût de l’immobilisation	Si vous êtes abonné à l’application Taxes et que la TVA est activée, vous pouvez cocher cette case pour ajouter la taxe au coût de l’immobilisation pour les immobilisations créées à partir de cette ligne. Entités canadiennes uniquement : Si ITC et Inclure la taxe dans le coût de l’immobilisation sont sélectionnées sur la ligne, le coût de l’immobilisation ne comprend que la partie non recouvrable de la taxe. Par exemple, supposons que le montant en tenue de compte est de 50 000 $, le montant de taxe en tenue de compte est de 6 000 $ et le montant récupérable de l’impôt en tenue de compte est de 3 245 $. La partie non recouvrable de l’impôt (2 755 $) est ajoutée au montant en tenue de compte (50 000 $), ce qui donne un coût de l’actif de 52 755 $. Si ITC est sélectionnée mais Inclure la taxe dans le coût de l’immobilisation ne l’est pas, le coût de l’immobilisation est égal au montant en tenue de compte (50 000 $) et les taxes sont exclues. Cette case à cocher apparaît uniquement si vous vous abonnez à Gestion des immobilisations et Taxes et que l’intégration pour la création d’immobilisations est activée. En savoir plus sur la création d’actifs à partir de transactions d’achat.
Description de l’article	La valeur par défaut est le Description étendue pour l’article. Vous pouvez modifier ce champ. Ce champ peut apparaître dans le document imprimé, en fonction de votre Modèle de document définition. En savoir plus sur Modèles de documents.
Mémo	Entrez n’importe quel texte concernant l’article. Vous pouvez saisir jusqu’à 400 caractères alphanumériques. Ce champ peut apparaître dans le document imprimable, selon la définition de votre modèle de document. Vous ne pouvez pas modifier ce champ si la facture a été générée à partir de Projets ou de Contrats. Pour les factures vente générées à partir de Projets : Intacct peut renseigner ce champ avec les valeurs suivantes : Lignes de rapport de dépenses : toutes les lignes Payé à --Payé pour la valeur. Par exemple, Green Tea Shop--Lunch. Achats transactions : valeur Mémo de la transaction d’achat. Pour les factures de vente générées à partir de contrats : Intacct peut renseigner ce champ avec la valeur suivante : Ligne de contrat <line no="">, date de l’échéancier <date>de facturation .</date></line>
Facturable	Indique si un élément de campagne est facturable à un client. Ce champ n’est applicable que si votre société est abonnée à Projets et que l’option Achats est sélectionnée dans la case Afficher l’option facturable, le Configurer les Projets page. Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.
Répartir les frais d’approche globaux entre les articles de la transaction, le bouton Afficher les détails de la distribution et la catégorie de coût global	Ces champs n’apparaissent que si les coûts globaux sont activés et que la définition de transaction a été sélectionnée pour la saisie des coûts globaux réels dans le Configurer le contrôle des stocks page. Répartir les frais d’approche entre les articles de la transaction. Si vous saisissez des frais d’approche réels, sélectionnez la transaction d’achat initiale ou la transaction de contrôle des stocks dans la liste déroulante à laquelle appliquer les frais d’approche. Seules les transactions d’achat et de contrôle d’inventaire avec des définitions de transaction qui augmentent la valeur de l’inventaire (Valeur ENSTOCK ou Quantité et valeur) apparaissent dans la liste. Voir les détails de la distribution. Ce bouton n’apparaît que si les coûts globaux sont activés pour Estimations et chiffres réels. Sélectionnez le bouton pour afficher le Faire correspondre le coût réel au débarquement à l’estimation , dans laquelle vous pouvez faire correspondre le frais d’approche réel à une estimation dans la transaction sélectionnée. Lorsqu’un coût réel est lié à une estimation, la méthode de répartition associée à la catégorie de frais d’approche globaux sélectionnée pour l’estimation est utilisée pour appliquer proportionnellement le coût réel aux articles de stock applicables dans la transaction sélectionnée. Catégorie de coût global. Si les coûts globaux sont activés pour Coûts réels uniquement, vous ne verrez pas de Voir les détails de la distribution bouton. Sélectionnez la catégorie de frais d’approche globale avec la méthode de répartition que le système doit utiliser pour appliquer proportionnellement le coût réel aux articles de stock applicables dans la transaction sélectionnée. Si les coûts globaux sont activés pour Coûts réels uniquement ou Estimations et chiffres réels, le frais d’approche réel est réparti uniquement entre les articles de stock de la transaction source initiale qui sont activés pour les coûts globaux et marqués comme actifs pour la méthode de distribution associée à la catégorie de frais d’approche. Par défaut, le coût est distribué à tous les articles de l’inventaire pour lesquels les frais d’approche sont activés lorsque la méthode de distribution sélectionnée est Valeur. En savoir plus sur Saisie d’un frais d’approche réel.
Formulaire 1099	Si le fournisseur sélectionné (ou le type de fournisseur qui lui a été attribué) est marqué comme 1099 ou est configuré comme 1099, vous pouvez sélectionner 1099 pour les éléments individuels. À la fin de l’année, le système additionne tous les articles du formulaire 1099 à inclure dans ce formulaire 1099 pour ce fournisseur.
Livrer à	Le contact de livraison associé à l’élément de transaction. Par défaut, il s’agit du contact de livraison sélectionné dans l’en-tête de la transaction. Si Autoriser la modification à côté de Livrer le contact est défini sur true dans la définition de transaction, vous pouvez modifier ce contact de livraison. Ce champ n’apparaît que si Activer le contact de livraison au niveau de la ligne est défini sur true dans la page Configurer les Achats.
Date de livraison promise	La date à laquelle le fournisseur a promis de livrer les marchandises. À moins qu’une valeur par défaut au niveau des lignes ne soit appliquée, la valeur par défaut est la date dans l’en-tête.
Date de confirmation	La date à laquelle le fournisseur confirme qu’il peut fournir l’article commandé.
Date d’expédition au fournisseur	Date à laquelle les marchandises ont été retournées au fournisseur. Ce champ n’apparaît que dans les transactions avec une définition de transaction où le type de modèle est Ajustement ou Facture et la catégorie de flux de travail est Retour.
Classe	Utilisez l’icône Classe liste de sélection pour sélectionner une classe pour cet élément. Ce champ n’apparaît que si Ventes de commande est configuré pour utiliser le Classe dimension. Ce champ n’apparaît que si Achats est configuré pour utiliser le Classe dimension.
Client	Utilisez l’icône Client Liste de sélection pour sélectionner un client pour l’élément. Ce champ n’apparaît que si Ventes de commande est configuré pour utiliser le Client dimension. La client sélectionnée dans ce champ doit correspondre au client de la en-tête ou être identifiée comme enfant du parent client identifié dans le en-tête. Ce champ n’apparaît que si Achats est configuré pour utiliser la dimension Client.
Fournisseur	Utilisez l’icône Fournisseur liste de sélection pour sélectionner un fournisseur pour l’élément. Ce champ n’apparaît que si Achats est configuré pour utiliser le Fournisseur dimension. La fournisseur sélectionnée dans ce champ doit correspondre au fournisseur du en-tête ou être identifiée comme enfant du parent fournisseur identifié dans le en-tête. Ce champ n’apparaît que si Ventes de commande est configuré pour utiliser le Fournisseur dimension.
Projet	Utilisez l’icône Projet Liste de sélection pour sélectionner un projet pour l’élément de campagne. Ce champ n’apparaît que si Ventes de commande est configuré pour utiliser la dimension Projet. Ce champ n’apparaît que si Achats est configuré pour utiliser la dimension Projet. Vous ne voyez pas votre projet dans la liste déroulante ? Votre projet peut avoir un statut projet qui empêche la saisie de certaines transactions. Pour plus d’informations, contactez votre administrateur système.
Collaborateur	Utilisez l’icône Employé Liste de sélection pour sélectionner un collaborateur pour l’élément de ligne. Ce champ n’apparaît que si Ventes de commande est configuré pour utiliser le Employé dimension. Ce champ n’apparaît que si Achats est configuré pour utiliser le Employé dimension.